Ako sa naučiť písať zrozumiteľné pokyny

Ak ste učiteľom alebo autorom technickej dokumentácie, pravdepodobne musíte pravidelne napísať pokyny. Pre iných ľudí môže byť takáto úloha dosť komplikovaná. Stáva sa to, že autor návodu vynechá dôležitý krok, pretože sa zdá byť zrejmé, alebo zamieňa svojich čitateľov veľký počet akcií v jednom bode. Ak sa chcete dozvedieť, ako písať presné pokyny, musíte najprv jasne pochopiť, ako vykonať úlohu. Potom skúste doslova postupovať podľa svojich pokynov a uistite sa, že určite vysvetľujú, ako sa vyrovnať s prípadom.

Kroky

Časť 1 z 3:

Ako sa zaoberať úlohou

jeden. Zbierajte potrebné materiály. Najprv sa musíte zoznámiť s úlohou na napísanie dostupného inštrukcie. Zhromažďovať všetky potrebné nástroje a veci, potom, čo ich šíri približne v poradí, v akom ich použijete na vyriešenie problému.

Zapíšte si všetko, čo potrebujete. Pokyny môžete pripojiť zoznam potrebných nástrojov alebo materiálov.

Obrázok s názvom Písanie Vymazať pokyny Krok 2

2. Vykonať úlohu sami. Aj keď ste opakovane úspešne vyriešili takúto úlohu, odporúča sa znova opakovať všetky akcie, aby ste nezabudli na akýkoľvek dôležitý krok v pokynoch.

Ak je úlohou známe, určite si želám ísť na najkratšiu cestu. Skúste vykonať všetky potrebné akcie a špecifikovať dôležité informácie, ktoré môžu čitateľovi neznáme.

Obrázok s názvom Písanie Vymazať pokyny Krok 3

3. Podrobný plán. Po každom kroku napíšte svoje činy. Takže to bude pre vás jednoduchšie udržať logický postup v pokynoch. Alternatívne sledujte úlohu a označte akcie, ktoré nie sú zmätené.

Obrázok s názvom Písanie Vymazať pokyny Krok 4

4. Určiť cieľovú skupinu. Pokyny pre tú istú úlohu možno napísať v rôznych jazykoch v závislosti od cieľovej skupiny. Vaše pokyny pre dospelých pravdepodobne nebudú ako pokyny pre mládež.

Zohľadniť motiváciu. Pokyny pre deti, ktoré potrebujú vykonať projekt, sa budú líšiť od pokynov pre rodičov, ktorí pomáhajú deťom vyrovnať sa s projektom.

Obrázok s názvom Zapisovať Vymazať pokyny Krok 5

päť. Napíšte hrubú verziu krátkeho úvodu. V úvode, povedzte čitateľom, aký druh úlohy môžu vykonávať pomocou pokynov a ktoré možno dosiahnuť, ak chcete sledovať pokyny. Malo by byť známe, že väčšina čitateľov bude chýbať úvod alebo jednoducho nebude platiť náležitú pozornosť, takže nešpecifikovať kľúčové informácie a dôležité upozornenia v úvode.

Ak úvod obsahuje dôležité varovanie, musí byť tiež potrebné duplikované v kroku-za krokom akcií v prípade, že čitateľ bude chýbať úvod.

Napríklad, ak vysvetlíte, ako variť sendvič s vlašskou paste a džem, potom v úvode môžete spomenúť, že takýto sendvič je jednoduchý a užitočný nádoby na raňajky alebo obed pre každé dieťa.

Časť 2 z 3:

Ako napísať pokyny

jeden. Rozdeľte úlohu pre jednoduché kroky. Každý krok by mal pozostávať len z jednej akcie, nie dva alebo viac. Ak položka obsahuje viac ako dve vety, potom je možné rozdeliť na dve jednoduché položky.

Napríklad namiesto toho "Zamknite golier okolo krku domáceho maznáčika a upevnite vodítko" Znázornený "Opravte golier okolo krku domáceho maznáčika" a "Upevnite vodítko na golier".
Teda, "Opravte golier okolo krku domáceho maznáčika" bude prvým krokom a "Upevnite vodítko na golier" - druhá.

Obrázok s názvom Zapisovať Vymazať pokyny Krok 7

2. Začnite každú položku z aktívneho slovesa. Každý krok by mal urobiť akciu. Je potrebné použiť slovesá, ktoré zobrazia čitateľovi, ktorá akcia musíte vykonať na dokončenie tohto kroku.

Napíšte o tom, čo musíte urobiť, a neviete alebo nemyslite.

Napríklad, ak vysvetlíte, ako chodiť PSA, potom "Uistite sa, že golier je pevne sedí na krku" je efektívnejšia fráza ako "Naučte sa vhodná veľkosť goliera".

Obrázok s názvom Zapisovať Vymazať pokyny Krok 8

3. Dodržiavajte logickú postupnosť akcií. Predstavte si, že váš čitateľ začne vykonávať akcie hneď, ako si prečítajte prvú položku. Spravidla, nikto nie je okamžite čítať pokyny od začiatku až do konca. Ak čitateľ potrebuje vedieť čokoľvek, aby vykonal akciu z tejto položky, špecifikovať informácie v odseku.

Ak by akcie z tejto položky mohli byť nebezpečné, potom zadajte varovanie v tomto odseku, a nie v úvode alebo na konci pokynu, keď je príliš neskoro.

Použite tipy, ktoré pomôžu čitateľovi určiť, čo správne dokončil tento krok. Napríklad napíšte: "Golier je správne upevnený, ak sú medzi hrdlom PSA a golierom umiestnení dva prsty".

Obrázok s názvom Zapisovať Vymazať pokyny Krok 9

4. Starostlivo vyzdvihnúť slová. Použite jednoduché slová, ktoré budú chápané všetkým. Vo väčšine prípadov je lepšie robiť bez žargónu a špeciálnych podmienok. Ak je termín nevyhnutný, potom dajte krátku a jednoduchú definíciu.

Napríklad, ak vysvetlíte, ako podať návrh, potom bez právnych pojmov to nie je. V tomto prípade najprv poskytnite jednoduchú definíciu a potom špecifikujte termín, ktorý sa používa na súde.

Obrázok s názvom Zapisovať Vymazať pokyny Krok 10

päť. Popíšte pozitívne akcie. Je lepšie informovať čitateľa, že by mal robiť, a nie to, čo nemusíte robiť. Ak osoba číta pokyny, nakonfiguroval na vykonanie úlohy. Nehovorte, čo nemusíte robiť, inak to môže byť zmätené a stále vykonávať túto akciu.

Takže v prípade goliera lepšie špecifikovať "Uistite sa, že golier je pevne sedí" Namiesto frázy "Nepoužívajte príliš malý golier".

Obrázok s názvom Zapisovať Vymazať pokyny KROK 11

6. Napíšte v druhej osobe. Zámeno "vy" Umožňuje kontaktovať čítačku priamo a vyhnúť sa zmätku. Čitateľ rozhodne pochopí, čo je potrebné urobiť, aby sa vyrovnal s úlohou a nezačne pochybovať.

Napríklad, ak píšete "Páka musí byť v dolnej polohe", Potom číta čitateľ hádať, kto musí znížiť páku. "Musíte znížiť páku" alebo dokonca "Spustite páku" nenecháva miesto za pochybnosti o tom, či by mala vykonať túto akciu.

Obrázok s názvom Zapisovať Vymazať pokyny Krok 12

7. Zadajte iné možnosti. Niektoré akcie môžu byť vykonané niekoľkými spôsobmi. V tomto prípade špecifikujte alternatívne metódy, takže čitateľ si môže vybrať preferovanú možnosť.

Napríklad, ak vysvetlíte, ako variť sendvič s orechovým olejom a zaseknutím, môžete pridať: "Použite olej z mandľových orechov v prípade alergií na arašidy".

Obrázok s názvom Zapisovať Vymazať pokyny Krok 13

osem. Použite vizuálne obrázky. Určite ste známa fráza "Lepšie vidieť raz, než počujem stokrát". Takže v prípade pokynov môže obraz alebo schéma prístupnosť prístupu vysvetliť podstatu akcie ako podrobný opis.

V prípade technických pokynov sa uistite, že čitateľ bude schopný zvážiť akcie v obraze. Nástroje alebo ruky by nemali viniť hlavný proces.

Časť 3 z 3:

Ako skontrolovať pokyny

jeden. Usporiadať pokyny vo forme blokov akcií. Niektoré komplexné úlohy môžu pozostávať z niekoľkých blokov. Ak je priestorová úloha obsahuje niekoľko blokov, šíriť ich do niekoľkých sekcií.

Ak ste očíslované kroky, číslovanie by sa malo začať najprv v každej sekcii. Takže čitateľ zažije radosť z ukončenej úlohy po každej sekcii.
Rozdeľte úlohu na bloky, aj keď sa nevyskytuje čiastočne nezávislé akcie. Príliš veľa krokov môže odradiť čitateľa.

Obrázok s názvom Zapisovať Vymazať pokyny Krok 15

2. Vykonajte úlohu na vaše pokyny. Ak sa vám nepodarí vyrovnať s úlohou pokynov, ktoré ste napísali, potom pre iných, budú tiež k ničomu. Tiež pýtajte priateľov, aby sledovali vaše pokyny a zistite, aké ťažkosti sa stretávajú.

Niekedy musíte niekoľkokrát skontrolovať pokyny, najmä s veľkým počtom krokov alebo komplexných akcií.

Obrázok s názvom Zapisovať Vymazať pokyny Krok 16

3. Vykonať potrebné zmeny. Typos a gramatické chyby môžu zničiť dostupné pokyny, v dôsledku čoho čitateľ nebude môcť používať vaše pokyny. Prečítajte si text vopred av obvyklej sekvencii na detekciu všetkých chýb.

Ak pochybujete o svojich redakčných zručnostiach, potom požiadajte priateľa, aby si prečítal pokyny.

Obrázok s názvom Zapisovať Vymazať pokyny Krok 17

4. Zadajte zoznam potrebných nástrojov a materiálov. Takýto zoznam bude veľmi užitočný, ak sa úloha neurobí bez konkrétnych nástrojov. Umiestnite zoznam bližšie k začiatku textu tak, aby čitateľ okamžite pripravil materiály a potom začal pracovať.

Predstavte si, čo potrebujete napísať recept na kuchárku. Na začiatku receptu bude vždy uvedený zoznam produktov a kuchynských riadov, bez ktorého nie je možné pripraviť jedlo.

Obrázok s názvom Zapisovať Vymazať pokyny Krok 18

päť. Určite potrebné upozornenia. Po skontrolovaní pokynov sa môže ukázať, že úloha je samo o sebe skrytá nebezpečenstvo, ktoré sa neodrážajú v texte. Dajte čitateľa, aby vedel, že robí opatrenia.

Napríklad v pokynoch, ako variť vodu, je potrebné uviesť, že kanvica bude horúca predtým, ako sa voda začne variť.