Ako organizovať elektronický systém správy dokumentov

Papierové dokumenty sú uložené v priečinkoch a skrinkách a digitálnych súboroch, vrátane fotografií a dokumentov, môžu byť riadené pomocou elektronického systému riadenia dokumentov.

Kroky

Metóda 1 z 2:

V systéme Windows

jeden. Vyberte, ktoré súbory je potrebné organizovať. Ak chcete vybrať viacero súborov v okne Explorer, kliknite na prvú potrebnú potrebnú, podržte ⇧ Shift a kliknite na najnovší súbor.

Obrázok s názvom Usporiadať elektronický systém podania Krok 2

2. Vyberte priečinok, v ktorom bude hlavná zložka uložená. Existujú priečinky vytvorené štandardne v systéme Windows, napríklad "Moje dokumenty", "Moje obrázky" a "Moja hudba", ale môžete si vybrať akýkoľvek iný priečinok.

Obrázok s názvom Usporiadať elektronický systém podania Krok 3

3. Vytvorte základný priečinok. Uloží sa podpriečinky s dokumentmi.

V okne vodiča kliknite pravým tlačidlom myši, kde sa vytvorí nový priečinok;

Kliknite na tlačidlo "Vytvoriť";

Kliknite na "Folder". V predvolenom nastavení sa vytvorený priečinok sa nazýva "Nový priečinok";

Zadajte názov priečinka;

kliknúť ↵ Zadajte.

Obrázok s názvom Usporiadať elektronický systém podania Krok 4

4. Vytvorte podpriečinky v hlavnom priečinku. Dvakrát kliknite na názov hlavného priečinka, aby ste ho otvorili. Teraz vytvorte podpriečinky (Urobte to tak, ako ste vytvorili hlavnú zložku).

Obrázok s názvom Organizovať elektronický systém podania Krok 5

päť. Skopírujte súbory do vytvorených priečinkov. Otvorte dva vodičové okná, umiestnite ich vedľa seba a potom presuňte súbory do vytvorených priečinkov.

Obrázok s názvom Usporiadajte elektronický systém podania KROKU 6

6. Vytvorte záložné súbory. Použite funkciu "Archivácia a obnovenie" na pravidelné kopírovanie súborov na externý pevný disk alebo ukladanie cloud. Ak pevný disk počítača zlyhá, použite zálohu na obnovenie súborov na nový pevný disk.

Kliknite na tlačidlo "Štart";

V paneli vyhľadávania zadajte "Archivácia";

Kliknite na "Archiváciu a obnovenie";

Kliknite na položku Konfigurovať zálohu a postupujte podľa pokynov na obrazovke.

Metóda 2 z 2:

V systéme Mac OS X

jeden. Vyberte, ktoré súbory je potrebné organizovať. Ak chcete vybrať viacero súborov v okne Finder, kliknite na prvú potrebnú potrebnú, podržte ⇧ Shift a kliknite na najnovší súbor.

Kliknite na položku Ovládanie, kliknite na jeden zo súborov a potom kliknite na tlačidlo "Nový priečinok zvoleného";
Zadajte názov nového priečinka;
kliknúť ⏎ návrat.

Obrázok s názvom Usporiadať elektronický systém podania Krok 8

2. Vytvorte podpriečinky v hlavnom priečinku. Ak chcete otvoriť hlavný priečinok, stlačte a podržte ⌘ Príkaz a potom dvakrát kliknite na hlavnú zložku. Teraz vytvorte podpriečinky (Urobte to tak, ako ste vytvorili hlavnú zložku).

Obrázok s názvom Usporiadať elektronický systém podania Krok 9

3. Vytvorte záložné súbory. Použitie časového stroja, kopírovanie súborov na externý pevný disk, v zariadení Time Capsule alebo na serveri MacOS v sieti. Ak pevný disk počítača zlyhá, použite zálohu na obnovenie súborov na nový pevný disk.

V ponuke Nime Machine kliknite na "Nastavenia";

Kliknite na položku "Vyberte si rezervný disk";

Vyberte, kam chcete kopírovať záložné súbory. Môže to byť externé pevné disku alebo časové zariadenie. Vyberte položku Media a kliknite na tlačidlo "Použitie";

Ak chcete kopírovať zálohu na niekoľko zariadení, vyberte položku "Pridať alebo odstrániť záložný disk" a potom pridajte ďalšie záložné zariadenie. Tým sa zvýši bezpečnosť súborov.

Tipy

V menách súborov môžete pridať dátumy ich vytvorenia, aby ste mohli nájsť súbory. Keď premenujete súbory, pridajte dátum vo formáte CC.Mm.Yyyg, napríklad 29.09.2018 alebo zjednodušené 290918.
Ak chcete zefektívniť súbory podľa mena v okne Prieskumník systému Windows, kliknite na hlavičku "Name".
Keď pripojíte externý pevný disk k počítaču, systém sa pýta, či chcete použiť záložný disk - v tomto prípade vyberte zálohu a obnovenie (v systéme Windows) alebo "Time Machine" (v systéme Mac OS X).