Ako zorganizovať kancelárske súbory: 7 krokov

Organizácia kancelárskych súborov môže byť náročná úloha, najmä ak máte veľký počet súborov a dokumentov. Ale nemalo by to byť bolestivý proces. Perspektívne plánovanie a rozhodovanie v systéme súborov vám môže pomôcť zorganizovať svoje súbory, ktoré spĺňajú obchodné požiadavky, a zabezpečiť, aby ste sa starali o dôležité dokumenty efektívnejšie. Tu sú niektoré kroky, ktoré vám pomôžu začať organizovať súbory kancelárie.

Kroky

Časť 1 z 3:

Zvýraznite čas na triedenie

jeden. Zvýraznite dostatok času na usporiadanie súborov, takže nemusíte začať a zastaviť niekoľkokrát. Uistite sa, že máte dostatok priečinkov a skratiek, aby ste vytvorili nové súbory predtým, ako začnete.

Časť 2 z 3:

Zoradiť dokumenty a súbory

jeden. Rozdeľte hmotnosť dokumentov a súborov, ktoré chcete organizovať, menšie, zvládnuteľné balíky.

Príďte každý balík individuálne a vyhodiť alebo prehľadávať akékoľvek dokumenty a súbory, od ktorých sa môže zbaviť skrátenia súboru priestor a minimalizovať neporiadok.
Rozdeľte dokumenty a súbory, ktoré chcete uložiť, 2 rôzne zásobníky: 1 - pre súbory, ako sa vysporiadať s nadchádzajúcimi mesiacmi a 1 - pre súbory, ktoré môžu byť archivované a nepotrebuje prístup v blízkej budúcnosti.

Obrázok s názvom Organizovať kancelárske súbory Krok 3

2. Uložte priečinky v abecednom poradí, ak máte klientske súbory. Ak je napríklad každý priečinok osoba alebo názov spoločnosti, potom môžete zvážiť možnosť systematizácie v abecednom poradí podľa mien ľudí. Ak áno, uistite sa, že každý súbor súborov je označený jasne priezviskom osoby, potom názov. Priečinky uložte abecedne a potom označte boxy súboru kariet, aby ste viete, ktoré box obsahuje priezvisko, na ktorých listoch.

Obrázok s názvom Organizovať kancelárske súbory Krok 4

3. Udržujte informácie podľa kategórie, ak máte súbory pre rôzne časti vášho podnikania. Môžete mať nejaké súbory pre účty, údržbu alebo zmluvy, v tomto prípade ich musíte organizovať v rôznych kategóriách pre systematizáciu. Zrušte každý súbor so správnou kategóriou a umiestnite všetky relevantné dokumenty. Možno budete musieť vytvoriť podkategóriu, takže použite priečinok falošného úložného priestoru na označenie kategórie a zložiek súborov pre podkategórie.

Vytvorte súbor pre dokumenty, s ktorými sa musíte zaoberať na naliehavosť, takže viete, kde rýchlo nájsť dôležité dokumenty.

Umiestnite súbory do skrinky tak, aby boli dočasné súbory pred archivovanými súbormi - vzadu. Súbory, s ktorými máte delegát, tak často budú v priamom dosahu.

Časť 3 z 3:

Vytvorenie mesačných súborov

jeden. Okrem použitia vyššie uvedených metód pridajte súbor priečinkov označených mesiacmi (a rokmi ----). Keď nemáte čas, aby ste to urobili okamžite, aspoň dajte svoje dokumenty do mesačného súboru, aby ste mohli pracovať s informáciami podanými v chronologickom poradí. Zaručuje tiež, že budete mať tipy, odkiaľ sa chcete začať, keď potrebujete niečo.

Mesačné súbory sú tiež dobrým miestom na ukladanie dokumentov, ktoré v skutočnosti nespĺňajú iné kategórie.

2. Na konci roka pozri, čo zostáva v mesačných priečinkoch a môžete nájsť pravidelnosť - a novú skupinu súborov (názov kategórie), ktorý je vhodný vo vašom systéme. Vytvorte si súbor v novom roku.

3. Zvyšok informácií za mesiac. Ukladajte v jednom súbore Zmiešaný (Rok ----).

Tipy

Po organizovaní svojich kancelárskych súborov zostaňte organizovaný. Buďte konzistentní pri práci so systémom správy súborov a umiestnite všetko, kde to musí byť.
Vyhodiť, prepracovať alebo prehľadávať na Krochdocumenty, ktoré nemusíte vyhnúť zmätku v novom systéme riadenia súborov.

Čo potrebuješ

Skriňa pre súbory
Závesné súbory
Priečinky
Štítky (štítky)
Značka