Ako udržať záznamy o pohľadávkach: 4 kroky

V podnikaní existujú dva hlavné smery, ktoré musí byť účtovník vykonať - to je pohľadávky a účty splatné. Ide o dva smery, ktorých mená, hovoria za seba. Ak je prvý zodpovedný za zarábanie peňazí z predaja tovarov a služieb, potom je druhý zodpovedný za zaplatenie tovarov a služieb potrebných pre podnikanie. Tento článok vás naučí, ako udržiavať účtovné pohľadávky, za predpokladu, že klient už dostal tovar alebo služby a účet je tiež zaslaný zaplatiť.

Kroky

jeden. Vytvorte samostatný účet pre každého klienta na vašom účte. Môžete použiť Excel (Microsoft Excel) na udržanie malého účtu. Avšak, ak máte veľké množstvo operácií, je lepšie použiť špeciálne účtovné programy, ako napríklad 1C, QuickBooks.

Mali by ste mať informácie o spoločnosti: meno, kontaktná osoba, adresa, telefónne číslo a fax.
Zadajte informácie do elektronického systému, priraďte im číslo účtu alebo identifikačný kód.
Keď implementujete tovar alebo služby pre tohto klienta, uveďte informácie do svojho účtu.
Vykonávať účtovníctvo v elektronickej forme, ako aj uloženie kópií v papieri, ak to vyžaduje účtovná politika.

Obrázok s názvom Procesné účty Pohľadávky krok 2

2. Vytvorte správu o osôb s dlhodami po splatnosti počas 30 dní na mesačné účtovníctvo v účtovnom programe. Uistite sa, že vaše účty sú vypracované profesionálne, musia mať logo a názov vašej spoločnosti, ako aj adresu a telefónne číslo a fax.

Použite svoj účet pohľadávok len pre tých zákazníkov, ktorí majú dlh. Pošlite týchto zákazníkov zoznam transakcií. Tento dokument by mal obsahovať aj dátum nákupu, výšku dlhu, náklady spojené s dodaním a doplnkovými službami.

V každom účte musí byť špecifikovaná pokuta, ktorá sa používa v prípade oneskorenej platby. Takéto podmienky by sa mali dohodnúť s klientom.

Účty zaplatené po dohodnutom platobnom období by mali byť zahrnuté aj do správy.Urobte zoznam, v ktorom špecifikujte dátum a obdobie zakúpenia (napríklad 30, 60, 90 a 120 dní alebo viac).

Obrázok s názvom Proces Účty Pohľadávky Krok 3

3. Uveďte informácie o platbe ako potvrdenie o hotovosti od klienta, zatvorením svojho dlhu do vašej spoločnosti.

Obrázok s názvom Procesné účty Pohľadávky krok 4

4. Ak máte dlhú dobu, obráťte sa na agentúru zberu platby. Takže znížite beznádejné dlhy a zvýšte svoj majetok v obehu.

Tipy

Mnohé účtovné programy majú formuláre na vytvorenie potrebných správ. Môžete však nájsť aj formuláre na internete. Webová stránka SampleWords.Com v angličtine má mnoho foriem, ktoré možno stiahnuť zadarmo.

Upozornenia

Vo vašich záujmoch udržujte objednávky skenuje, prepravné dokumenty, ako aj iné dokumenty v samostatných elektronických priečinkoch, ak to nepovažujete za potrebné uložiť s papierom. Je lepšie mať veľa dokumentov, než nestačí, ak sa dlh, musí preukázať.