Ako urobiť Zlúčené listy -

Zlúčenie listov - spoločný prvok kancelárskeho softvéru, ktorý vám umožní prispôsobiť jeden dokument mnohým príjemcom. Môžete konfigurovať a vykonávať zlúčenie dokumentov akéhokoľvek typu: obálky, samolepky, prázdne miesta, e-maily, faxy atď. Prečítajte si článok, aby ste zistili, ako urobiť zlúčenie v počítači.

Kroky

Metóda 1 z 3:

Výcvik

jeden. Vytvorte súbor dát. Môže to byť tabuľka, databázový súbor alebo textový dokument s vhodným formátovaním. Najčastejšie na tieto účely, tabuľka používa túto príručku naznačuje, že používate tabuľku.

Váš súborový súbor musí obsahovať všetky informácie, ktoré sa budú líšiť od kópie do kopírovania. Ak napríklad vytvoríte prázdne, váš dátový súbor musí obsahovať mená a adresy všetkých možných príjemcov.

Zadajte informácie o príjemcovi do každej bunky v rámci jedného riadku tak, aby každý typ informácií (meno, priezvisko, pohlavie a t.Ns.) boli v stĺpci určené pre tento typ.

Nastavte názov každého stĺpca. Zlúčenie číta údaje zo stĺpcov. To znamená, že prvý stĺpec musí obsahovať hlavný názov tohto typu informácií. Použite mená, ktoré majú hodnotu pre vás.

Napríklad názov stĺpca obsahujúce názvy, "meno" a umiestnite všetky názvy. Keď vás žiadate, aby ste si vybrali, ktoré pole vložíte do listu, uvidíte pole "Názov" ako možnosť a nezabudnite, ktoré informácie sú obsiahnuté v tomto stĺpci.

Používatelia programu Microsoft Office, ktorí tiež používajú Outlook ako e-mailový klient, môžu používať adresu programu Outlook ako súbor s údajmi.

Obrázok s názvom Do e-mailu Zlúčenie Krok 2

2. Uložte dátový súbor. Uložte ho tam, kde môžete ľahko nájsť, a opýtať sa na meno, ktoré si pamätá.

Obrázok s názvom Do e-mailového zlúčenia krok 3

3. Napíšte primárny dokument. Tento dokument, v ktorom vložíte informácie. Ak napríklad napíšete list, primárny dokument bude listom. Akýkoľvek prvok, ktorý sa zlúčte, musí automaticky vyplniť (napríklad mená príjemcov), zanechať prázdne.

Metóda 2 z 3:

Zlúčiť v MS Office

jeden. Otvorte panel s nástrojmi. Ak ho nevidíte, otvorte ponuku panela s nástrojmi a vyberte položku Zlúčiť zo zoznamu.

Obrázok s názvom Do e-mailového zlúčenia krok 5

2. Odpoveď MS Office Otázky. Zlúčiť nástroj na kancelársku ponuku prejsť niekoľkými krokmi, aby vás naučili, ako používať nástroj správne as mysľou.

Začnite podľa, ktorý dokument vytvoríte. Vyberte najlepšie zobrazenie a kliknite na tlačidlo Ďalej.

Vyberte, ktorý počiatočný dokument používate. Ak ste boli riadiace tieto tipy, potom budete mať možnosť "používať aktuálny dokument". Kliknite na tlačidlo Ďalej.

Obrázok s názvom Do e-mailového zlúčenia krok 6

3. Vyberte súbor fúzie. Toto je súbor dát, ktorý ste vytvorili. Vyberte príslušný prepínač a kliknutím na tlačidlo Ďalej vyhľadáte súbor a pripojte sa k počiatočnému dokumentu.

Ak dávate prednosť používaniu adresára programu Outlook, vyberte túto možnosť.

Obrázok s názvom Do e-mailu Zlúčenie Krok 7

4. Vyberte, aké údaje na použitie. Office umožňuje vybrať informácie o informáciách na vašu požiadavku. Táto funkcia vám umožní vybrať si, ktoré prvky informácií budete používať v primárnom dokumente, čím pomáha vám umožniť váš dátový súbor užitočnejší a pohodlný čas v závislosti od účelu jeho používania. Ak ste s výsledkom spokojní, kliknite na tlačidlo Ďalej.

Údaje môžu byť zoradené kliknutím na názov každého stĺpca. Táto funkcia je veľmi užitočná, ak potrebujete rýchlo vyhľadávať v obrovskom množstve informácií.

Obrázok s názvom Do e-mailu Zlúčenie Krok 8

päť. Vložte polia s informáciami. Na nasledujúcej stránke panela úloh sa zobrazí výzva na vytvorenie dokumentu, ak ste to neurobili vopred, a niekoľko možností pridania informácií o príjemcoch do dokumentu.

Pridanie informácií sa vykonáva umiestnením kurzora na miesto, kde musíte pridať informácie a stlačením príslušného tlačidla na paneli úloh.

Opakované dátové polia môžete odstrániť stlačením tlačidla Delete, ako napríklad pravidelné písmená alebo čísla.

Sada parametrov sa mierne líši v závislosti od toho, aký typ dokumentu vytvoríte. Office poskytuje všetky možné možnosti na používanie informácií poskytnutých vami. Napríklad, ak vytvoríte obchodný list, uvidíte možnosti pridania bloku adresy, vrátane názvu, názvu príjemcu a úplnú adresu, úhľadne organizované v niekoľkých riadkoch.

Niektoré možnosti vám poskytnú ďalšie okno na zadanie príslušných informácií.

Ak použijete parameter, ktorý nemôže nájsť príslušné informácie, kliknite na tlačidlo "Pole Compliance", aby ste poskytli informácie, na ktorých z vašich polí spĺňa štandardné pole programu. Môžete napríklad zobraziť program, ktorý by mal používať kategóriu "Rodinné meno" v súbore dát, aby ste vyplnili názov "priezvisko" v bloku adresy.

Ak chcete použiť vlastné polia, kliknite na tlačidlo "Ďalšie možnosti". Uvidíte názov každého stĺpca, ktorý ste vytvorili, a môžete ho použiť namiesto štandardného mena.

Obrázok s názvom Do e-mailu Zlúčenie Krok 9

6. Pozrite sa na vytvorené písmeno. Funkcia zlúčenia neindikuje informácie v poliach primárnych dokumentov, kým sa dokument vytlačíte, ale kancelária má funkciu náhľadu, ktorá umožňuje skontrolovať, či sa informácie zobrazia správne v súlade s umiestnením polí v dokumente. Túto funkciu použite, kým sa uistite, že je všetko v poradí s dokumentom.

Obrázok s názvom Do e-mailu Zlúčenie Krok 10

7. Dokončiť zlúčenie. Posledná stránka panela úloh Informuje, že všetky bloky sú na mieste a program je pripravený na vytlačenie dokumentu. Každý samostatný tlačený dokument bude obsahovať samostatný súbor informácií. Program vytlačí toľko inštancií dokumentu, koľko informácií vás poskytujú.

Ak chcete upravi »jednotlivé písmená, môžete to urobiť kliknutím na odkaz" Zmeniť diely "Odkaz na paneli úloh.

Metóda 3 z 3:

Zlúčiť do OpenOffice.Org

jeden. Vytvorte databázu. V OpenOffice.Org vždy vyžaduje databázu zlúčenia - Avšak, môžete si však vytvoriť databázu vo forme tabuľky.

Otvorte ponuku Súbor a vyberte možnosť nového databázy.
V zobrazenom okne vyberte možnosť "Pripojiť k existujúcej databáze". V rozbaľovacej ponuke vyberte položku "Sieťová tabuľka" a kliknite na tlačidlo Ďalej.
Na nasledujúcej obrazovke vyberte súbor tabuľky, ktorý chcete použiť. Možnosť ochrany databázy hesla si môžete vybrať, označte príslušnú možnosť. Kliknite na tlačidlo Ďalej.
Na tejto obrazovke si môžete vybrať, či chcete zaregistrovať databázu pre ľahký prístup k nemu v budúcnosti alebo otvorte databázu na úpravu. (Možno budete chcieť upraviť novovytvorenú tabuľku). Kliknite na tlačidlo Dokončiť.

Uistite sa, že ste dali názov databázy, ktorý si môžete ľahko pamätať.

Obrázok s názvom Do e-mailu Zlúčenie Krok 12

2. Pridajte svoje polia. Akonáhle ste viazali informácie s databázou, zrozumiteľné pre OpenOffice.Org, ďalšie použitie databázy bude jednoduché.

V ponuke Vložiť vyberte polia a potom iné. Alebo stlačte tlačidlo Control-F2.

V okne, ktoré sa zobrazí, prejdite na kartu databázy.

Kliknite na tlačidlo "Prehľad" a vyhľadajte vytvorenú databázu.

Akonáhle ste si vybrali databázu, zobrazí sa v zozname s názvom "Database Select" na pravej strane okna.

Zo zoznamu "Typ" na ľavej strane okna vyberte položku "Polia Zlúčenie".

Kliknite na ikonu + vedľa databázy a zobrazí sa súbor tabuľky. Kliknite na ikonu + vedľa neho a uvidíte názov polí, ktoré ste si vybrali pri vytváraní tabuľky.

Vyberte polia, ktoré chcete vložiť, a kliknutím na tlačidlo paste umiestnite polia do primárneho dokumentu.

Nezabudnite nájsť kurzor na mieste, kde chcete vyhľadať príslušné pole pred stlačením tlačidla vložky. V opačnom prípade budete musieť znížiť a vložiť pole na správnom mieste.

Ako v kancelárii sú textové polia ako listy a čísla. Môžete ich presunúť s medzerou a odstrániť pomocou tlačidla Delete.

Obrázok s názvom Do e-mailu Zlúčenie Krok 13

3. Dokončiť zlúčenie. Skontrolujte polia na mieste. Akonáhle je všetko pripravené, vytlačte primárny dokument. Funkcia fúzií vytlačí jednu kópiu dokumentu pre každé údaje z databázy, ktoré ste vybrali.

Tipy

Programy založené na Word často majú šablóny na vytvorenie primárnych dokumentov.
Uistite sa, že ste rozdelili polia na oddelenie termínov. Napríklad pre meno môžete použiť názov zdvorilostí (pán, pani, pán, pani), krstné meno a priezvisko. Keďže tieto sú tri polia, použite tri rôzne stĺpce.