Ako urobiť zlúčenie pošty v programe Microsoft Word

Fúzia je výkonný nástroj na písanie a odosielanie osobných písmen viacerých príjemcov. Môžete ho použiť aj na vytvorenie obálok alebo samolepiek s informáciami o každom príjemcovi. Zlúčenie môže importovať údaje z iného zdroja, ako napríklad Excel, a potom ich použite na vloženie do svojej správy podľa niektorých príjemcov.

Kroky

Časť 1 z 3:

Pridanie príjemcov

jeden. Fúzia je funkcia určená na vytvorenie hromadných poštiek, ako aj obálky a samolepky s rôznymi informáciami. Databázu príjemcu môžete importovať alebo zadať manuálne a potom použite takzvané "polia", aby ste automaticky vyplnili informácie o každom príjemcovi. To vám umožní vytvoriť jeden dokument, ktorý môžete posielať stovky alebo dokonca tisíce ľudí.

Obrázok s názvom Mail Zlúčenie v Microsoft Word Krok 2

2. Vytvorte tabuľku s informáciami o príjemcoch (v prípade potreby). Informácie o príjemcoch môžete zadať manuálne, ale ak máte stovky príjemcov, je jednoduchšie vytvoriť vhodný tabuľku alebo databázu.

Ako vytvoriť tabuľku v programe Excel.

V sieti nájdete informácie o vytváraní databázy v prístupe.

Obrázok s názvom Mail Zlúčenie v Microsoft Word Krok 3

3. Kliknite na kartu Mailingup. Ak pracujete v programe Word 2003 alebo starší, kliknite na tlačidlo "Service" - "Písmená a poštové zásielky" - "Zobraziť panel s nástrojmi Show Merge".

Obrázok s názvom Mail Zlúčenie v Microsoft Word Krok 4

4. Kliknite na položku Spustiť Merge a vyberte typ dokumentu (e-mailové správy, písmená, obálky, samolepky a adresáre). Ak si nie ste istý, vyberte "Normal Word Document".

Výber "obálok" sa otvorí okno Nastavenia obálky, v ktorom môžete vybrať veľkosť a poradie formátovania obálky.

Výber "samolepiek" sa otvorí okno "Sticker", v ktorom môžete vybrať typ a veľkosť nálepiek.

Obrázok s názvom Mail Zlúčenie v Microsoft Word Krok 5

päť. Kliknite na položku Vybrať príjemcov a vyberte spôsob pridania príjemcov. Príjemcovia sú najdôležitejšou časťou funkcie zlúčenia, pretože vám umožní vyplniť "polia" informácie o každom príjemcovi. Môžete manuálne zadať príjemcov, nahrať tabuľku alebo databázu alebo prevziať kontakty z programu Outlook.

Výber "Zadajte nový zoznam", nové okno sa otvorí, v ktorom môžete zadať informácie o každom príjemcovi. Bude užitočné, ak nemáte prístup k tabuľke s informáciami o príjemcoch, ale je to veľmi pomalá metóda zadávania údajov. Kliknutím na tlačidlo "Nastavenia stĺpcov" môžete vytvoriť stĺpce s príslušnými informáciami.

Výber "Použiť existujúci zoznam", program Windows Explorer sa otvorí, v ktorom môžete nájsť súbor s tabuľkou alebo databázou. Kliknutím na tlačidlo "Nový zdroj" môžete tiež pripojiť k SQL Serveru na internete.

Výber "Select Outlook Kontakty", vaše kontakty sú prevzaté z programu Outlook (môžete si poznamenať, ktoré kontakty sa musia stiahnuť).

Časť 2 z 3:

Vytvorenie dokumentu

jeden. Vytvorte dokument ako zvyčajne (od nuly alebo so šablónou). Predtým, ako je dôležité zadať údaje príjemcu, aby ste pri vytváraní dokumentu použili zodpovedajúce "polia".

V sieti nájdete informácie o písaní oficiálneho listu.
Ako urobiť dobrý newsletter.

Obrázok s názvom Mail Zlúčenie v Microsoft Word Krok 7

2. Stlačte tlačidlo "Welcome String", aby ste vytvorili pozdrav. Môžete použiť funkciu Preview, aby ste zistili, ako pozerá pozdrav na každú inštanciu zlúčenia.

Obrázok s názvom Mail Zlúčenie v Microsoft Word Krok 8

3. Kliknite na tlačidlo "Vložiť merge Field" a vyberte pole, ktoré chcete vložiť do dokumentu. Pri vytváraní dokumentov bude toto pole nahradené údajmi z tabuľky príjemcu.

Ak chcete napríklad, ak chcete, aby sa dokument zobrazil názov a priezvisko príjemcu, vyberte položku "First", stlačte medzeru, kliknite na tlačidlo "Tlačidlo Vložiť pole" a potom kliknite na tlačidlo "Posledné".

Môžete tiež použiť tlačidlo "Adresy" na vytvorenie obálok s adresou každého príjemcu. Zadajte svoju adresu do vstupného riadku adresy odosielateľa a potom stlačte "Adresy" v riadku adries príjemcu.

Môžete si vybrať ľubovoľné pole obsahujúce príjemcovské údaje. Uistite sa, že to platí pre všetkých príjemcov zo zoznamu, pretože prázdne polia sa ponáhľajú do očí.

Obrázok s názvom Mail Zlúčenie v Microsoft Word Krok 9

4. Kliknutím na tlačidlo "Zvýraznenie polí" zvýraznite vložené polia a uľahčujú ich úpravy.

Obrázok s názvom Mail Zlúčenie v Microsoft Word Krok 10

päť. Kliknite na tlačidlo "Zobraziť výsledky", aby ste zistili, ako bude dokument vyzerať. Na obrazovke sa zobrazí dokument o fúzii s informáciami o prvom príjemcovi.

Časť 3 z 3:

Dokončenie zlúčenia

jeden. Skontrolujte dokument chyby. Kliknite na tlačidlo Auto Point Chyba, takže slovo skenovanie každého dokumentu v zlúčení a uistite sa, že všetky polia sú vyplnené zodpovedajúcimi údajmi príjemcu. Program vás oznámi akejkoľvek nekonzistentnosti, ktorú môžete opraviť.

Obrázok s názvom Mail Zlúčenie v Microsoft Word Krok 12

2. Vyplňte proces fúzie. Kliknutím na tlačidlo "Nájsť a kombinovať" sa zobrazia tri možnosti:

"Úprava jednotlivých dokumentov". Môžete definovať upraviteľné záznamy. Potom bude vytvorený nový dokument s každou položkou na samostatnej stránke. Môžete ich upravovať manuálne.

"Tlač dokumentov". Môžete definovať tlačené záznamy. Po tom, dokumenty budú odoslané do tlačiarne a vytlačené.

"Odosielanie dokumentov e-mailom". Môžete zadať predmet písmena a vyberte príjemcu obsahujúce pole obsahujúce adresy. Potom môžete poslať distribučnú plochu. Upozorňujeme, že bulletin bude uložený, takže sa uistite, že je všetko v poriadku.