Ako konvertovať slovný dokument na tabuľku programu Excel

Ak potrebujete preniesť zoznam alebo tabuľku s údajmi z programu Word do tabuľky Excel, nemusíte kopírovať a prilepiť každý jednotlivý informačný fragment do príslušnej tabuľovej bunky. Celý dokument môžete ľahko importovať do formátu programu Excel v niekoľkých kliknutiach, ak ste správne naformátovali dokument programu Word.

Kroky

Metóda 1 z 2:

Transformácia zoznamu

jeden. Ak chcete začať s, musíte pochopiť, ako aplikácia konvertuje dokument. Keď importujete dokument v programe Excel, program určuje, ktorý informačný fragment bude umiestnený v samostatnom tabuľke tabuľky, pomocou určitých znakov v texte. Formátovaním údajov v dokumente pred importom môžete ovládať vzhľad konečnej tabuľky a minimalizovať potrebu formátovať dokument manuálne. Táto metóda je vhodná, ak potrebujete importovať veľký zoznam z dokumentu programu Word do tabuľky Excel.

Táto metóda je obzvlášť efektívna, ak importujete zoznam viacerých prvkov rovnakého formátu (zoznam adries, telefónne čísla, e-mailové adresy a tak ďalej).

Obrázok s názvom Konvertovať slovo na Excel Krok 2

2. Skontrolujte chyby formátovania formátovania. Pred spustením procesu konverzie sa uistite, že všetky položky zoznamu majú rovnaké formátovanie. V prípade potreby opravte možné možné chyby interpunkcie alebo stop prvky, ktoré nezodpovedajú zvyškom. Tým sa zabezpečí správny prenos údajov.

Obrázok s názvom Konvertovať slovo na Excel Krok 3

3. Povoliť zobrazenie formátovacích značiek v dokumente programu Word. Zobrazenie skrytých signálov formátovania pomôžu vybrať optimálny spôsob, ako rozdeliť položky zoznamu. Ak chcete zobraziť formátovanie značiek, kliknite na tlačidlo "Zobraziť všetky značky" Na karte Domov alebo kliknite na tlačidlo Kľúče Cttrl+⇧ Shift+*

Väčšina zoznamov bude stáť alebo jeden odsek podpísať na konci každého riadku, alebo jeden na konci riadku a jeden v prázdnom riadku medzi prvkami. Tieto značky použijete, aby ste vložili znaky, ktoré aplikácia Excel používa na distribúciu údajov o tabuľkových bunkách.

Obrázok s názvom Konvertovať slovo na Excel Krok 4

4. Odstráňte body bodov medzi položkami, aby ste sa zbavili prázdnych línií. Aplikácia Excel používa prázdne reťazce medzi prvkami zoznamu, aby sa identifikovali jednotlivé čiary s údajmi, ale teraz musia byť odstránené tak, aby proces formátovania bol správny. Nebojte sa, trochu neskôr ich pridáte znova. Táto metóda je vhodná v prípadoch, keď je podpísať jeden odsek na konci zoznamu bodov a jeden - v prázdnom reťazci medzi položkami (dva v reťazci).

Kliknúť Cttrl+H Otvorenie okna vyhľadajte a vymeňte.

Zadajte pole Hľadať^ p ^ p. Toto označenie kódov dvoch písmen v reťazci. Ak sa každá položka zoznamu pozostáva z jedného pevného reťazca a medzi prvkami nie sú prázdne reťazce, použite príkaz ^ P.

V poli Nahlásenie Zadajte znak rozdelenia. Toto znamenie by sa nemalo opakovať nikde v tomto dokumente. Môžete napríklad použiť znak ~.

Kliknite na tlačidlo Nahradiť všetky. Všimnite si, že všetky prvky zoznamu zlúčili navzájom, ale nebojte sa, pretože deliče (po každom prvku) sú umiestnené na príslušných miestach).

Obrázok s názvom Konvertovať slovo na Excel Krok 5

päť. Zvýraznite každú položku v samostatnom poli. Teraz, keď sú položky zoznamu rozdelené tak, aby sa zobrazovali v sériových linkách, musíme vymenovať, ktoré údaje sa zobrazia v každom poli. Napríklad, ak prvý riadok každého prvku zobrazuje názov, na druhej adrese av treťom regióne a PSČ, môžete

Stlačiť Cttrl+H Otvorenie okna vyhľadajte a vymeňte.

Odstráňte jeden zo značiek ^ P V teréne.

Zmeňte označenie v odbore, aby ste nahradili čiarku ,.

Stlačte tlačidlo nahradiť všetky. Zostávajúce známky odsekov budú nahradené čiarkami, ktoré prideľujú každý riadok v samostatnom poli.

Obrázok s názvom Konvertovať slovo na Excel Krok 6

6. Vymeňte rozdeľovače na dokončenie procesu formátovania. Keď budete postupovať podľa dvoch vyššie opísaných krokov vyhľadávania a výmeny, váš zoznam už nebude vyzerať ako zoznam. Všetky informácie budú reprezentované jedným nepretržitým reťazcom a jeho fragmenty budú rozdelené čiarkami. Posledná prevádzka vyhľadávania a výmeny sa vráti podľa vášho typu zoznamu, zatiaľ čo jednotlivé fragmenty budú rozdelené čiarkami.

Kliknúť Cttrl+H Otvorenie okna vyhľadajte a vymeňte.

V poli Hore zadajte symbol ~ (alebo iný znak, ktorý ste si vybrali skôr).

V poli Nahlásenie zadajte ^ P.

Kliknite na tlačidlo Nahradiť všetky. Všetky položky vášho zoznamu budú rozdelené do samostatných skupín oddelených čiarkami.

Obrázok s názvom Konvertovať slovo na Excel Krok 7

7. Uložte dokument ako jednoduchý textový súbor. Teraz, keď je formátovanie dokončené, môžete dokument uložiť ako textový súbor. To umožní aplikáciu Excel čítať a analyzovať údaje a umiestniť každý fragment vo vhodnom poli.

Prejdite na kartu Súbor a vyberte položku "Uložiť ako".

Otvorte rozbaľovaciu ponuku "Typ súboru" a vyberte "Normálny text".

Zadajte názov súboru a kliknite na tlačidlo Uložiť.

Ak sa zobrazí okno konverzie súborov, jednoducho kliknite na tlačidlo OK.

Obrázok s názvom Konvertovať slovo na Excel Krok 8

osem. Otvorte súbor pomocou aplikácie Excel. Teraz, keď ste súbor uložili ako bežný text, môžete ho otvoriť pomocou aplikácie Excel.

Prejdite na kartu Súbor a vyberte položku Otvoriť.

Otvorte rozbaľovaciu ponuku "Všetky súbory programu Excel" a vyberte "Textové súbory".

V okne Sprievodca textom (Import) kliknite na tlačidlo Ďalej>.

V zozname výkyvov vyberte "Čiarka". V okne náhľadu uvidíte, ako budú položky vášho zoznamu rozdelené do tabuľky. Kliknite na tlačidlo Ďalej>.

Vyberte formát údajov pre každý stĺpec a kliknite na tlačidlo Dokončiť.

Metóda 2 z 2:

Konverzia tabuľky

jeden. Vytvorte tabuľku s údajmi v dokumente programu Word. Ak máte zoznam údajov v dokumente, môžete ho previesť na tabuľku v aplikácii Word a potom rýchlo kopírovať túto tabuľku v programe Excel. Ak sú vaše údaje zdobené vo forme tabuľky, prejdite na ďalší krok.

Zvýraznite celý text, ktorý chcete vydať vo forme tabuľky.
Prejdite na kartu Vložiť a stlačte tlačidlo tabuľky.
Vybrať "Konvertovať na tabuľku".
V teréne "Počet stĺpcov" Zadajte počet riadkov v zázname. Ak sú záznamy rozdelené prázdnymi reťazcami, pridajte jeden riadok na celkový počet.
Kliknite na tlačidlo OK.

Obrázok s názvom Konvertovať slovo na Excel Krok 10

2. Skontrolujte formátovanie tabuľky. Aplikácia Word vytvorí tabuľku na základe vašich nastavení. Opatrne skontrolujte všetky údaje, ktoré majú byť na ich miestach.

Obrázok s názvom Konvertovať slovo na Excel Krok 11

3. Stlačte malé tlačidlo "+" ktorý sa zobrazí v ľavom hornom rohu stola. Zdá sa, že pri príručke myši na stole. Kliknutím na toto tlačidlo, zvýraznite všetky údaje v tabuľke.

Obrázok s názvom Konvertovať slovo na Excel Krok 12

4. Kliknúť .Cttrl+C Kopírovanie vybraných údajov. Môže sa tiež vykonať kliknutím na tlačidlo "Kópia" Na karte Home.

Obrázok s názvom Konvertovať slovo na Excel Krok 13

päť. Otvorené Excel Príloha. Kopírovanie vyhradených údajov, môžete otvoriť aplikáciu Excel. Ak chcete vložiť údaje do už pripraveného programu Excel, otvorte ho. Myš nad bunkou, v ktorej chcete vložiť ľavú hornú bunku kopírovanej tabuľky.

Obrázok s názvom Konvertovať slovo na Excel Krok 14

6. Kliknúť .Cttrl+V Vloženie kopírovaných údajov. Samostatné tabuľky tabuliek z dokumentu programu Word budú voňavé v príslušných tabuľových bunkách Excel.

Obrázok s názvom Konvertovať slovo na Excel Krok 15

7. Rozdeľte zostávajúce stĺpce. V závislosti od typu dovážaných údajov možno budete potrebovať na dodatočne správne formátovanie. Napríklad, ak importujete adresy, potom názov mesta, oblasti a poštového smerovacieho čísla sa môže dostať do jednej bunky. To môže byť vykonané tak, aby sa aplikácia Excel automaticky zdieľala.

Zvýraznite celý stĺpec, ktorý chcete rozdeliť kliknutím na jeho názov

Prejdite na kartu Údaje a kliknite "Text podľa stĺpcov".

Kliknite na tlačidlo Ďalej> av ponuke Select-Selects vyberte "Čiarka". V prípade nášho príkladu bude názov mesta oddelený od skrátenia regiónu a poštového indexu.

Ak chcete uložiť zmeny, kliknite na tlačidlo Dokončiť.

Zvýraznite stĺpec, ktorý musí byť tiež rozdelený a opakujte rovnaké akcie špecifikovaním "Priestoru" namiesto čiarky ako separátor. Takže oddelíte skratku oblasti z poštového indexu.