Ako napísať týždennú správu (s ilustráciami)

Týždenné správy sa môžu vyžadovať v rôznych prípadoch: v maloobchodných podnikoch, v procese výskumu, pri absolvovaní praktík alebo stáží. Naučte sa, ako urobiť kompetentné týždenné správy, aby váš manažér jasne videl, ako sa vaša práca pohybuje.

Kroky

Časť 1 z 3:

Pravidlá informačného kanála

jeden. Určiť účel vykazovania. Týždenné správy môžu byť súčasťou pracovných alebo študijných povinností, ale nemožno povedať, že správa je len v záujme týchto povinností. Určite funkcie, ktoré sú vyzvané, aby vykonali týždennú správu, aby ste mohli vedieť, ktoré informácie sa v ňom odrážajú a čo je potrebné venovať osobitnú pozornosť.

Správa je spravidla informovať manažérov o súčasnom stave a pomôcť im pri rozhodovaní.
Napríklad, ak ste maloobchodným manažérom, môžete si vyžadovať správy s konečnými predajnými sadzbami týždenne. Podľa takýchto správ je hlava schopná posúdiť efektívnosť zamestnancov, upraviť ceny a analyzovať objednávky.
Správy o výskumnom projekte, stáže alebo odbornej praxe vám umožnia preukázať svojmu vedeckému nadriadenému, ako vaša práca má pokročilú, zdieľajú dôležité úspechy alebo objavy.

Obrázok s názvom Napíšte týždenný prehľad Krok 2

2. Určite, kto je adresovaný vašej správe. Je nemožné zostaviť kompetentnú správu, ak neviete, kto to bude určený na aký účel. Len to možno chápať, ktoré informácie sú najväčšou hodnotou.

Znalosť cieľovej skupiny vám umožňuje kompetentne organizovať štruktúru prehľadu a používať príslušný jazyk. Napríklad správa o študentov základných škôl bude absolútne nie je podobná textu určenému pre vodcov veľkej korporácie.

Je tiež dôležité pochopiť, aké momenty sú už známe potenciálnemu čitateľovi, a aké otázky je potrebné objasniť alebo poskytnúť ďalšie zdroje. Napríklad vytvorenie správy o právnych otázkach, ktoré je určené pre správnu radu právnikov, musíte absolútne poskytnúť podrobné vysvetlenie existujúcich zákonov. Na druhej strane, takéto vysvetlenia sú potrebné, ak je správa určená pre manažérov bez právneho vzdelávania.

Ak je správa zostavená v súvislosti so stážou, výskumom alebo inou časťou vzdelávacieho procesu, je dôležité pochopiť, že vaše publikum nie je učiteľom alebo supervízorom, aj keď im odovzdáte správu. Zamerať sa na podstatu projektu a špecifickú oblasť vedomostí, aby ste pochopili, čo je váš čitateľ.

Obrázok s názvom Napíšte týždenný prehľad Krok 3

3. Informácie v poradí dôležitosti. Hoci správa by mala byť napísaná stručne a v podstate, aj v tomto prípade to nemôže čítať. Z tohto dôvodu by sa mali na začiatku textu umiestniť najdôležitejšie údaje s výsledkami a závermi.

Napríklad, ak potrebujete porovnávať a porovnať tri rôzne značky vybavenia a odporučiť najlepšiu možnosť, začať s výsledkami a potom vysvetliť svoj výber.

Pravidlo prvej správy je spravidla stručný prehľad výsledkov, záverov a odporúčaní. Podrobné vysvetlenia by mali byť najmä znenie dokumentu, aby v prípade potreby mohli čitatelia pochopiť príčiny takýchto záverov.

Obrázok s názvom Napíšte týždenný prehľad Krok 4

4. Realizovať typickú správu "osud". Vo väčšine prípadov sú týždenné správy potrebné pre účtovníctvo a kancelárske práce, takže sú jednoducho kŕmené a vstupujú do archívu. Je lepšie si okamžite uvedomiť, že správy sú mimoriadne zriedka čítané od začiatku až do konca.

Táto skutočnosť nie je dôvodom byť lenivý alebo napíšte správu, ako to padol. Vaše správy odrážajú váš postoj k práci a vašim vlastnostiam ako zamestnanec alebo študent. Pri náhodne zostavenej správe, budete určite zvýšiť pozornosť a slová "Vedel som, že nebudete čítať," nebudeme to byť určite hodné odôvodnenia.

Celá správa by mala byť kvalitatívna a kompetentná, ale osobitná pozornosť by sa mala venovať tým častiam, ktoré budú prečítané s najväčšou pravdepodobnosťou. Zvyčajne zahŕňajú zhrnutie a závery alebo odporúčania. Venovať im osobitnú pozornosť.

Je dôležité pochopiť, že zamestnávateľ nemusí prečítať správu vôbec, pretože nemá žiadny prípad alebo nepotrebuje správu. Najvyšší vodcovia sú vždy veľmi zaneprázdnení, preto sú schopní identifikovať podstatné informácie, ktoré vám umožnia účinne robiť rozhodnutia. Takéto tváre nebudú čítať celú správu, ak to nie je potrebné, ale môžu sa k nej vždy vrátiť neskôr.

Časť 2 z 3:

Štruktúra prehľadu

jeden. Opýtajte sa vzorky. Mnohé spoločnosti prijali štandardný formát týždenníka a manažéri si môžu zvyknúť na získanie informácií v určitom formulári. Iný formát správy môže spôsobiť zmätok.

Byť obzvlášť pozorný s predajnými správami. Manažéri si zvyknú na konkrétnu štruktúru prehľadov a nájdu potrebné informácie z jedného pozĺňania sa na stránku. Ak sa presuniete od prijatého formátu, správa bude takmer zbytočná, pretože manažér bude musieť znovu prečítať celý text na nájdenie potrebných informácií.
Obráťte sa na sekretárku a spýtajte sa, aby ste vám poskytli vzorku, ktorá nie je znovu objaviť bicykel. Často v spoločnostiach existuje šablóna dokumentov so všetkými parametrami, vrátane polí, fontov, štýlov a odsekov.

Obrázok s názvom Napíšte týždenný prehľad Krok 6

2. Zvážte referenčnú metódu. Tlačový dokument alebo elektronická aplikácia je úplne odlišná ako správa, ktorá sa podáva v texte e-mailu.

Ak je napríklad správa predložená ako príloha do e-mailu, potom by sa mal zahrnúť zhrnutie v texte listu. Potom čitateľ nemusí otvárať prílohu na pochopenie základnej myšlienky.

Pre vytlačenú správu je zvyčajne potrebné pripraviť sprievodný list alebo titulná stránka, aby sa správa mohla správne identifikovať a zadať.

Bez ohľadu na správu o správe je dôležité špecifikovať svoje priezvisko na každej stránke a znecitliviť ich vo formáte "x z y". Stránky možno ľahko rozdeliť, takže je dôležité vedieť, ako je správa napísaná o tom, koľko stránok a kto je autorom dokumentu.

Všetky potrebné informácie môžu byť uvedené v hornej päte. Napríklad typ v ňom: "Predajná správa, Ivanov Peter Arkadyevich, Týždeň 32, Strana 3 z 7".

Obrázok s názvom Napíšte týždenný prehľad Krok 7

3. Pripojiť zhrnutie. Zhrnutie správy zvyčajne zapadá do niekoľkých odsekov a každá sekcia sa odovzdá jedným z dvoch viet. Ide o to, že manažér stačil na čítanie len zhrnutia a, ak sa vaše závery zhodujú so svojimi predpokladmi tejto otázky, podniknite kroky bez toho, aby ste si museli čítať celú správu.

Je dôležité, aby sa zhrnutie napísali jasný, cenovo dostupný a stručný jazyk. Nepoužívajte profesionálny žargón a špeciálne výrazy, ktoré vyžadujú vysvetlenia, aj keď je čitateľ dobre známy v sektorovej terminológii.

Stručný obsah je zostavený po ukončení zostávajúcich položiek správy. Nie je možné stručne zhrnúť odseky, ktoré ešte nie sú napísané, ani s podrobným plánom. Počas práce sa môže zmeniť veľa.

Obrázok s názvom Napíšte týždenný prehľad Krok 8

4. Premýšľajte o štruktúre odsekov a sekcií. Rozhodnite sa s formátom a zanechať plán oddielu správy, ktorý bude spĺňať úlohy.

Plán by mal byť logický, časti musia prúdiť jeden do druhého. Zvážiť, kto bude potenciálnym čítačkou prehľadov.

Správa sa spravidla skladá zo zhrnutia, úvodu, záverov a odporúčaní, údajov a vysvetlení, ako aj zoznam zdrojov. Rozšírené správy môžu byť doplnené prílohami s dôležitými údajmi a tabuľkami, ale týždenné správy nie sú zvyčajne také dlhé.

Každá časť by sa mala dotknúť jednej otázky. Každý odsek v sekcii popisuje jednu myšlienku. Takže, ak sa časť týždennej predajnej správy nazýva "Populárne oblečenie značky pre deti", každá značka by mala mať jeden odsek. Ak potrebujete samostatne zadať oblečenie pre chlapcov a dievčatá, používajte podsekcie (s vhodnými titulkami) pre každú značku, vo vnútri odchádza do odchodu do odchodu od oblečenia pre chlapcov a jedno oblečenie pre dievčatá.

Obrázok s názvom Napíšte týždenný prehľad Krok 9

päť. Vytvorte titulnú stránku alebo sprievodný list. V prípade súhrnných správ sa zoznam titulov nevyžaduje, ale podrobná správa by sa mala poskytnúť samostatným listom s uvedením autora správy a stručný opis úlohy.

Titulná strana sa líši od stručného obsahu, pretože skutočne obsahuje iba informácie, ktoré sú potrebné na náležitú registráciu a pokryť správu.

Organizácia môže existovať štandardná stránka titulnej šablóny pre týždenné správy. V tomto prípade dodržiavajte ustanovené pravidlá.

Na titulnej stránke by ste mali špecifikovať názov alebo popis správy (napríklad týždennú správu o predaji), názov kompilátor a všetkých spoluautorov, meno spoločnosti, dátum vypracovania alebo odoslania správa.

Časť 3 z 3:

Combuth slová a znenie

jeden. Vymyslieť príslušné titulky a titulky. Tieto prvky správy umožňujú čitateľovi rýchlo nájsť potrebné časti a ďalšie informácie, ktoré pomôžu pochopiť závery a odporúčania.

Titulky a titulky sekcií musia presne a pochopiť obsah.
Napríklad v týždennej predajnej správe môžete použiť sekciu "Trendy v dámskych oblečení", "Trendy v mužských oblečení" a "populárne značky detského oblečenia". Potom, v každej sekcii, môžete zvoliť podsekcie, ktorých mená budú odrážať jasné trendy alebo mená populárnych značiek.
Použite rovnaké gramatické návrhy pre všetky hlavičky, aby vyzerali logické a konzistentné. Napríklad, ak je prvá hlavička formulovaná ako "najlepších produktov z mužskej zbierky", ďalší titul by mal byť "vedúcou pozíciou v dámskom oblečení", a nie "dostávať predaj tovaru pre ženy".

Obrázok s názvom Napíšte týždenný prehľad Krok 11

2. Použite jednoduché a zrozumiteľné ponuky. Vaša správa by mala pozostávať z návrhov s jednoduchou štruktúrou "predmetom, LED, doplnkom", aby jasne vyjadrili svoje myšlienky a preukázali vašu dôveru v závery a odporúčania.

Znova si prečítajte návrh verzie a prekročte všetky ďalšie slová. V každej vete nájdite umelca k akcii a položte ho pred slovesom. Schévne návrhy musia byť z "Kto robí to, čo".

Zbavte sa prebytočných slov a fráz ako "dnes", "s cieľom" alebo "pre dostupnosť".

Tento štýl sa môže zdať nudný, ale nestojí za úlohu zábavného čitateľa. Pre správu je oveľa dôležitejšia pre efektívne vyjadriť kľúčové aspekty a závery.

Obrázok s názvom Napíšte týždenný prehľad Krok 12

3. Urobiť objektívne a nestranné závery. V správe je často potrebné poskytnúť odporúčania, ale mali by byť založené na skutočnostiach, a nie osobných názoroch a pocitoch. Je dôležité presvedčiť čitateľa s nevyvratnými dôkazmi a jasnosťou myslenia.

Nepoužívajte prídavné mená, ako aj iné slová a frázy s výraznou pozitívnou alebo negatívnou emocionálnou farbou. Zamerať sa na fakty a zdravý rozum.

Napríklad v správe odporúčate zvýšiť jedného z predajných manažérov. Posilniť svoje odporúčanie k skutočnostiam, ktoré dokazujú, že osoba si skutočne si zaslúži, ale nedávajú subjektívny názor a neodvolávajte sa na emócie. "Alina pravidelne vykazuje najlepšie výsledky, aj keď to funguje len 15 hodín týždenne" presvedčivo ako "Alina je veľmi milá osoba a vždy sa snaží, aj keď je nútený pracovať neúplný týždeň, pretože sa stará o staršiu matku.".

Obrázok s názvom Napíšte týždenný prehľad Krok 13

4. Použite presvedčivé slovesá. Ak je text napísaný v platnom sľube, akcia v návrhu je vyjadrená jedným slovom - slovesom. Použite hlavné a presvedčivé slovesá, ktoré jasne opisujú akciu.

Odporúča sa uprednostniť jednoduché slovesá. Napríklad, "predaj" je vždy lepší ako "implementovať".

Niekedy sú potrebné slovesá, vyjadrujúce mentálne procesy - myslíte, viem, rozumiete, verili - ale vo všeobecnosti sú horšie ako slovesá konania. Snažte sa nasadiť svoje vyhlásenie a premeniť ho do akcie. Napríklad ste napísali: "Verím, že v nasledujúcich mesiacoch sa predaj zvýši". Nasadenie schválenia a načrtnúť príčiny takéhoto predpokladu. Preformujte ponuku: "Ako prax ukazuje, v sezóne sviatkov sa predaj zvýši. Predpovedam, že v novembri a decembrové sadzby sa zvýšia. ".

Text musí byť zameraný na akciu. Znova si prečítajte správu, pokúste sa zbaviť zbytočných predložiek a nahradiť prebytočné slová presvedčivými slovesami. Napríklad "Assist" môže byť nahradený "Pomocník" a "Poskytnite ochranu" - na "ochranu".

Obrázok s názvom Napíšte týždenný prehľad Krok 14

päť. Nepoužívajte trpieť. Pasívny formulár zasiahne z návrhu predmetu a predmet prichádza do popredia. V niektorých situáciách je potrebný pasívny vklad z politických alebo diplomatických úvah, ale najčastejšie to robí text zmätený a hmlistý.

Skutočným vkladom umožňuje zdôrazniť činnosť výkonu a ukazuje čitateľovi zodpovedných osôb. Na vyhodnotenie dôležitosti tohto aspektu si predstavte, že táto ponuka bola chytená v novinách článku: "Našťastie sa všetci deti podarilo uložiť". Je potrebné pochopiť, kto zachránil tieto deti. V prípade, že návrh bol druh "učiteľa telesnej výchovy Ivan Sergeev vrátil niekoľkokrát do horiacej rady preťaženej školy a zachránil všetky deti," potom skutočný hrdina ide do popredia.

Skutočný vklad vám tiež umožňuje nájsť zodpovedný za negatívne dôsledky. Fráza "Niektoré chyby boli povolené", bude nútiť zamestnávateľa na zmätok, ktorý urobil chyby a kto by mal byť potrestaný. Ak urobíte chyby, priznávate zodpovednosť a prijate dôsledky.

Venujte pozornosť formom slovesa "" nájsť návrhy s pasívnym sľubom. Ak sa vám podarilo nájsť, potom určiť konajúcu akciu a osobu, ktorá ju robí, po druhom príkazu na slovo.

Obrázok s názvom Napíšte týždenný prehľad Krok 15

6. Použite vizuálne metódy expresie údajov. Schémy a grafy sú vnímané oveľa jednoduchšie a usporiadať ihneď po odseku s takýmito informáciami (najmä ak tieto údaje obsahujú veľký počet čísel).

Vyberte vhodné vizuálne nástroje, ktoré zjednodušujú čítačku úloh a prácu na účely správy.

Použite napríklad lineárnu tabuľku na zobrazenie predaja vlnených plášťov. Takáto prezentácia údajov je oveľa efektívnejšia pre tabuľku s počtom tovarov predaných za každý mesiac, pretože čitateľ stola je nútený udržať všetky čísla v mysli a porovnať ich medzi sebou, aby zistili trendy. Jeden pohľad na harmonogram bude stačiť na pochopenie podstaty.

Po prvé, osoba vždy upozorňuje na vizuálne prvky. Všetky grafy a schémy musia byť jasné a elegantné, umiestnené správne na stránke. Používajte iba tie prvky, ktoré skutočne potvrdzujú vaše závery a odporúčania.

Obrázok s názvom Napíšte týždenný prehľad Krok 16

7. Nepoužívajte žargón. Každá vetva vedomostí alebo aktivity má svoju nevyhnutnú terminológiu, ako aj módne slová, ktoré sa často používajú v knihách a výrobkoch. Niekedy sú užitočné, ale vo väčšine prípadov, žargón zasahuje len jasne a kompetentne vyjadriť hlavnú myšlienku.

Snažte sa vytvoriť zoznam profesionálneho žargónu, aby ste nezneužili takéto slová v správe. Vyplňte prácu na texte a vyhľadávanie podľa kľúčových slov, ktoré nahradíte nechcené lexikálne jednotky.

Malo by byť zrejmé, že veľký počet módnych slov nebudú ukázať čitateľovi, ako keby ste "v téme", ale vráti sa účinok. Riaditeľ a manažéri sú často starší ako obyčajní zamestnanci a videli veľa takýchto slov v ich storočí. Ak zneužívate žargonizmy, považujú si, že ste príliš leniví, nerozumiete téme alebo chcete zapôsobiť.

Je tiež lepšie nepoužívať príliš komplikované podmienky. Napríklad správa o právnom spore by nemala obsahovať nadmernú sumu nekonzistentných právnych formulácií.

Obrázok s názvom Napíšte týždenný prehľad Krok 17

osem. Opravte všetky chyby. Veľký počet preklepov a gramatických chýb len rozptyľuje čítačku a vytvoriť negatívnu myšlienku autora. Napíšte návrh správy vopred, aby ste mali čas pracovať na chybách.

Skontrolujte pravopis a gramatiku v textovom programe na počítači, ale nemusíte sa spoliehať len na automatické opravy. Takéto programy môžu chýbať veľa chýb, najmä v podobných slovách ("veľkosti" namiesto "rukavíc").

Vopred si prečítajte zadnú časť chrbta, aby ste našli všetky chyby. Ak je téma správy blízko, potom si nevšimnite, že chyba je veľmi jednoduchá, pretože mozog môže automaticky "myslieť" chýbajúce slová alebo písmená v texte. Prečítajte si zadok, aby ste vnímali jednotlivé slová.

Prečítajte si prehľad nahlas, aby si všimli chyby a štýlové chyby. Ak si nemôžete čítať ponuku alebo odsek bez knockout, je pravdepodobné, že váš text je preťažený a čitateľ bude tiež plížený. Prepíšte neúspešné vety.