Ako napísať štandardný typ inštrukcie: 15 krokov

Štandardná typická inštrukcia (STI) je dokument, ktorý obsahuje krok za krokom informácie o tom, ako úlohu. Môžu byť potrebné zmeniť alebo aktualizovať, alebo môžete byť v situácii, keď ju budete musieť napísať, počnúc poškriabaním. Znie to desivé, ale v skutočnosti je veľmi, veľmi, veľmi Opatrný zoznam. Vyzerajte krok 1.

Kroky

Časť 1 z 3:

Registrácia vašej mačky

jeden. Vyberte si svoj formát. Žiadny verný alebo zlý spôsob, ako písať. V každom prípade môže mať vaša spoločnosť súbor mačiek, na ktoré môžete hľadať usmernenie formátovania, spustené všeobecne, rovnako ako to vyzerá. V tomto prípade použite existujúce CTI ako šablónu. Ak tomu tak nie je, máte niekoľko možností:

Jednoduchý formát krok za krokom. Je vhodný pre rutinný krátky postup, ktorý má niekoľko možných výsledkov a celkom presné. Okrem potrebnej dokumentácie a bezpečnostných pokynov, v skutočnosti je to jednoducho výrazný zoznam pozostávajúci z jednoduchých viet, ktoré označujú čitateľa, čo robiť.
Hierarchický formát krok za krokom. Zvyčajne sa používajú na odelmetrické postupy - viac ako 10 krokov, vrátane niekoľkých riešení pre implementáciu, zjemnenie a terminológiu. Zvyčajne je zoznam so zoznamom hlavných bodov a pododsekov v určitom poradí.
Formátový vývojový diagram. Ak je postup viac ako karta s prakticky nekonečným počtom možných výsledkov, používanie vývojového diagramu sa stáva najlepšou voľbou. Tento variant formátu musíte vybrať, keď výsledky nie je možné vždy predpovedať.

Obrázok s názvom Napíšte štandardný prevádzkový postup Krok 2

2. Zvážte svoje publikum. Existujú tri hlavné faktory, ktoré treba brať do úvahy pred vytvorením ich vlastného:

Predbežné znalosti vášho publika. Sú oboznámení s vašou spoločnosťou a jej postupmi? Poznajú terminológiu? Štýl vašej prezentácie musí spĺňať vedomosti a podiel účasti čitateľa.

Schopnosť vášho publika jazyka. Existuje nejaká jedna šanca, že "čítať" bude ten, kto nehovorí vo vašom jazyku? Ak je takáto pravdepodobnosť, je lepšie zahrnúť veľký počet podpísaných obrázkov a diagramov.

Veľkosť vášho publika. Ak mnohí ľudia súčasne čítajú vaše STI (ktoré sú zaneprázdnené v rôznych rolách), potom by ste mali formátovať dokument tak, že je skôr ako konverzácia v hre: User 1 dokončí akciu, nasleduje užívateľ 2, a tak ďalej a tak. Týmto spôsobom bude každý čitateľ schopný vidieť, ako sa stane dôležitým detailom dobre mazaného mechanizmu.

Obrázok s názvom Napíšte štandardný prevádzkový postup Krok 3

3. Zvážiť ich znalosť. Všetko prichádza k tomu: Či už ste najlepší, aby ste to napísali? Viete, čo znamená tento proces? Ako sa môže pokaziť? Ako to urobiť bezpečné? Ak nie, potom ho radšej oznámte niekomu inému. Šatne napísané a to, čo je ešte horšie, nesprávne napísané, nemôže nielen znížiť výkon a spôsobiť zlyhanie organizácie, ale môže to byť tiež nebezpečné a mať negatívny vplyv na váš príkaz alebo životné prostredie. Stručne povedané, nemali by ste riskovať.

Ak ste boli pridelený k tomuto projektu, alebo sa cítite nútení dokončiť ho (alebo povinne), potom sa nehanbite, aby ste požiadali o pomoc ľudí, ktorí tento postup spĺňajú každý deň. Rozhovor je obvyklá časť akéhokoľvek procesu vytvárania.

Obrázok s názvom Napíšte štandardný prevádzkový postup Krok 4

4. Vyberte si medzi krátkou alebo dlhou formou. Ak ho píšete alebo aktualizujete pre skupinu ľudí, ktorí sú oboznámení s protokolom, terminológiou a t.Ns., To bude prínosom pre použitie krátkeho a rýchlejšieho, viac ako zoznam a napísaný stručným formulárom.

Okrem hlavných cieľov a súvisiacich informácií (dátum, autora, identifikačné číslo atď.D.), je to vlastne len presný zoznam krokov. V tomto prípade nie je potrebné podrobnosti alebo vysvetlenia.

Obrázok s názvom Napíšte štandardný prevádzkový postup Krok 5

päť. Majte na pamäti účel vašej mačky. Samozrejme, že máte postup vo vašej organizácii, ktorý sa naďalej opakuje znova a znova a znova. Ale je tu osobitný dôvod, prečo tento konkrétny di? Či je potrebné zamerať sa na bezpečnosť? Opatrenia zhody? Používa sa na učenie alebo pre každodennú činnosť? Tu je niekoľko dôvodov, prečo je vaša mačka potrebná na úspešnú prácu vášho tímu:

Všetky štandardy rešpektované

S cieľom maximalizovať požiadavky na výrobu

Takže neexistujú žiadne nepriaznivé vplyvy na životné prostredie

Zabezpečiť bezpečnosť

Takže všetko ide v súlade s harmonogramom

Zabrániť poruchám

Používať ako vzdelávací dokument

Ak viete, čo presne by ste mali zdôrazniť vašu mačku, potom budete ľahšie štruktúrovať všetko napísané okolo týchto okamihov. To bude tiež jednoduchšie vidieť, ako je vaša mačka dôležitá.

Časť 2 z 3:

Písanie st

jeden. Vyberte si požadovaný materiál. Všeobecne platí, že technický podiel bude pozostávať zo 4 prvkov, Okrem tohoto Samotný postup:

Titulná strana. Obsahuje 1) Názov postupu, 2) Identifikačné číslo, 3) Dátum uvoľnenia alebo revízie, 4) Názov agentúry / divízie / pobočky, ku ktorému patrí, a 5) podpisy tých, ktorí pripravili a schválila. Môže byť zdobený, ako sa vám páči za predpokladu, že informácie sú jasne prezentované.
Obsah. Je to potrebné len vtedy, ak máte dosť dlho, na poskytovanie jednoduchej navigácie. Tu nájdete jednoduchú štandardnú schému.
Kvalitná záruka / Kontrola kvality. Pokyn nemožno považovať za dobrý, ak nie je možné skontrolovať. Pripojte potrebné materiály a detaily, aby bol čitateľ presvedčený o získaní požadovaných výsledkov. To môže obsahovať alebo neobsahovať iné dokumenty, ako napríklad príklady hodnotenia skúšok.
Spojenie. Uistite sa, že ste uviedli všetky vyššie uvedené a významné odkazy. Ak sa vzťahujete na iné veci, uistite sa, že aplikácia má všetky potrebné informácie.

Vaša organizácia môže mať iný protokol, odlišný od toho. Ak sa môžete odvolávať na existujúce veci, vzdajte sa tejto štruktúry a držte sa toho, čo je už tam.

Obrázok s názvom Napíšte štandardný prevádzkový postup Krok 7

2. Uistite sa, že je k dispozícii nasledujúci potrebný pre samotný pokyny:

Účel a rozsah. Inými slovami, opíšte cieľ procesu, jeho limitov a spôsob, akým sa používa. Zahŕňajú normy, regulačné požiadavky, úlohy a zodpovednosti, vstup a výstup.

Metodika a postupy. Podstatou otázky je uviesť všetky kroky s potrebnými detailmi vrátane potrebného vybavenia. Zadajte konzistentné postupy a rozhodovacie faktory. Venujte pozornosť všetkým "čo ak" a možné prekážky alebo bezpečnostné opatrenia.

Objasnenie terminológie. Uveďte skratky, skratky a všetky frázy, ktoré sa nepoužívajú v prekvapení.

Bezpečnostné a zdravotné upozornenia. Musia byť uvedené v samostatnej časti a Okrem krokov, ku ktorým sa týkajú. Neobmedzujte túto časť.

Zariadenia a materiály. Úplný zoznam toho, čo je potrebné, a kedy, kde je možné nájsť, normy vybavenia a t.D.

Bezpečnostné opatrenia a prekážky. V zásade sekciu Riešenie problémov. Určite, že sa môže pokaziť, čo venovať pozornosť a čo môže zabrániť konečnému dokonalému produktu.

Každá z týchto tém v nezávislej časti (zvyčajne sú označené písmenami alebo číslami), takže sa vaše sitá nestanú verbózou a mätúcimi, ako aj ľahko navigovať.

To neznamená, že zoznam je komplexný - to je len vrchol procesu ľadovca. Vaša organizácia môže vybrať iné body, ktoré si vyžadujú pozornosť.

Obrázok s názvom Napíšte štandardný prevádzkový postup Krok 8

3. Uistite sa, že ste text stručne napísané a ľahko čitateľné. Rozdiel je, že vaše publikum nevyberá svoje čítanie ako zábavu. Odporúča sa, aby to bolo stručné a jasné - inak bude pozornosť roztrúsená alebo tento dokument bude zvážiť archhliadačmi a ťažko vnímať. Vo všeobecnosti sa pokúste čo najviac skrátiť návrhy.

Tu zlý príklad: Uistite sa, že ste si vyčistili všetok prach z ventilačných baní pred ich použitím.

Tu dobrý príklad: Pred použitím spánku prach z ventilačných baní.

Všeobecne platí, že nepoužívajte "Ty". To by malo znamenať. Hovorte v aktívnom sľube a spustite vety s tímovými slovesami.

Obrázok s názvom Napíšte štandardný prevádzkový postup Krok 9

4. V prípade potreby požiadajte zamestnancov, ktorí sa zúčastňujú na tomto procese, ako túto úlohu vykonávajú. Najviac nežiaduca vec, ktorú musíte urobiť, je písať nesprávne. Ste v ohrození bezpečnosti vášho tímu, ich efektívnosť, ich čas a zmiasť zavedený proces, nedávajte do nej žiadnu dušu - to je to, čo vaši spoluhráči môžu nájsť trochu ofenzívu. Ak potrebujete, položte otázky! Potrebujete, aby ste mali pravdu.

Samozrejme, ak neviete, označte niekoľko zdrojov pokrývajúcich všetky úlohy a zodpovednosti. Jeden člen tímu nemusí dodržiavať štandardné STI alebo iný účastník môže byť zapojený do procesu.

Obrázok s názvom Napíšte štandardný prevádzkový postup Krok 10

päť. Korenie veľké kusy textových grafov a vývojových diagramov. Ak máte krok alebo dve zvlášť desivé, potom uľahčite vnímanie čítačkou cez niektorý diagram alebo vývojový diagram. Urobí text ľahko čítať a dať mozog trochu prestávku na to, aby ste to zistili vo všetkom. Takže text bude vyzerať kompletnejšie a dobre napísané, čo je pre vás lepšie.

Nezahŕňajte ich len na nafúknutie nášho objemu - to sa vykonáva len v prípade potreby, alebo v prípade pokusov o odstránenie jazykovej bariéry.

Obrázok s názvom Napíšte štandardný prevádzkový postup Krok 11

6. Uistite sa, že každá stránka dokumentu má kontrolný zápis. Sieves možno jeden z mnohých - Preto dúfame, že vaša organizácia má akýkoľvek rozsiahly databázový adresár s konkrétnym odkazom. Váš STI je súčasťou tohto referenčného systému, a preto potrebuje určitý typ kódu, ktorý ho nájde v poriadku. To je dôvod, prečo sú označenia užitočné.

Každá stránka musí mať krátke meno alebo identifikačné číslo (ID), číslo verzie dokumentov, dátum a číslo čísla stránky "v pravom hornom rohu (pre väčšinu formátov). Možno budete potrebovať alebo nepotrebujete pod čiarou (alebo ich držať v poznámkach pod čiarou), v závislosti od preferencií vašej organizácie.

Časť 3 z 3:

Záručný úspech a presnosť

jeden. Skúšobné pokyny. Ak to nechcete otestovať, je možné, že to nie je dostatočne dobre napísané. Nájsť niekoho s Obmedzené vedomosti Proces (alebo osoba, ktorá reprezentuje obyčajný čitateľa), takže to využíva vaše kroky ako návod na akciu. Aké problémy sa stretli? Ak áno, pozrite sa na ne a vykonajte potrebné úpravy.

Najlepšie, keď je skupina ľudí na testovanie vášho. Rôzni ľudia budú mať rôzne otázky, čo umožňuje rozšíriť číslo (nádej pre užitočné) odpovede.
Uistite sa, že ste testovali pokyny na ten, ktorý to predtým neurobil. Človek s predbežnými poznatkami sa bude spoliehať ich Vedomosti na dosiahnutie cieľa, a nie na vašej práci, a to bude porazený.

Obrázok s názvom Napíšte štandardný prevádzkový postup Krok 13

2. Ukážte tých, ktorí skutočne vykonávajú postup. Na konci dňa naozaj Nezáleží na tom, čo si myslí o vašom sprievodcovi. Záleží na tom, čo si myslia o tých, ktorí v skutočnosti pracovný. Takže predtým, ako pošlete svoju prácu až do schválenia, ukážte ho tým, ktorí to vykonajú (alebo vykonáva). Co si myslis oni?

Umožní im byť zapojení do procesu a umožní vám cítiť súčasť tohto procesu, spôsobí ich umiestnenie. A nevyhnutne skutočnosť, že budú mať vynikajúce nápady!

Obrázok s názvom Napíšte štandardný prevádzkový postup Krok 14

3. Ukážte svojim konzultantom a tímom team. Akonáhle tím dáva dobrý ísť dopredu, pošlite ho vašim poradcom. Možno majú menej prístupu k topickým obsahom, ale vám umožnia vedieť, či spĺňa požiadavky na registráciu, ak niečo chýba a nakonfiguruje to na prijatie oficiálne a zavádzanie do systému.

Posielajte ho na schválenie pomocou systémov riadenia dokumentov, aby ste poskytli audítorskú trasu zarovnania. To sa líši od organizácie do organizácie. Vo všeobecnosti potrebujete všetko, aby ste splnili požiadavky a smernice.

Podpisy budú potrebné, a väčšina organizácií dnes nemá žiadne problémy s použitím elektronických podpisov.

Obrázok s názvom Napíšte štandardný prevádzkový postup Krok 15

4. Akonáhle je schválený, začnite ho implementovať. To môže zahŕňať implementáciu formálneho vzdelávania zamestnancov (vrátane odbornej prípravy v publiku, počítačové učenie a t.D.) Alebo to môže znamenať, že váš papier môže byť zavesený v kúpeľni. Takže to je, aby to fungovalo! Vyskúšali ste to. Čas na uznanie!

Uistite sa, že sú vaše sitá relevantné. Ak sa niekedy stane zastaraným, aktualizujte ho, schvaľuje a dokumente jeho aktualizáciu a prerozdeľte, ako je to potrebné. Bezpečnosť, výkon a úspech vášho tímu závisí od toho.

Tipy

Skontrolujte vysvetlenia. Uistite sa, že nie sú žiadne iné interpretácie. Ukážte pokyny pre niekoho, kto nie je oboznámený s procesom a požiadajte ho, aby vám povedal svoj názor na to - môžete byť prekvapený.
Nezabudnite pripojiť zainteresované strany, ak je to možné, takže dokumentovaný proces je skutočným procesom.
Použite blokové diagramy a vizuálne obrázky, aby sa čitateľ vytvoril samotný proces.
Dávajte pozor na váš dokument, aby ste si mohli prezerať ľudí predtým, ako sú schválené.
Použite jednoduchý jazyk na vysvetlenie krokov.
Uistite sa, že história dokumentu je zaregistrovaná v každej modifikovanej verzii.

Pred písaním vlastného, skontrolujte dostupnosť verzie pripravenosti. Možno, že potrebujete urobiť pár rýchlych úprav. Napriek tomu sa uistite, že ste stále dokumentovali!