Ako udržiavať účtovanie výdavkov v Microsoft Excel: 13 krokov

Mnohé spoločnosti používajú Microsoft Excel, aby udržali účtovné výdavky oddelenia alebo celej spoločnosti. V súčasnosti je možné použiť Excel na všetkých počítačoch, na ktorých je inštalovaný operačný systém Windows. Z tohto dôvodu môžete zaregistrovať svoje vlastné výdavky, ak je tento program nainštalovaný na domácom počítači. Existuje veľký počet šablón na udržanie účtovníctva pre Microsoft a iné stránky, najnovšie verzie programu Excel zahŕňajú vstavanú šablónu ako predinštalovaný. Aj v programe Excel môžete vytvoriť svoj vlastný dynamický stôl pre vedenie výdavkov. V oboch prípadoch postupujte podľa nižšie uvedených pokynov.

Kroky

Metóda 1 z 2:

Práca s šablónom programu Excel

jeden. Vyberte predvolenú šablónu. Najnovšie verzie programu zahŕňajú šablónu na vykonávanie osobných výdavkov, ako aj šablón na udržanie účtovníctva. Môžete pristupovať k týmto šablónam a účet pre náklady s ich pomocou.

V programe Excel 2003 vyberte "Vytvoriť" v ponuke "File". Na paneli úloh "On My Computer" vyberte "Nová kniha" pre zobrazenie šablón v novom dialógovom okne.
V programe Excel 2007 v ponuke "Súbor" zvoľte "Create". Potom sa zobrazí dialógové okno Nové knihy. V ľavom menu zvoľte "Nastaviť šablóny" v ponuke "Šablóny". Vyberte "Osobný rozpočet pre mesiac" z "nainštalovaných šablón" v centrálnom menu a kliknite na tlačidlo "Vytvoriť".
V programe Excel 2010 v ponuke Súbor vyberte "Vytvoriť". Zvoľte "Príklady vzorov" v hornej časti panelu "Dostupné šablóny", potom medzi všetkými príkladmi šablón, vyberte možnosť "Osobný rozpočet pre mesiac" a kliknite na tlačidlo "Vytvoriť".

Obrázok s názvom Sledujte svoje účty v Microsoft Excel Krok 2

2. Vyberte šablónu cez internet. Ak predinštalované vzory nie sú vhodné na udržanie vašich výdavkov, môžete si vybrať šablónu cez internet. Môžete si ho stiahnuť z ľubovoľnej stránky alebo pripojenie cez Excel do Microsoft Office Online.

Pre Excel 2003 si môžete vybrať vhodnú šablónu z Microsoft Office Internet Library https: // šablóny.Kancelária.Com / ru-ru. (Aj tu nájdete šablóny určené pre neskoršie verzie programu Excel).

V programe Excel 2007 vyberte kartu "Rozpočty" v sekcii Internet, ktorá sa nachádza v dialógovom okne Nové knihy. Ak sa chcete pripojiť k šablónam internetovej knižnice pre kanceláriu, musíte mať internet.

V programe Excel 2010 vyberte "Rozpočty" z časti Office.Com na paneli K dispozícii šablóny. Ak chcete pripojiť, máte zahrnúť do internetu.

Obrázok s názvom Sledujte svoje účty v Microsoft Excel Krok 3

3. Zadajte potrebné informácie príslušným poliam. Informácie závisia od konkrétnej šablóny dynamickej tabuľky, ktorú ste použili.

Obrázok s názvom Sledujte svoje účty v Microsoft Excel Krok 4

4. Uložte dynamický stôl. Navrhovaný názov môžete použiť dynamický stôl alebo zmeniť názov. Stačí zadať svoje meno a aktuálny rok v mene súboru.

Metóda 2 z 2:

Vytvorenie vlastnej dynamickej nákladovej účtovnej tabuľky

jeden. Otvoriť Excel.

Obrázok s názvom Sledujte svoje účty v Microsoft Excel Krok 6

2. Zadajte názov dynamickej tabuľky v bunke A1. Názov musí byť zmysluplný, napríklad "osobný rozpočet", "účtovníctvo pre osobné výdavky" alebo niečo podobné (nie je potrebné používať úvodzovky, tu sú výlučne zobraziť príklad).

Obrázok s názvom Sledujte svoje účty v Microsoft Excel Krok 7

3. Zadajte hlavičky stĺpcov. Údajné názvy a objednávky: "Dátum", "kategória výdavkov", "poznámka", "spotreba", "príjem" a "rovnováha". Vyplňte tieto hlavičky z bunky A2 až G2. Možno budete potrebovať, aby stĺpce širšie tak, aby boli namontované meno alebo hodnotu.

Keď pripravíte dynamickú tabuľku a hlavičky stĺpcov, môžete použiť funkciu "Upevniť oblasť" na neustále zobrazenie hlavičiek, zatiaľ čo budete presunúť nadol. Funkcia "Secure The Area" sa nachádza v menu "View" v programe Excel 2003 a v ranom verzii av ponuke Zobraziť, karta Okno v programe Excel 2007 a 2010.

Obrázok s názvom Sledujte svoje účty v Microsoft Excel Krok 8

4. Zadajte informácie o prvej forme výdavkov v bunke tretieho radu.

Obrázok s názvom Sledujte svoje účty v Microsoft Excel Krok 9

päť. Zadajte formuláre vyváženia v bunke G3. Vzhľadom k tomu, že ste najprv vstúpili do zostatku, bude definovaný ako rozdiel medzi nákladmi a príjmom. Ako napíšete, závisí od toho, čo chcete zobraziť - náklady alebo prístupné nástroje.

Ak chcete, aby sa tabuľka zobrazila prvú zo všetkých nákladov, vzorec bilancie by mala byť = E3-F3, kde E3 ukazuje náklady a výnosy F3. S takýmito konfiguráciou vzorec ukáže náklady ako kladné číslo, náklady na výdavky budú ľahšie pochopiť.

Ak chcete, aby tabuľka na prvom mieste, ak chcete zobraziť nástroje, ktoré vám sú k dispozícii, vzorec bilancie musí byť = F3-E3. S týmto nastavením sa tabuľka zobrazí pozitívny zostatok, ak bude váš príjem vyšší ako výdavky, a záporný zostatok na inverznej situácii.

Obrázok s názvom Sledujte svoje účty v Microsoft Excel Krok 10

6. Zadajte informácie o druhej forme výdavkov v bunke štvrtého riadku.

Obrázok s názvom Sledujte svoje účty v Microsoft Excel Krok 11

7. Do bunky G4 zadajte vyváženie. Druhé a následné hodnoty budú naďalej zobrazovať rovnováhu, takže musíte pridať rozdiel medzi nákladmi a príjmami k zostatku bilancie predchádzajúceho záznamu.

Ak sa prvýkrát pozriete na náklady, vyváha Formula = G3 + (E4-F4), kde G3 je bunka, ktorá zobrazuje predchádzajúci zostatok, E4 ukazuje náklady a F4 zobrazuje príjem.

Ak vediete tabuľku na zobrazenie hotovosti, vzorec vyváženia bude = G3 + (F4-E4).

Konzoly okolo buniek, ktoré vykazujú rozdiel medzi nákladmi a príjmom. Používajú sa len na to, aby bol všeobecný vzorca.

Ak chcete, aby zostatok zostala prázdna, kým sa nezadá záznam, môžete použiť hodnotu IF vo vzorci, takže ak nie je uvedený dátum, bunka nezobrazí hodnotu. Vzorec pre takýto záznam bude nasledujúci = IF (A4 ="","",G3 + (E4-F4)) Ak je tabuľka potrebná na výdavky a = ak (A4 ="","", G3 + (F4-E4)) Ak je tabuľka potrebná na zobrazenie hotovosti (okolo bunky nemôžete používať konzoly, ktoré vykazujú náklady a príjmy, ale externé zátvorky musia používať).

Obrázok s názvom Sledujte svoje účty v Microsoft Excel Krok 12

osem. Skopírujte rovnováhu vzorca na iné bunky v stĺpci G (zostatok stĺpec). Kliknite pravým tlačidlom v bunke G3, vyberte položku "Kopírovať". Potom vyberte bunky v stĺpci. Kliknite na vybraté položky s pravou tlačidlom myši a zvoľte "Prilepiť" na vloženie vzorec na vybrané bunky (v programe Excel 2010, vyberte položku "Prilepiť" alebo "Prilepte vzorec" v ponuke). Vzorec automaticky aktualizuje bunky na zobrazenie výdavkov, príjmov a dátumov (ak sa používajú) z aktuálnej série a zostatku z radu, ktorý je nad aktuálnym číslom.

Obrázok s názvom Sledujte svoje účty v Microsoft Excel Krok 13

deväť. Uložte dynamický stôl. Dajte jej zmysluplné meno, napríklad "účtovníctvo.Xls "alebo" osobný model.XLS.". Rovnako ako v prípade mena šablón môžete zahrnúť svoje meno a názov rok v názve súboru a citácie sa používajú len na zobrazenie príkladu, nemali by ste ich používať v mene. Rozšírenie súboru tiež nemusí špecifikovať, urobí sám EXCEL).

Excel 2003 a staršie verzie Uložte dynamické tabuľky v starom formáte ".XLS", Zároveň Excel 2007 a 2010 si zachovávajú tabuľky v novších, založených na XML, formáte ".XLSX ", ale môžete si prečítať a ušetriť dynamické stoly a v starom".XLS ". Ak máte niekoľko počítačov, a chcete uložiť stôl na každej z nich, použite starší formát, ak niektorý z vašich počítačov má program Excel 2003 alebo staršiu verziu alebo nový formát, ak majú všetky počítače minimálne Excel 2007.

Tipy

Použite "Autocoping" v kategóriách nákladov a príjmov tak, aby ste si vložili informácie, ktoré sa zhodnete.
Na rozlíšenie platených účtov z týchto výdavkov, ktoré sú naplánované, vykonajte fontový tuk, zvýrazniť text alebo bunky.
Aby sa zabránilo náhodnej zmene vo vzorci alebo hlavičke stĺpca, môžu byť bunky chránené pred zmenou. Vyberte bunky, ktoré možno budete musieť zmeniť (dátum, kategória, spotreba, príjem, poznámka) a odomknúť. Potom môžete zablokovať zvyšok stola.