Ako odpovedať na hrubý e-mail v práci

Trikrát ste si narazili správu, ale stále sa zdá byť hrubý. Ale je to stojí za to volať odosielateľovi a zistiť, či naozaj chcel napísať hrubosť...alebo nie?

"Sieťová etiketa" V práci je tiež dôležité ako v iných oblastiach života. Je neprijateľné, aby ľudia, ktorí, s osobnou konverzáciou, sa správajú tak neustále, umožnili byť chorí len preto, že používajú na komunikáciu elektronických komunikácií. Je však veľmi dôležité zostať objektívnym e-mailom, ktoré sa môžu zdať hrubé, ale v skutočnosti nie sú. Preto sa nabudúce dostanete zo svojho šéfa, kolegov alebo dokonca niektoré "Veľký sid" Správa, ktorú si zdalo urážku.

Kroky

jeden. Určite, ako vyzerá hrubá správa. V elektronickej správe je veľmi ľahké nesprávne interpretovať zámer, tón a slová. Samozrejme, že správa nie je sprevádzaná rozprávkovým hlasom a gestami, takže ak ste vystúpili s prácou, nie je dostatok cukru vo vašej krvi, a chcete opustiť domov, budete veľmi ľahko prijať obvyklé posolstvo hrubý. Zvyčajne má správa nasledujúce funkcie:

Slová v správe sú očividne urážlivé a / alebo výnimky (ak ste dostali správu, v ktorej bol použitý abnormatívny slovník, s najväčšou pravdepodobnosťou je porušenie politiky spoločnosti, a navyše demonštruje neprofesionalita odosielateľa. Môže to byť aj dôvod na súdny proces, v závislosti od toho, čo bolo povedané vašej adresy, najmä ak to bola hrozba, obťažovanie alebo ohováranie).
Správa je napísaná veľkými písmenami (ako keby ste na vás kričal) v celok alebo čiastočne, na týchto miestach, kde by odosielateľ chcel vyjadriť požiadavku alebo sprostredkovať sponzortný tón. (Pamätajte, že niektorí konatelia a kolegovia sa stále nedotýkali s klávesmi Caps Lock, takže im možno musíte musieť odpustiť príliš lenivé alebo "Neziskový").
Správa je požiadavka bez akéhokoľvek "Ahoj", "ustúpiť", "Vďaka" a podpisy. Toto je normálne, ak sa vám nepodlíte, a neposkytujete podpis v prípade, ak ide o pokračovanie už začatej korešpondencie. Ale ak je to prvá správa na úplne novej téme, v ktorej je požiadavka vykonaná alebo pokyny, je na pracovisku neslušné vynechať tieto formality.
V správe ste kontaktovaní neúctivý (s Twistrs) na úrovni urážky a / alebo s Tippets "Skontrolujte si Shirinku" a T.Ns.
V hrubom posolstve sa môže použiť mnohé výkričník a otázniky. Často podpisy podľa typu "!!!!!!" a "?????" sú považované za hrubosť alebo hodiť svoju nadradenosť nad vami. Môžu sa však použiť aj na väčšiu expresiviu, takže by ste nemali vnímať toto označenie ako hlavné.
Odosielateľ dáva kópiu svojho šéfa, tak ako by "Nútený" Aby ste akcie.

Obrázok s názvom Reagovať na hrubý e-mail pri pracovnom kroku 2

2. Pozorne si prečítajte správu pred uzavretím záverov týkajúcich sa zámeru odosielateľa. Ak ste práve bežali cez svoje oči v poste a rozhodli sa, že je hrubý, je veľmi dôležité, aby ste to znova čítať pozornejšie. Aj keď ste ho po prvýkrát prečítali, znova si prečítajte, aby ste sa uistili, že ste nič nechýbali a nevidia, čo je naozaj nie. Bolo by dobré sa pýtať, že to bolo v tejto správe, že ste toľko ublížili. Môže slúžiť ako ďalší tip pochopiť, ako bolo toto posolstvo. Ak ste sa nedávno uskutočnili s kolegom alebo šéfom, a táto správa je pokračovaním živých diskusie, je jasné, že ste nepravdepodobné, že by ste okamžite čítať správu. Na druhej strane, ak ste si nevšimli znamenia, že váš šéf alebo kolega je nešťastný s vami, je možné, že ste práve nepochopili túto správu.

Aké sú zámery, ktoré sa skrývajú slová?

Odosielateľ je konfliktná osoba alebo osoba, ktorá je zvyčajne veľmi zdvorilá? Dokonca aj v zdvorilej osobe, niekedy môžu existovať problémy s komunikáciou prostredníctvom e-mailu, hoci neexistoval žiadny úmysel byť hrubý a nie.

Možno, že osoba je jednoducho čerpaná, snaha sa zdať silnejšia e-mailom, než sa môže zdať s osobným konverzáciou? V tomto prípade by odosielateľ mohol jednoducho ísť do triku, aby ste urobili to, čo sa bojí požiadať, aby ste sa obávali osobne.

Správa má miesta, ktoré jednoducho nerozumiete? V tomto prípade je lepšie nepreberať nič, kým nebudete mať ďalšie informácie. Ľudia, ktorí rýchlo vytlačia, niekedy chýbajú slová a nie sú zmätené interpunkciou a pravopisom. Teraz sa stáva čoraz populárnym písať e-maily, ako jednoduché SMS, takže niekedy nie sú ľahké pochopiť.

Obrázok s názvom Reagovať na hrubý e-mail pri pracovnom kroku 3

3. Nesúďte emocionálny stav odosielateľa. Vyhnite sa rozsudkom o emocionálnom stave osoby, ktorá vám poslala správu. Nerozvinuté komunikačné zručnosti, mätúce sarkasmus alebo vtipy alebo len fuzzy odpoveď - toto všetko môže vytvoriť dojem, že správa je hrubá, hoci v skutočnosti sa človek snažil niečo povedať, ale nemohol ho vyjadriť do fit. Pochopte, že nie všetci ľudia môžu v krátkom časovom období napísať brilantnú odpoveď a najviac sa snaží rýchlo poslať správu pre prejsť zo zoznamu prípadov a pokračovať do inej úlohy.

Toto pravidlo má samozrejme výnimky. Ak zažívate ťažkosti v osobnej komunikácii s osobou, je možné, že dovolil jeho emócie ovplyvniť vašu korešpondenciu. Každopádne vyhodnotiť obsahovú správu a nie podľa očakávaní.

Obrázok s názvom Reagovať na hrubý e-mail pri pracovnom kroku 4

4. Zdržať sa odpovede alebo "Čítať a nereagovať".Je veľmi dôležité, aby ste neboli zodpovedané, kým sa správa neprijmete objektívne a neopokojte sa. Rýchlo reagovať, budete s najväčšou pravdepodobnosťou chcieť napísať správu v rovnakom hrubom spôsobom, riskovať len komplikuje situáciu. Ešte horšie - odpovedať hrubo k správe, v ktorom bola pôvodne žiadna hrubosť a neznamenala! Takže preložte ducha. Zatvorte správu a prechádzku. Pite šálku kávy, úsek a riešiť inú vec, ktorá by priniesla myšlienky v poriadku. V tomto prípade, keď sa vrátite späť, ste narazili správu a môžeš sa rozhodnúť, či je to smutné, pretože sa vám zdalo prvýkrát.

Nikdy nereagujte, ak ste nahnevaní a v takýchto prípadoch sa vždy snažte odložiť s odpoveďou. Slová napísané v angíne šuchárstvo tiež zaznamenané písomne môžu vytvárať problémy s dlhým hraním.

Emocionálne vás a vašu správu, tým dôležitejšie upgrade s odpoveďou.

Obrázok s názvom Reagovať na hrubý e-mail pri pracovnom kroku 5

päť. Pozrite sa na vysvetlenia. Ak máte takúto príležitosť, príďte na osobu a opýtajte sa ho, čo chce povedať vo svojej správe. Máte viac šancí na objasnenie situácie, ak hovoríte s osobou osobne. Táto možnosť je však nemožná pre ľudí, ktorí pracujú ďaleko od seba alebo dokonca na rôznych miestach, regiónoch alebo krajinách. Ako ďalší krok sa môžete pokúsiť hovoriť s osobou telefonicky, ak je táto možnosť k dispozícii pre vás. Telefónna konverzácia vám umožní objasniť situáciu oveľa rýchlejšie ako pri výmene správ. Ak nemáte inú možnosť, alebo táto možnosť sa pre vás zdá byť vhodnejšia, môžete odpovedať na správu e-mailom. V tomto prípade byť zdvorilý a demonštrovať svoju profesionalitu. Napríklad:

Ahoj, Kevin! Ďakujem vám za vašu správu. Nie som si celkom istý, či som pochopil svoju frázu "Ako si myslíte, že si môžete nájsť silu, aby ste zostali ďaleko od chladiča s vodou a pokračujte v správe NOXOS? Možno budem musieť revidovať vašu úlohu v spoločnosti". Musí byť prijatý, že vaša fráza bola dosť hrubá a vyžaruje pochybnosti o mojej profesionalite. Viem, že je termín, a dám ich do nich. Len som si vzal trochu prestávku, než sa vrátim do práce na správe. Ak sa zaujímate o prácu práce, rád vás budem informovať o aktuálnej fáze alebo telefonicky. S pozdravom, Nellie.

Možno budete vhodný pre ironickú možnosť (ale pre to musíte pracovať vo vhodnej spoločnosti!): Vážený, Kevin! Ďakujem vám za vašu správu. Som si vedomý toho, čo sa dotknite chladiča - strata času. Budete však radi, že v dôsledku môjho chladnejšieho, ktoré trvalo presne 2 minúty 23 sekúnd, podarilo sa mi zistiť, že Jim pracuje na tom istom číslach, ako sme vo vašej správe, čo znamená, že môžem dokončiť prácu Dnes večer, nie zajtra ráno. Budem rád poslať vám hotovú správu pred odchodom domov. Mimochodom, chcel som povedať, že som potešený svojou novou obuvou. Všimol si ich z podávania, keď tam bol chladič. Nellie.

Obrázok s názvom Reagovať na hrubý e-mail pri pracovnom kroku 6

6. Znova si prečítajte svoju správu. Správa narazila aspoň trikrát, aby ste sa uistili, že ste neodpovedali zhruba alebo cez chur emocionálne. Udržujte zdvorilý a profesionálny tón po celej správe a odstrániť tie časti, ktoré obsahujú informácie, ktoré nie sú na tému alebo súdu na emocionálnom stave odosielateľa. Nech je vaša správa jednoduchá, na tému a bez provokácií. Ako je uvedené v "101 E-mail Lieting Board": "Napíšte správy iným, ako by ste chceli napísať".

• Buďte vzorkou zdvorilosti a nereagujú na hrubosť a útoky. Sterna profesionalita je normou, ale tu je prísaha, kliatby, poplatky a urážky - nie rozhodne. Nie je tiež normou "Agresívny" Registrácia správy (nevhodné použitie výkrikových značiek a t.Ns.).

Obrázok s názvom Reagovať na hrubý e-mail pri pracovnom kroku 7

7. Pochopiť, že niekedy nereagujú - ok. Niekedy je lepšie ponechať hrubý odkaz bez odpovede. Možno, že odosielateľ nepoznal všetky fakty, vstali ráno, nestratili nohy alebo jednoducho nebolo v sebe z viacerých dôvodov. Ak si myslíte, že je lepšie venovať pozornosť tejto správe a nemusíte objasniť, že to bol odosielateľ, ktorý znamenal, alebo nemusíte odpovedať na danú otázku a t.D., Potom neodpovedajte. Správať sa, akoby som nikdy nedostal túto správu, čo znamená, že stále pracujete, ako od vás očakávate.

Obrázok s názvom Reagovať na hrubý e-mail pri pracovnom kroku 8

osem. Porozprávajte sa so svojou hlavou alebo personálnym oddelením, ak ste si všimli tendenciu k hrubým správam. Na pracovisku nemusíte podstúpiť hrubosť, prenasledovanie alebo hrozby. Povolenie a hrozby vyžadujú opatrenia, ale hrubosť je niečo, bez ktorého dobre organizovaný pracovný tok môže byť dosť drahý, inak morálny hity. Uložiť správy, v ktorých ste napadnutí ako dôkaz, takže budete mať písomné dôkazy, ktoré budú môcť potvrdiť vaše slová.

Obrázok s názvom Reagovať na hrubý e-mail pri pracovnom kroku 9

deväť. Vykonajte svoju časť transakcie. Ak máte pochybnosti o odoslaní správy, ktorú ste napísali do vzrušenia, hnevu alebo obťažovania, a myslíte si, že vaše emócie sa prejavili na obsahu a mohli by ste byť hrubé, potom uložte túto správu do konceptov alebo len odstrániť. Neposielajte ho, kým každý premýšľa. Vždy byť vzorkou profesionality.

Tipy

Ponúknuť seminár o e-mailovej korešpondencii e-mailom. Ak nikto nevie, ako ho tráviť, potom zavolajte ten, kto vie. Môže slúžiť ako znamenie, že takéto školenie je naozaj potrebné!
Ak potrebujete rozliať hnev - Urobte to v prázdnej správe alebo slovom dokumente. V tomto prípade môžete odstrániť napätie, ale nebudete mať možnosť náhodne stlačiť tlačidlo "odpovedať" a odoslať správu.
Nemusíte sa pozrieť s niekým neúspešným počas dňa. Všetci z nás majú, ale vždy potrebujete udržať zdvorilosť.
E-mail aj pre zložité profesionáli. Nezabudnite, že správny prenos emócií a zámery nie je vždy vykonávaný prostredníctvom e-mailu. Aj keď áno, príjemca nie je vždy schopný správne pochopiť.
Jedným zo spôsobov, ako vyriešiť problém s kolegom, ktorý čas po uplynutí času vám pošle hrubé správy - dať svoj šéf alebo iný dôležitý zamestnanec v poštovom zozname zakaždým, keď odpovedáte (druh nátlaku, v tomto prípade ich nútite, aby ste udržali zdvorilosť v tomto prípade). Dodržiavate si zdvorilý tón a vyhnúť sa hrozbám, nech sa slová hrubého kolegu hovoria za seba.
Ak je odosielateľ známy pre vždy hrubý, keď je zodpovedajúci, zapamätajte si to a podľa toho odkazujte na svoje správy.

Upozornenia

Niektorí ľudia ako pomalý pohyb bomby - prinesú na vás všetok váš hnev, ak odpoviete hrubý. Zostaňte zdvorilí a správať sa ako profesionál, ak máte nejaké pochybnosti, alebo sa obávate niečoho, porozprávajte sa so svojou hlavou alebo personálnym oddelením.
Akékoľvek liatie, urážlivé, rasistické správy alebo prenasledovanie prostredníctvom správ poskytujú dôvody prezentácie nároku. E-mail je k dispozícii na overenie takmer všetkých jurisdikcií, ktoré môžu viesť vašu spoločnosť na súdne konanie. Človek, ktorý posiela podobné správy, môže byť zodpovedný za prepustenie. Ak si myslíte, že obsah správy spôsobuje obavy, konzultovať so svojou hlavou alebo personálnym oddelením pre ďalšie akcie. Ak nechcete zvýšiť túto otázku medzi kolegami, môžete sa poradiť so svojím osobným právnikom.
Nemali by ste písať správy svojim kolegom a úradam z akéhokoľvek dôvodu, ak môžete urobiť niekoľko krokov a porozprávajte sa s nimi osobne. V tých spoločnostiach, kde zamestnanci uprednostňujú e-mail na osobnú konverzáciu (aj keď každý z nich je od seba v pešej vzdialenosti), potešenie z práce v tíme zmizne. Riziko neprimeranej korešpondencie sa však zvyšuje, pretože elektronické komunikačné prostriedky nekontrolujú správanie ľudí, ako sa to stane s osobnou komunikáciou. Profesor Klya Shirski odporúča najprv začať komunikovať naživo a až po tom, čo prejdite na korešpondenciu e-mailom. Dokonca len hovorím "Hej" Každé ráno uľahčia proces zriadenia sociálnych spojení.

Čo potrebuješ

E-mail
Miesto, kde môžete ísť na prestávku