Ako automatizovať správy v programe Excel (s ilustráciami)

Z tohto článku sa dozviete, ako automatizovať vytvorenie dátových správ v programe Microsoft Excel. Je tu opísaný ako v tabuľke Excel požadovať údaje z externého zdroja (MySQL, Postgres, Oracle a tak ďalej) a vytvoriť prehľad pomocou špeciálnej plug-in, ktorá bude pripojiť tabuľku programu Excel s externými zdrojmi údajov.

Ak chcete vytvoriť dátový prehľad v tabuľke Excel, používame makro, ktoré vám tiež umožňuje ukladať správy v rôznych formátoch súborov s jedným stlačením tlačidla. Majte na pamäti, že Excel má funkciu, ktorá vám umožní vytvoriť makrá bez toho, aby ste museli napísať kód programu.

Kroky

Metóda 1 z 2:

Pre údaje v programe Excel

jeden. Ak sú údaje, na ktorých musí byť zostavená správa, už v tabuľke programu Excel, automatizujú proces vytvorenia správy pomocou makier. Makrá sú podporované funkciou programu Excel, ktorá vám umožní automatizovať komplexné a opakujúce sa úlohy.

Obrázok s názvom Automatizovať správy v Excel Krok 2

2. Spustiť excel. Dvakrát kliknite (alebo jednoducho kliknite na počítač Mac) na ikonu ako biele písmeno "x" na zelenom pozadí a potom kliknite na tlačidlo "Prázdna kniha" na stránke šablón.

Na počítači Mac možno budete musieť kliknúť na "súbor"> "prázdnu knihu".

Ak už máte správu programu Excel na automatizáciu, dvakrát kliknite na súbor Report, aby ste ho otvorili v programe Excel.

Obrázok s názvom Automatizovať správy v Excel Krok 3

3. V prípade potreby zadajte svoje údaje tabuľky. Ak ste nepridali hlavičky stĺpcov a čísla, ktoré potrebujete správu, urobte to teraz.

Obrázok s názvom Automatizovať správy v kroku programu Excel

4. Aktivujte menu Vývoja. V predvolenom nastavení sa toto menu nezobrazí v hornej časti okna programu Excel. Povolenie menu "Developer":

Okná - Stlačte "File"> "Parametre"> "Konfigurácia pásky" (na ľavej table), začiarknite políčko "Developer" v pravom dolnom rohu (ak túto možnosť nevidíte, prejdite na stránku) a potom Kliknite na tlačidlo "OK".

Mac - Stlačte "Excel"> "Parametre"> Stuha a panel s nástrojmi, začiarknite políčko "Developer" v zozname "Basic" a potom kliknite na tlačidlo "Uložiť".

Obrázok s názvom Automatizovať správy v Excel Krok 5

päť. Kliknúť Vývoja. Túto kartu nájdete v hornej časti okna programu Excel. Otvorí sa panel s nástrojmi Developer.

Obrázok s názvom Automatizovať správy v Excel Krok 6

6. Kliknite na tlačidlo Makro. Toto je možnosť na paneli s nástrojmi. Zobrazí sa kontextové okno.

Obrázok s názvom Automatizovať správy v Excel Krok 7

7. Zadajte názov makra. Urobte to v textovom poli "MACRO NAME". Takže následne budete ľahko určiť, aký druh makra.

Ak napríklad makro vybuduje harmonogram na základe dostupných údajov, menom IT "Graf1" alebo nejako podobné.

Obrázok s názvom Automatizovať správy v Excel Krok 8

osem. Vytvorte klávesovú skratku na spustenie makro. Stlačte tlačidlo ⇧ Shift a potom stlačte iný kľúč (napríklad, T) Ak chcete vytvoriť kľúč klávesnice.

Na počítači Mac bude kombinácia kľúčov ⌥+⌘ príkaz A ďalší kľúč (napríklad, ⌥+⌘ príkaz+T).

Obrázok s názvom Automatizovať správy v Excel Krok 9

deväť. Uložte makro v otvorenej tabuľke Excel. Ak to chcete urobiť, kliknite na tlačidlo "Uložiť B" a zvoľte "Túto ponuku BOOK", takže makro je k dispozícii všetkým, ktorí otvoria túto tabuľku.

Excel súbor musí byť uložený v špeciálnom formáte s makrami.

Obrázok s názvom Automatizovať správy v Excel Krok 10

10. Kliknite na tlačidlo Ok. Toto tlačidlo v dolnej časti okna. Nastavenia makra budú uložené a režim zápisu sa zapne. Odteraz budú všetky vaše akcie zaznamenané (pred okamihom zastavenia nahrávania).

Obrázok s názvom Automatizovať správy v kroku Excel 11

jedenásť. Postupujte podľa krokov, ktoré chcete automatizovať. Excel bude sledovať každé kliknutie, každý kláves, a zadané parametre formátovania - toto všetko bude zadané do zoznamu makier.

Ak chcete napríklad vybrať dáta a vytvoriť diagram, vyberte požadované údaje, kliknite na tlačidlo "Vložiť" v hornej časti okna programu Excel, vyberte typ grafu a upravte diagram, ako potrebujete.

Ďalší príklad: Ak chcete vytvoriť makro na vytvorenie grafu z údajov, ktoré sú v bunkách s A1 cez A12, kliknite na prázdnu bunku, zadajte = Súčet (A1: A12) a stlačte ↵ Zadajte.

Obrázok s názvom Automatizovať správy v Excel Krok 12

12. Kliknite na tlačidlo Zastaviť nahrávanie. Táto možnosť je na paneli s nástrojmi "Developer". Záznam sa zastaví a všetky vaše činy, ktoré ste vykonali počas nahrávania, sa uložia ako samostatný makro.

Obrázok s názvom Automatizovať správy v Excel Krok 13

13. Uložte tabuľku programu Excel ako súbor s podporou makier. Kliknite na "Súbor"> Uložiť ako »a zmeňte formát súboru na" XLSM "(namiesto" XLS "). Potom zadajte názov súboru, vyberte priečinok, ktorý ho uložte a kliknite na tlačidlo "Uložiť".

Ak to neurobíte, makro sa neuloží ako súčasť tabuľky, to znamená, že nebudú môcť používať iných ľudí na iných počítačoch.

Obrázok s názvom Automatizovať správy v kroku Excel 14

štrnásť. Spustiť makro. Ak to chcete urobiť, stlačte kombináciu klávesov vybrané pri vytváraní makra. Vykonávajú sa procesy zaznamenané v makro.

Ak chcete spustiť makro, môžete na karte Developer stlačiť "MacROS", vyberte názov makra a kliknite na tlačidlo "RUN".

Metóda 2 z 2:

Pre externé údaje (MySQL, Postgres, Oracle a tak ďalej)

jeden. Stiahnuť ▼ Plugin kloudio. Tabuľka programu Excel môže byť s ním pripojený k externej databáze alebo zdroj údajov. Tento plugin funguje aj s tabuľkami Google.

Obrázok s názvom Automatizovať správy v Excel Krok 16

2. Porovnajte stôl s externým zdrojom údajov. Ak to chcete urobiť, kliknite na tlačidlo "+" na portáli KLOUDIO. Zadajte informácie o vašej databáze (Typ databázy, poverenia) a vyberte možnosti zabezpečenia / šifrovania, ak pracujete s dôvernými údajmi alebo firemnými údajmi.

Obrázok s názvom Automatizovať správy v Excel Krok 17

3. Keď je tabuľka pripojená k databáze, požiadajte o externé údaje a vytvorte správy môžu byť priamo v programe Excel. Vytvorte správu o portáli KLOUDIO a potom ho vyberte v ponuke Excel. Potom aplikujte ďalšie filtre a nastavte frekvenciu aktualizácie prehľadu (takže tabuľka sa automaticky aktualizuje každý týždeň, deň alebo dokonca hodinu).

Obrázok s názvom Automatizovať správy v kroku Excel 18

4. Okrem toho môžete zadať údaje do pripojenej tabuľky a aktualizovať údaje v externom zdroji údajov. Vytvorte šablónu na prevzatie na portáli KLOUDIO a získajte možnosť manuálne alebo automaticky stiahnuť zmeny vykonané vo vašej tabuľke na externý zdroj údajov.

Tipy

Zaťaženie Excel Pluginy len zo spoločnosti Microsoft Appsource, ak nedôverujete vývojárom tretích strán.
Makrá môžu byť použité na automatizáciu jednoduchých úloh (napríklad na pridanie hodnôt alebo vytvárania diagramov) a komplexu (napríklad na výpočet hodnôt v bunkách, vytvorenie grafu na základe výsledkov výpočtov, označovacích diagramov a tlač Získané výsledky).
Ak otvoríte tabuľku s makrom, možno budete musieť kliknúť na tlačidlo "Povoliť obsah" na žltom prúžku v hornej časti okna, aby ste mohli používať makro.

Upozornenia

Makro pridá absolútne všetky akcie, ktoré vykonávate v režime nahrávania. Z tohto dôvodu nezadávajte chybné hodnoty, nezačínajte zbytočné programy a neodstraňujte súbory.
Makrá môžu byť škodlivé (napríklad vytvorené na odstránenie súborov na počítači). Nespúšťajte makrá, ktoré sú získané z nespoľahlivých zdrojov.