Ako napísať kancelársku poznámku (s ilustráciami)

Poznámka Servis je spôsob, ako prenášať informácie v rámci spoločnosti. Servisné poznámky môžu byť použité aj v korešpondencii medzi oboma spoločnosťami. POZNÁMKA SLUŽBY MUSÍ BYŤ PROFESIONÁLNYM A PROSTREDNÍCTVOM. Nebojte sa, ak ste nikdy nepoznali bankovky - tento článok vás naučí.

Kroky

Časť 1 z 3:

Vyberte štýl a jazykový jazyk

jeden. Nepoužívajte neformálny jazyk. Jazykové poznámky by mali byť jednoduché, ale oficiálne.

Nepíšte takúto poznámku: "Ahoj! Konečne piatok! Chcem vám povedať o jednom dôležitom prípade ".
Namiesto toho, napíšte takto: "Toto poznámka vás bude informovať o pokroku projektu 319".

Obrázok s názvom Napíšte obchodný memošina Krok 6

2. V servisnom poznámke dodržiavajte neutrálny tón - nemali by ste byť príliš emocionálne a subjektívne. Urobiť sa naše najlepšie spoliehať sa na fakty a dôkazy, keď hovoria sťažnosti.

Napríklad nie je potrebné písať takéto: "Myslím, že všetci budeme všetci šťastnejší, ak sa apicists prichádzajú do práce, v ktorej chcú".

Namiesto toho strávte štúdiu, či sa všetci zamestnanci chcú obliekať v piatok v ležérnom oblečení a ako to bude mať vplyv na firemnú etiku.

Obrázok s názvom Napíšte obchodný memo krok 7

3. Použite signálne frázy. Keď budete priviesť dôkazy alebo odkazovať na zdroj, nezabudnite použiť vhodné frázy.

Napríklad: "Podľa našich údajov, ..."Alebo" štúdium svedčia o tom ...".

Obrázok s názvom Napíšte obchodný memo krok 8

4. Vyberte vhodné písmo a jeho veľkosť. Servisná poznámka musí byť ľahko čitateľná, takže sa vyhnite používaniu príliš jemného fontu Font- 11 alebo 12 - to je štandardná veľkosť písma.

Musíte si tiež vybrať jednoduchý štýl písma, napríklad Times New Roman. NEPOUŽÍVAJTE POZNÁMKA S FUNNYM ALEBO FONTOM, KTORÝMI STANÍMOU!).

Obrázok s názvom Napíšte obchodný memo krok 9

päť. Použite štandardné polia. 2.5 cm pole je štandardom pre servisné poznámky, hoci niektoré textové editory môžu obsahovať šablóny servisných poznámok s veľkými poliami (napríklad 3 cm).

Obrázok s názvom Napíšte obchodný memo krok 10

6. Servisné poznámky sú napísané jedným náhodným intervalom. Medzi odsekmi a sekciami zanechajte prázdny reťazec.

V odsekoch, aby sa zarážka nemala.

Časť 2 z 3:

Príprava na písanie kancelárskej poznámky

jeden. Ak potrebujete povedať viac ľudí o niečom dôležitom (v práci), potom im pošlite službu. Môžete ho dokonca poslať na jednu osobu, ak sa informácie prenesú na informácie, ktoré musíte byť zdokumentované.

Avšak v niektorých prípadoch je lepšie len hovoriť s ľuďmi, ktorých potrebujete.
Okrem toho sa niektoré informácie nemôžu písať písomne.

Obrázok s názvom Napíšte obchodný memo krok 2

2. V závislosti od prenášaných informácií sa obsah a formát poznámky môže líšiť. Väčšina servisných poznámok obsahuje nasledujúce informácie:

Nový problém alebo problém riešenia. Napríklad, ak viete, ako vyriešiť problém s plánovacími nákladmi na nadčasy, napíšte o tom v službe Poznámka a pošlite ho do svojho šéfa.

objednať. Napríklad, zaslanie servisného oznámenia je efektívny spôsob, ako distribuovať zodpovednosť na nadchádzajúcu konferenciu, ktorá koná vaše oddelenie.

správa. Môžete tiež poslať poznámku informovať svojich kolegov o nedávnej udalosti, alebo ich informovať s novými informáciami o projekte, alebo predložiť správu o výsledkoch štúdie.

Obrázok s názvom Napíšte obchodný memo krok 3

3. Môžete pracovať na mnohých projektoch a chcete o nich povedať v službe. By to nemalo robiť. Utility obsahujú informácie o jednom konkrétnom čísle (téma, projekt, tak ďalej).

POZNÁMKA SLUŽBY MUSÍ BRIAČAŤ, INFORMATÍVNY A ĽAVÝMI ČÍTANIŤ. Zamerajte sa teda len na jednu tému, zaručujete, že informácie boli prečítané a zaznamenané.

Obrázok s názvom Napíšte obchodný memo krok 4

4. Obsah a štýl poznámky závisia od cieľovej skupiny, takže premýšľajte o tom, kto si bude čítať vašu poznámku.

Napríklad štýl poznámky pre svojich kolegov o plánovaní osláv určitého dôležitej dátum a štýl poznámky pre váš šéf so správe o vykonanej práci bude veľmi odlišná.

Časť 3 z 3:

Písanie kancelárskej poznámky

jeden. Pokrývka. Všeobecne uznávaná prax v obchodnej korešpondencii - oprávniť dokumenty.

Napríklad v hornej časti stránky zápis "poznámku" alebo "servis".
Názov môže byť umiestnený v strede alebo ho stlačiť na ľavý okraj stránky. Najlepšie je sledovať si servisné poznámky, ktoré ste dostali skôr a skopírujte ich formát.

Obrázok s názvom Napíšte obchodný memo krok 12

2. Napíšte hlavičku poznámky. Musí obsahovať tieto informácie:

K: Napíšte mená a pozície ľudí, ktorých posielate poznámku.

Od: Napíšte svoje meno a pozíciu.

Dátum: Napíšte presný dátum, vrátane roka.

Predmet: Uveďte stručný, ale presný opis toho, čo bude diskutovať v poznámke.

Upozorňujeme, že namiesto "témy" môžete napísať "pokiaľ ide o".

Obrázok s názvom Napíšte obchodný memo krok 13

3. V zozname príjemcov poznámky, nezabudnite špecifikovať všetkých ľudí, ktorých chcete odoslať. Obmedziť príjemcov lezcov s ľuďmi, ktorí sú v ňom.

Neposielajte poznámku všetkým zamestnancom svojho oddelenia alebo spoločnosti, ak sa otázka uvedená v IT týka len niekoľkých ľudí.

Ak pošlete poznámky ku všetkým zamestnancom spoločnosti, budú pokryté poznámkami a buď ich čítať nepozorný, alebo nebudú vôbec čítať.

Obrázok s názvom Napíšte obchodný memo krok 14

4. V zozname príjemcov poznámky zadajte úplné mená a pozície. Aj keď ste na krátku nohu so svojím šéfom, v obchodnej korešpondencii je lepšie dodržiavať formálny tón. Môžete napríklad zavolať "Vladimir", keď pôjdete do kancelárie, ale v službovej poznámke, kontaktujte ho ako "pán Dmitriev" alebo "Vladimir Nikolaevich".

Udržujte toto na pamäti, keď urobíte zoznam poznámok príjemcov - uveďte celé meno a pozíciu.

Obrázok s názvom Napíšte obchodný memo krok 15

päť. Ak pošlete poznámku osobe z inej spoločnosti, je veľmi dôležité určiť správnu formu odvolania. Tráviť čas na nájdenie informácií o tejto osobe - s najväčšou pravdepodobnosťou to môže byť vykonané na internetovej stránke svojej spoločnosti.

Napríklad, ak má osoba doktorandský titul, uistite sa, že ste ho určili.

Tiež si uistite, že nájdete pozíciu tejto osoby a zadajte ho vo svojej poznámke.

Obrázok s názvom Napíšte obchodný memo krok 16

6. Premýšľajte o téme vašej poznámky. Mal by byť stručný a zrozumiteľný.

Napríklad, "nových zákazníkov" je pomerne rozmazaná téma, a ak niekto chce nájsť vašu poznámku za pár dní alebo týždňov, urobí to s ťažkosťami.

Najlepšia téma je: "Správa o rozšírení základne klienta".

Obrázok s názvom Napíšte obchodný memo krok 17

7. V servisných poznámkach, spravidla, pozdravy nie sú napísané. Ale ak chcete, môžete začať text poznámky s "Drahou pánom Dmitriev" alebo "Vážení kolegovia".

Poznámka musí byť stručný a informatívny, takže môže byť pozdrav vynechaný.

Obrázok s názvom Napíšte obchodný memo krok 18

osem. Napíšte kryt. Je to jasne prezentácia účelu písania a odoslania služby.

Napríklad, "píšem...". Úvodná časť poznámky by mala obsahovať stručný prehľad informácií uvedených v ňom.

Obrázok s názvom Napíšte obchodný memo krok 19

deväť. Úvodná časť by mala byť stručná. Nie je potrebné vyjadriť podrobnosti o ňom a ďalších detailoch.

Úvodná časť tvorí z niekoľkých krátkych ponúk (krátky odsek).

Obrázok s názvom Napíšte obchodný memo krok 20

10. Rozhodnite sa so štýlom prezentácie základných informácií. Musí byť uzavretý v 2-4 odsekoch. Štýl prezentácie bude závisieť od samotných informácií.

Môžete napríklad odoslať informácie v poradí podľa jeho významu alebo podľa procesov, ktoré sa majú rozdeliť do vášho projektu.

Obrázok s názvom Napíšte obchodný memo krok 21

jedenásť. Poznámka služby musí byť rozdelená do sekcií (odseky), aby jeho čitatelia mohli ľahko absorbovať informácie - navyše, časti im pomôžu určiť dôležité body v poznámke.

Obrázok s názvom Napíšte obchodný memo krok 22

12. Nárok Každá sekcia - názov odseku by mal jasne uviesť informácie obsiahnuté v ňom.

Môžete napríklad prerušiť poznámku o nadchádzajúcom bode kancelárie do nasledujúcich častí: "Nové umiestnenie kancelárie", "Pokyny pre baliace zariadenia a dokumenty", "Sťahovací plán".

Obrázok s názvom Napíšte obchodný memo krok 23

13. Prvá veta každej časti by mala čitateľom povedať, čo bude diskutované v tomto odseku.

Samostatné odseky alebo oddiely vašich poznámok musia byť zamerané na určitý moment posudzovaného témy.

Obrázok s názvom Napíšte obchodný memo krok 24

štrnásť. Ak chcete vyčleniť dôležité body, vytvorte si zoznam alebo zoznam. To pomôže čitateľom zamerať sa na kľúčové momenty a čítať rýchlejšie a asimilovať informácie.

Obrázok s názvom Napíšte obchodný memo krok 25

pätnásť. Veľkosť odozvu na službu by nemala prekročiť 1-2 stránky.

Toto je štandardná veľkosť poznámok servisu s jedným náhodným intervalom a prázdnym reťazcom medzi odsekmi.

Obrázok s názvom Napíšte obchodný memo krok 26

šestnásť. Premýšľajte o zahrnutí odseku, sumarizovať vyššie uvedené informácie. Vo väčšine prípadov to nie je potrebné, najmä ak ste napísali krátku poznámku.

Ak je však súčasné informácie veľmi zložité, alebo ak je veľkosť Service Nocge je štandardnejšia, je lepšie zahrnúť malý odsek, sumarizovať vyššie uvedené informácie (konkrétne kľúčové momenty).

Obrázok s názvom Napíšte obchodný memo krok 27

17. Uistite sa, že obsahuje uzavretie odseku, aj keď sa vám zdá, že to nie je potrebné. Premýšľajte o nasledujúcom texte:

Aké objekty sledujú službu? Povzbudiť čitateľov, aby niečo urobili? Mali by sa v určitom období oznámiť zamestnanci? Ak áno, jasne ho špecifikuje v poslednom odseku.

Ak sa nevyžadujú žiadne ďalšie opatrenia, napíšte nasledujúci záver: "Budem rád, že môžem diskutovať o tejto otázke" alebo "Ak máte otázky alebo pripomienky k tejto téme, odpoviem na ne s radosťou".

Obrázok s názvom Napíšte obchodný memo krok 28

18. Ak chcete, na konci poznámky položte svoje meno alebo podpis (ale nie je potrebné to urobiť). V tomto prípade sa pozrite na servisné poznámky, ktoré ste dostali od iných zamestnancov.

Ak podpíšu poznámky (napríklad "s rešpektom Ivanov A.ALE.), urobiť to isté.

Ak nechcete podpísať poznámku, môžete svoje iniciály umiestniť na koniec dokumentu.

Obrázok s názvom Napíšte obchodný memo krok 29

devätnásť. Urobte pripomienku všetkých aplikácií, ak sú tabuľky, grafy alebo správy pripojené k poznámke. Ak to chcete urobiť, na konci dokumentu, napíšte, napríklad "Príloha: Tabuľka 1".

Žiadosti musia byť uvedené v hlavnom texte poznámky.

Napríklad, ak píšete o príchode do novej kancelárie, môžete napísať niečo ako: "Máme v úmysle dokončiť prechod na koniec štvrťroka. Pozrite si priloženú tabuľku 1 s podrobným harmonogramom kríženia ".

Obrázok s názvom Napíšte obchodný memo krok 30

dvadsať. Pred odoslaním poznámok nezabudnite skontrolovať. Uistite sa, že návrhy sú vyrobené gramaticky správne, že v poznámke nie sú žiadne pravopisné alebo syntaktické chyby a že načrtnuté informácie dávajú zmysel.

Po prvej kontrole neposielajte poznámku (ak to samozrejme nie je naliehavá poznámka). Postulovať dokument a znova ho skontrolujte za hodinu. Môžete nájsť nové chyby a nepresnosti, ktoré ste vynechali skôr.

Ak poznámka obsahuje dôverné informácie, skontrolujte politiku vašej spoločnosti, pokiaľ ide o výmenu dôverných informácií a zistiť meno zamestnanca, ktorý preskúma vašu poznámku a uvedie váš záver o jeho súladu so zavedenými pravidlami.