Ako zorganizovať udalosť -

Organizácia podujatia je zaujímavá nová skúsenosť, a nezáleží na tom, čo presne čakáte na: party, firemnú akciu, stretnutie pre priateľov a rodinu, svadbu alebo akúkoľvek oficiálnu udalosť. Príslušná organizácia je dôležitou súčasťou akejkoľvek udalosti, a môžete si byť istí, že vaše úsilie nezostane bez povšimnutia. Z tohto článku sa dozviete, ako organizovať udalosť, ako riešiť konflikty a nájsť cestu z ťažkých situácií, ako aj ako sa vyhnúť problémom s jasným plánovaním.

Kroky

Metóda 1 z 5:

Hlavné úlohy

jeden. Určite svoje ciele a ciele. Pred plánovaním je dôležité zistiť, aké by malo byť miesto, čo bude rozpočet, čo sa stane, koľko budú hostia a čo bude pre ľudí, a tiež rozhodnúť, ktorá stratégia plánovania bude vhodná pre vás. Ako chcete vidieť podujatie? Čo chceš robiť?

Keď zistíte, čo bude udalosť venovaná (oslava udalostí, zhromažďovanie peňazí, vzdelávania, predaja, predkladanie návrhov), budete musieť myslieť, prečo Ty robíš toto. Pochopenie dôvodov vám pomôže sústrediť sa a podnikať.
Budete tiež musieť premýšľať o tom, čo budú vaše ciele. Je nemožné dosiahnuť cieľ, ak neviete, čo to dospelo k záveru. Cieľ vám umožní udržiavať motiváciu až do konca.

2. Vyberte dátum a čas. Toto je jeden z kľúčových bodov plánovania. Ak vyberiete dátum a čas, ktorý nebude prístup k nikomu, všetky vaše úsilie bude márne. Ak si vyberiete deň, ktorý prichádza čoskoro, alebo naopak, príliš skoro, existuje riziko, že ľudia alebo zabudnú na udalosť, alebo už plánovať čas odlišne. Je nevyhnutné vybrať si taký dátum, ktorý bude vhodný pre väčšinu.

Najlepšie je informovať hostí o podujatí za dva týždne. S najväčšou pravdepodobnosťou nebudú mať iné plány. Potom môžete pripomenúť udalosť jeden alebo dvakrát bližšie k zvolenému dátumu. Vyberte si deň, kedy budete mať 2-3 týždne na sklade, ale ak máte čas urobiť všetko včas.

3. Vyberte si miesto. Teraz viete, čo urobíte a kedy, takže musíte rozhodnúť, ktoré miesto budete vhodný, a zistiť v niekoľkých inštitúciách, či už dátum záujmu je voľný. Akú miestnosť potrebujete? Ako bude miestnosť? Hostia budú sedieť na stoličkách v rade, na lavičkách, lavičkách alebo na pládení na tráve? Potrebujete miesto pre tanec, scénu alebo tribune? Uistite sa, že ste vybrali vybrané miesto vo veľkosti.

Navštívte miesto vopred a načrtnite plán miestnosti. Tento plán budete môcť používať pre umiestnenie tabuliek, výživy, hardvéru, hardvéru pre osoby so zdravotným postihnutím a spôsoby mimo miestnosti, ako aj na uloženie vybavenia. Mark Miesto, kde sa nachádza zdroj napájania (v prípade potreby), ako aj miesto externého zariadenia (chladničky, ľad, grilovanie, kachle, a tak ďalej). Aplikujte všetky predajne a miesta, kde sa budú držať káble (môžu byť skryté podľa koberca) a všetky položky, ktoré si vyžadujú osobitnú pozornosť z hľadiska bezpečnosti.

Potrebujete špeciálne povolenie? Niekedy je potrebné pre osobitné povolenie na predaj alkoholu, ako aj na vykonávanie hlučných udalostí, organizovanie vstupu dopravy, parkovanie, montáž veľkých štruktúr (napríklad pavilónov).

4. Rozhodnite sa, koľko ľudí budete pozvať. Pre koľko ľudí je váš rozpočet navrhnutý? Vstup do podujatia môže byť vykonaná len na vstupeniek alebo pozvánok, a zjednodušuje plánovanie, ale je vždy možné byť neskoro, ako aj ďalších účastníkov (napríklad deti, manželov, priateľov). Pamätajte, že čím viac ľudí, tým väčší personál, ktorý potrebujete.

Keďže počet ľudí sa môže stať vážnym problémom, je dôležité poskytnúť dostatok priestoru pre všetkých hostí.

Rozhodnite sa, čo môže maximálny počet ľudí navštíviť vašu akciu.

päť. Nainštalovať rozpočet. Kombinovať s párom osvedčených ľudí a rozhodnúť, koľko peňazí musíte vykonať podujatie. Budete najímať zamestnancov? Budete musieť prenajať vybavenie a zaplatiť za prenájom? Koľko peňazí je potrebných na jedlo a pitie? A na jemnú tlač? Rozhodnite sa, akú sumu budete mať k dispozícii a budovať plány na základe rozpočtu. Nestojí za to vynaložiť osobné peniaze na to, čo nemusíte minúť.

Môžete byť schopní prilákať sponzorov alebo dobrovoľné dary, ale nie vždy sa to stane. Ak sa neočakávajú príjmy dodatočných finančných prostriedkov, je dôležité, aby sa v rozpočte nepodarilo položiť peniaze. Ak služby stravovacieho servisu cenia veľké peniaze, ponúkajú každému, aby si priniesli naše jedlo a nápoje. Personálne služby, ktoré nepotrebujete, ale budete musieť nájsť stôl, Benmanari a chladničky. Aby ste nemali minúť peniaze na fotografi, navzájom sa navzájom fotografovať. Vykazovať vynaliezavosť!

6. Zbierajte tím. Distribuovať úlohy medzi účastníkmi tímu. Ak organizujete neformálnu udalosť, členovia tímu môžu byť priatelia, príbuzní a iní ľudia, ktorí si želá. Organizácia podujatia znamená distribúciu zón zodpovednosti medzi ľuďmi. Uistite sa, že každý vie, čo má robiť.

Distribuovať povinnosti súčasne s náborom a školením pozvania. Čo najskôr prideľte zodpovedný a ponúknite im možnosť výberu úloh, ak je to možné. Mali by ste mať aj niekoľko ľudí o rezerve, pretože možnosť obloženia nie je vylúčená.

7. Myslieť na postup udalostí. Nepodarilo sa budovať plány, nepoznajú postup na akciu v prípade. Keď budú reproduktory vysloviť reč? Bude tu hra, prezentácie, zábava? Koľko času bude hosťom jesť? Premýšľajte o podrobnom pláne, s prihliadnutím na všetky udalosti.

Nechajte nejaký čas na sklade, pretože odchýlky od harmonogramu sú možné. Ľudia môžu byť neskoro, vystúpenia môžu byť dlhšie, než sa naplánovalo a fronta pre potraviny sa môže natiahnuť. Samozrejme, stojí za to zvážiť harmonogram, ale je dôležité pochopiť, že všetko nie je vždy jasne podľa plánu.

Metóda 2 z 5:

Začiatok prípravy

jeden. Samostatné pozvánky. Žiadna výzva nebude vedieť o vašej udalosti. Vaša pozvanie je tvárou udalosti, takže dizajn, ktorý potrebujete, aby ste boli zodpovední. Prvý dojem udalosti bude vytvorený presne vďaka pozvaniu. Snažte sa robiť všetko na slušnej úrovni.

Zvážte klasické možnosti: pohľadnice, letáky a iné malé tlač. Pamätajte, že pozvánky môžu byť zaslané aj v digitálnej forme: e-mailom, vo forme elektronickej pošty, prostredníctvom sociálnych sietí alebo lokalít vytvorených na registráciu pozvánky. Okrem toho môžete jednoducho všimnúť udalosť v kalendári.

Ak chcete, aby sa vaša udalosť zúčastnila maximálny možný počet ľudí, posielať pozvánky prostredníctvom sociálnych sietí. Ak je udalosť len pre zvolenie, vzdať sa sociálnych sietí.

2. Zaregistrujte všetkých ľudí, ktorí potvrdili svoju účasť. Budete potrebovať presne, koľko ľudí prichádza. S najväčšou pravdepodobnosťou, počet hostí na podujatí sa bude stále líšiť od počtu ľudí, ktorí potvrdili účasť, ale musíte aspoň vidieť, čo chcete očakávať. Existujú špeciálne stránky, ktoré vám umožnia udržiavať záznamy, ale môžete použiť nástroje sociálnych sietí (napríklad Facebook) alebo opraviť ľudí v programe Excel.

3. Zaobchádzať so všetkými ľuďmi. Potrebujete nájsť a prenájom fotografov, stavitelia, dizajnéri, dekoratéri, reproduktory, sponzori, vedúci, hudobníci, duchovenstvo, tanečníci, iní umelci alebo opätovne prideliť svoje povinnosti na niekoho iného? Zvážte všetkých týchto ľudí pri plánovaní, aby každý má dostatok miest a potravín, ak sú stanovené dohodami.

Bude udalosť a nápoje na podujatí? Ak sú, vedieť, kto bude zodpovedný za prípravu potravín, krmivo na stole a čistenie. Aké jedlo bude doručené? Či už na podujatí budú hostia s alergiami, vegetariánov alebo vegánov, diabetikov, ľudí s obmedzením na potraviny na náboženské dôvody a tak ďalej? Budú deti, deti, staršie osoby alebo osoby so zdravotným postihnutím, ktorí nemôžu jesť pevné jedlo?

Premýšľajte, či bude existovať zábavná udalosť a čo potrebujete pre ich organizáciu. Možno budete musieť objednať si hudobné vybavenie, pavilóny alebo stany, dekorácie, svetlo, mikrofón, zosilňovače, napájacie zdroje, projektory alebo obrazovky pre prezentáciu, dymové autá, scénické zrkadlá, stopy, plagáty s názvom spoločnosti a tak ďalej.

Ak si prenajímate firmu, ktorá bude zodpovedná za zábavu, zistite, či budú môcť poskytnúť vlastné vybavenie a aké zariadenie bude na vybranom mieste. Rozvrh. Takže budete vedieť, aký druh pomoci bude potrebovať od vás.

Stravovacie firmy, kvetinárstva, vedúci a ďalších špecialistov si budú hodnotiť náš čas, takže s nimi by ste mali rokovať čo najskôr (neskôr to urobíte, tým drahšie môžu byť ich služby). Ak to urobíte vopred, budete mať čas nájsť náhradu, ak odmietajú.

4. Nájsť moderátorka. Prezentácia je potrebná tak, aby sa udalosť uskutočnila na harmonograme. Vedúci prejav, pozýva vás na stôl, vyhlasuje začiatok tanca alebo inej zábavy a predstavuje poctenými hosťami. Súhlasím s vedúcim dátumom a plánom. Ak je moderátor inteligentný, bude vám výrazne pomôže v prípade.

Možno, že to bude musieť byť. Bude ťažšie, pretože budete musieť kontrolovať proces až do konca. Je dôležité vymenovať zodpovednosť v každej z skupín asistenta, aby ste im mohli delegovať povinnosti.

päť. Pripraviť zariadenie. Prenájom tímu, uistite sa, že s nimi budú mať všetko, čo potrebujete. Možno, že všetky zariadenia, ktoré ľudia budú mať s nimi, ale je tu možnosť, že budete musieť hľadať to samostatne. Zariadenie je možné prenajať, kúpiť alebo požičať. Prejdite celým zoznamom, z obrúsky na predlžovacie káble.

Dekorácie - dôležitá časť každého podujatia. Obrusy, kvety, darčeky, sviečky, loptičky, plagáty, strečové značky, fotoowons, červené koberce skladby a všetky ostatné potrebujú hľadať vopred.

6. Premýšľajte o tom, ako vhodné pre vaše potreby. Neskúsení organizátori často nedávajú hodnoty počtu a kvalite vecí, ako sú toalety, parkovanie, vzpery pre invalidné vozíky, skrine, skladovacie zariadenia, kuchyne, odpadkové nádrže, lopaty ľadu, zásuvky, a tak ďalej. Myslieť na všetky nuansy vopred.

Tiež si myslím, že ľudia sa dostanú do miesta konania podujatia. Zahraniční hostia potrebujú ubytovanie a dopravu? Potrebujete, aby ste si mohli objednať kyvadlovú dopravu?

7. Vedieť, s kým budete pracovať. Ak myšlienka udalosti nepatrí, nie je dôležité vedieť, ako konáte v akejkoľvek situácii. Pre klienta vám dôveroval, mali by ste to zistiť:

Kto je hlavnými hosťami? Zvyčajne je jasné - napríklad nevesta a ženícha. Klient nie je vždy hlavným hosťom. Môže byť prítomný alebo sa nezúčastňuje.

Kto iniciuje udalosť. Zvyčajne títo ľudia sedia pri ich stole a pomáhajú hosťom zoznámiť a komunikovať. Spravidla títo ľudia vedia, ako vytvoriť požadovanú atmosféru a dať nové témy konverzácií, pozývajú každého, aby sa navzájom tancovali. Pre takýchto ľudí sa zvyčajne môžete spoľahnúť na takýchto ľudí, pretože vás budú informovať o všetkých dôležitých informáciách, môžu samy o sebe vzali slovo alebo pôsobiť ako vedúci. Ako pravidlo, vďaka týmto ľuďom, udalosti sú hladko.

Kto pomôže priviesť objednávku v prípade problémov. Vedieť, kto vám môže pomôcť vyriešiť problémy v prípade potreby. Najčastejšie v tejto úlohe hlavy rodiny, opatrovníkov, manažérov alebo strážcovia.

Kto robí rozhodnutia. Vo väčšine situácií sa rozhodnutie bude považovať za manažéra, avšak situácie sú možné, kde potrebujete niečo vysvetliť hosťom, a to nie je celkom pohodlne. Zistite, s ktorým môžete hovoriť v prípade nepredvídaných okolností. S najväčšou pravdepodobnosťou budete musieť komunikovať s osobou, ktorá platí za udalosť alebo vaše služby a ktoré považujete za svojho klienta.

Metóda 3 z 5:

Príprava v predvečer podujatia

jeden. Preskúmať miesto konania. Pred udalosťou navštívte miesto konania a premýšľajte, ako bude všetko organizované. Možno budete potrebovať ďalšie vybavenie - predlžovacie káble, svetlo a tak ďalej. Ak ich nemôžete okamžite nájsť, potom ich hostia nájdu ešte ťažšie. Zvážiť to.

Ak je to možné, rozhodnite sa, kde a čo bude stáť. Ak nie je miesto pre všetko, budete musieť niečo odmietnuť. Porozprávajte sa s manažérskou inštitúciou o tom, či vám môže pomôcť, a opýtať sa, či potrebujete zvážiť akékoľvek zvláštne okolnosti alebo požiadavky.

2. Pripravte si darčekové sady pre členov vášho tímu. Každý bude musieť tvrdo pracovať. Ďakujem ľuďom za prácu a vyjadriť svoje uznanie, pripraviť darčeky. V súprave môžete zahrnúť fľaše na vodu, bary z zŕn, čokolády, malých suvenírov a všetko, čo považujete za. To posilní tímový duch.

Pripraviť ikony alebo menšie suveníry, ktoré zostanú v pamäti na podujatí. Uistite sa, že každý môže jesť a piť. Snažte sa vidieť vo svojich zamestnancoch zdroj, ktorý môžete využiť budúcnosť.

3. Kontaktujte všetkých členov tímu v predvečer podujatia. Je dôležité, aby ste sa uistili, že každý vie, čo mám robiť, a pripravený na prácu. Uveďte všetky jasné pokyny týkajúce sa času príchodu a odovzdajte všetky kontaktné údaje. Ak niekto nemá žiadne otázky, môžete začať.

Skontrolujte, či ste pripravení na prácu. Nie každý môže povedať pravdu, takže sa snažte vyvodiť závery sami. Či sú ľudia presvedčení a pripravení pracovať? Ak nie, upokojte ich, povedzte znova všetky svoje povinnosti a opýtajte sa pár otázok. Ak pochybujete, že niekto sa vyrovnať s jeho úlohami, dajte ho do niekoľkých skúsených zamestnancov.

4. V prípade potreby pripravte zoznam kontaktov a iných dokumentov. Vaša samoobsluha je tiež dôležitá. Ak ste pripravení, môžete ušetriť akúkoľvek situáciu, ale ak nie, všetko bude uvoľnené z pod kontrolou. Tu sú niektoré spôsoby prípravy:

Urobte zoznam všetkých telefónov a adresy, ktoré potrebujete. Siretery si myslel, že si vyzdvihnete tortu? Nie je to problém - Zavolajte Masha, ktorý žije v blízkosti, a požiadajte ju, aby sa na ceste k udalosti.

Urobte zoznam len. Prísť na zoznamy a skontrolovať, aké veci chýbajú veci, vybavenie a ľudia.

Pripravte všetky účty a zmluvy. Čím lepšie pripravíte, tým menej problémov budete mať.

päť. Snažte sa nič nemeniť v poslednej chvíli. Myslíte si, že klient sa pokúsi vykonať zmeny a doplnenia až do poslednej chvíle? Pri organizovaní svadieb sú zákazníci často požiadaní, aby v poslednej chvíli niečo zmenili. Uveďte lehotu na zmenu a doplnenie. Maximálny termín je spravidla týždeň pred udalosťou. Pred týmto obdobím je stále možné vykonať zmeny bez výrazného poškodenia rozpočtu alebo organizácie.

Ak sú zmeny menšie a neznamenajú dodatočné náklady, neodmietnite tieto zmeny a doplnenia. Skúste s porozumením zaobchádzať s klientom, pretože na neho čaká na veľmi dôležitú udalosť.

Metóda 4 z 5:

Činnosti počas podujatia

jeden. Pripraviť všetko. Prísť na miesto podujatia pred všetkými. Uistite sa, že všetky zisku včas a zavolajte tých, ktorí sú neskoro. Pomôcť ľuďom, ktorí potrebujú pomoc, a poďme poučiť, kde je to potrebné. Neporušujte, či vaša prítomnosť nie je potrebná niekde. Uistite sa, že nikto nebol zranený.

Budete pokojníkovi, ak urobíte zoznam prípadov a prejdite cez ňu. Vydávajte zoznam každého tímu: Tí, ktorých ste si najali, ktorí sú zodpovední za dekorácie a umiestnenie nábytku, ktorí sú zodpovední za vybavenie. Uistite sa, že je všetko na mieste.

2. Delegát. Nebojte sa delegovať povinnosti. Nie je možné urobiť všetko, takže musíte distribuovať povinnosti. Ak sa niekto nedokáže vyrovnať s jeho prácou, poučil mu ďalšie. Vašou úlohou je kompetentne distribuovať. NEPOUŽÍVAJTE A NEPOUŽÍVAJTE OSOBNÝCH BEZPEČNOSTI - Najali ste, aby ste to urobili.

Byť zdvorilý, ale hovoriť pevne a s istotou. Napríklad: "Maxim, potrebujem vašu pomoc s cateringom. Vďaka". Váš tím by mal pracovať s pevným. Pre každého je ľahšie, vezmite úlohu hlavy, ktorú by ste mali byť.

3. Adaptácia hlavy. Pokúste sa zapadnúť do grafu a nájsť cestu von, ak nefunguje v grafe, ale čo je najdôležitejšie - Nebojte sa kvôli tomu. Ak začnete nervózny, prestanete sa kontrolovať a nič z toho nevychádza nič. Ak sa nejaký reč spomalil na 10 minút a hovoríte ignoruje vaše znaky, relaxovať. Jednoducho jesť nápoje o niečo neskôr a nikto si nevšimne. Nič zlé sa nestalo.

Akékoľvek kryty sú možné. Nie je možné predvídať všetko, a čím skôr sa naučíte, tým lepšie. Problém môže vyriešiť pokojný podujatie a chovu - nie. Preto nie je nervózny a nechajte všetko ísť na seba. Udalosť bude ukončená čoskoro!

4. Udržujte všetkých vedomí toho, čo sa deje. V deň podujatia skontrolujte počet hostí a všetky ostatné nuansy. Ak potrebujete niečo zmeniť, dajte mi čo najskôr poznať zodpovedných ľudí. Musíte byť prvým (jeden), ktorý si všimnete nejaké problémy.

Požiadajte zákazníkov, ako sa cítia. Môžu byť nervózny, znepokojený, nudí, radujú sa alebo sa obávajú kvôli niečomu, a konverzácia s vami môže pomôcť upokojiť a motivovať, aby niečo urobili. Očňajšia hostia a členovia vášho tímu, v prípade potreby.

päť. Zapojte sa do vášho podnikania. Zvážte, že každý člen tímu je schopný vyrovnať sa s jeho úlohou: Ak ste im niečo poučili, to znamená, že sa vyrovnávajú. Navrhnite pomoc, ak je to potrebné, ale všetci členovia vášho tímu musia byť dostatočne skúsení, aby zabezpečili, že táto pomoc nepotrebuje. Zapamätajte si nasledovné:

Zoznámte sa so všetkými hosťami pri vchode. Keď začína udalosť, nechajte popredných hostí. Vašou úlohou bude riešiť problémy a kontrolu všetkých procesov, ktoré hostia nevidia (varenie potravín a iné úlohy).

Sledujte hostí a čas od času trávia čas s vedením v prípade, že všetky plány sa menia.

Uchovávajte mimo dosahu hlavných hostí večera. Toto je ich sviatok. Ale byť pripravený objasniť s nimi vo vhodných okamihoch, či už sú spokojní so všetkým a nemajú žiadosti alebo želania.

6. Ak sa udalosť vykonáva s cieľom podporiť, pripraviť suveníry. Hostia si tento večer si musia pamätať, ale s najväčšou pravdepodobnosťou budete potrebovať Nielen to. Pravdepodobne chcete, aby hostia išli na stránku, darovali alebo hovorili o spoločnosti ostatným. Pamätajte si na podujatie, pripravte si výrobky z suvenírov. Môže to byť obraz, leták, rukoväť - niečo, čo si pripomína hosťom o vás a o vašej udalosti.

7. Po podujatí zablahoželať. Zdá sa, že udalosť ide sám a nikto nedá príprava. Chváľte si - zaslúžite si to! Ale keď je príliš skoro na relaxáciu - práca ešte nebola dokončená.

Po udalosti si vezmite čas na stretnutie s klientom a ďakujem. Odovzdajte klienta malý dar na počesť tejto udalosti - takéto malé veci vždy spĺňajú stretnutia príjemnejšie. Okrem toho, takže klient bude viac ochotný odporučiť. Dajte kvety alebo nejakú fotografiu tohto večera v ráme (napríklad okamih rezania pásky, najjasnejší moment reči, slávnostné odovzdávanie cien, bozk nevesty a ženícha, ubúda na sviečky na torte) alebo akékoľvek iný dar, ktorý bude v týchto podmienkach vhodný.

osem. Myš nad a ísť domov. Snažte sa opustiť miesto v rovnakej forme, ako to bolo predtým. Povedzte svojmu tímu, že je čas vyčistiť a nenechávajte, kým nie je upratovanie dokončené. Pamätajte, že by ste sa tiež mali zúčastniť.

Nie je to nielen zdvorilý, ale vám umožní vyhnúť sa extra výdavkom. Na mnohých miestach, čistenie po udalosti zahŕňa. Snažte sa vyhnúť skryté výdavky.

deväť. Usporiadajte refundáciu a platbu všetkých zariadení a ďakujem všetkým, s ktorými ste pracovali. Možno to bude musieť urobiť neskôr. Opýtajte sa klienta, ak sa mi to páčilo. Aj keď ste zaplatení neskôr, ďakujem klientovi za príležitosť pracovať s ním a opýtajte sa svojej vizitky.

Ďakujeme členom vášho tímu. Uistite sa, že všetci zaplatili. Zbierajte kontroly a starajte sa o všetko. Musíte byť posledný, kto vyjde z miestnosti.

Metóda 5 z 5:

Riešenie problémov

jeden. Vedieť, čo robiť v prípade oneskorení hostí a ako riešiť iné problémy. Ľudia sú často neskoro a musíte byť pripravení na to. Spravidla sa ťažko vyhýbajú (napríklad kvôli nepredvídateľnosti dopravných zápchov), ale hostia, ktorí prišli na čas, sú s nimi ticho. Vyhnite sa zbytočným ťažkostiam:

Uistite sa, že čas je jasne uvedený. Ak žiadate, aby hostia potvrdili účasť, požiadajte ich, aby potvrdili čas. Kontakt vedúci, hostia (najčastejšie najdôležitejšie), umelci a kuchynský personál, ak ste o probléme bolo ťažké rýchlo vyriešiť. Ak sú hlavní hostia neskoro (napríklad nevesta a ženích), môžete vykonať nasledovné:
Kontaktujte falošnými sami a požiadajte o objasnenie približného času príchodu. Informujte kuchyňu o novom čase, takže zamestnanci môžu spomaliť alebo urýchliť prácu.
Neinformovať všetkých hostí, že začiatok sa odkladá kvôli oneskoreniu hostí (to všetko pochopí). Povedzte hlavným hosťom, ktoré o tom viete. Vysvetlite, že máte v úmysle urobiť, dať ľuďom možnosť rozhodnúť sami sami, pretože sa navzájom poznajú a môžu robiť rozhodnutia, ktoré sú vhodné pre každého.
Sledujte čas, pretože každý by mal mať čas na reč. Ak sú hlavní hostia neskoro, ponúkli ľudí občerstvenie alebo nápoje - to nenechajú, aby sa nudili.
Ak sú hostia veľmi neskoro a nemôžete na ne čakať (napríklad kvôli tomu, že niektoré jedlá nemôžu byť podané neskôr), začnite udalosti včas, a keď prichádzajú padajúce hostia, prinášajú ich jedlo, ktoré všetci , aj keď je dezert.
Ponúknite všetkým ostatným, aby tancovali, hrali, hovorili reč alebo usporiadali akúkoľvek inú zábavu, najmä ak je spojená s hudbou. Požiadajte fotografov, aby pracovali s hosťami, kým prídu. Premýšľajte o náhradnom pláne deň pred udalosťou.
Ak hostia konkrétne chcú prísť neskôr, cítia sa o tom ako výber hostí, a nie ako vaše zlyhanie. Vašou úlohou je zaoberať sa týmito hosťami, ktoré už prišli. Sledujte sa, akoby nebol problém.

2. Vedieť, ako riešiť problémy s potravinami. Tieto problémy sa zriedkakedy sa stanú, keby bolo všetko premyslené vopred, ale niekedy sú možné prekvapenia: dieťa môže rozptyliť jedlo alebo niektoré podšívky sa môže stať v kuchyni. Učte sa vopred, čo budú hostia na podujatí, aby ste si mohli myslieť cez umiestnenie tabuliek s jedlom a hosťami.

Ak niekde tam bola tekutina, musí byť odstránená čo najskôr z bezpečnostných dôvodov, aj keď musíte presunúť koberec, akékoľvek dekoratívne prvky alebo nábytok. Ak je škvrna nemožné zamaskovať (napríklad, ak je to starožitný objekt), je lepšie nosiť predmet s farbou. Ak máte náhradný nábytok, použite ho. Ak nie, položte zvyšok nábytkových predmetov tak, aby absencia jedného objektu nie je v očiach.

Zóna s jedlom môže byť spálená lanovým paľbou, oponou alebo shirmou. To je užitočné, ak sa snack dosky sotva umiestnia na tabuľku zväzkov alebo ak plánujete ukázať, že bude kŕmená neskôr. Niektorí hostia sa môžu rozhodnúť, že potraviny sa podávajú v neobmedzených množstvách a môže sa užívať samostatne, ale nie vždy to tak.

Zmeniť menu. Ak je nejaká časť misky nie je možné uplatniť (napríklad na vedľajšej miske), eliminovať ho, nahradiť ostatných alebo znížiť časť tak, aby zostávajúce vedľajšie jedlo bolo dosť pre každého. Je potrebné zvýšiť časti iných výrobkov. Zodpovedné rozhodnutie o správe.

Neočakávané vegetariáni, triezvy a hostia s alergiami by nemali byť, ak ste všetci mysleli vopred vopred, ale často ľudia prinášajú príbuzní alebo blízki priatelia, nie upozorniť na to vopred, najmä ak udalosť nestanovuje prítomnosť prísnych Výška pozvania. Riešenie takýchto problémov je spravidla jednoduché. Zoznámte sa s hosťami pri vstupe a opýtajte sa, či majú preferencie v potravinách. Nahlásiť všetky preferencie v kuchyni hneď, ako sa o nich dozviete.

Ak hostia prichádzajú viac, ako ste očakávali, pripravte si viac potravín alebo si kúpte viac produktov v prípade potreby. Tam je spravidla skladom výrobkov v kuchyni, berúc do úvahy možné škody a najčastejšie sa potraviny ukáže, že je väčšie ako, a nie menej. Môžete znížiť porcie a odoslať viac chleba, šalátu alebo zeleninu, to znamená, že produkty, ktoré možno rýchlo zakúpiť v supermarkete.

3. Vedieť, ako riešiť problémy s deťmi. Nerobte chybu mnohých manažérov - pamätajte, že deti majú rovnaké potreby ako u dospelých: chcú stráviť dobrý čas a že sa nemuseli nudiť. Rodičia sú často urazené, ak udalosť neposkytuje zábavu pre deti. Najlepšie je opýtať sa všetkých hostí, ktorí s nimi plánujú, aby ste sa o ňom zaujali, zasielajte odpoveď na vašu pozvanie.

Malé deti (do 10 rokov) najlepšie naznačujú jedlo alebo občerstvenie skoro, pretože najčastejšie večera začína nie skôr ako osem večer, a to je oveľa neskôr ako deti zvyčajne jedia. Jedlo musí byť zaujímavé pre deti a užitočné, ale aj rovnaké premýšľavé ako potraviny pre dospelých - rodičia ocenia. Plné jedlo pre deti zjednoduší prácu rodičov, vďaka čomu môžu dnes večer stráviť.

Deti v priebehu 10 rokov, spravidla, môžu byť podávané potraviny pre dospelých a porcie rovnakej veľkosti ako dospelého, hoci deti najčastejšie nejedzte celú časť. So súhlasom rodičov ponúka Detské detské menu, ak sa jedlo pre dospelých nepáči. Teenageri často vyberajú rovnaké jedlo ako deti, pretože je to jednoduchšie. Z tohto dôvodu niektoré zariadenia premenovali deti do alternatívneho menu. Diskutujte vopred s hlavnými hosťami pre deti a možnosti zábavy pre deti a starších ľudí.

Zvýraznite odľahlé miesto pre ženy s deťmi, kde ich mohli kŕmiť a zamaskovať, ako aj miesto pre malé deti, kde by mohli spať, ak sú unavení.

4. Vedieť, ako sa správať s násilnými a opitými hosťami, ako aj s ľuďmi, ktorí sa snažia dostať sa k udalosti bez pozvania. V ideálnom prípade je možné vyhnúť sa, ale nie vždy - problémy sú možné na firemných a rodinných podujatiach. Často sa objavia nuansy, o ktorých ste nevedeli a nemohli vedieť, takže byť pripravený na všetko.

Požiadajte klienta a hlavných hostí o možných scenároch správania v takýchto prípadoch. Ak je s nimi diskutovaná nevhodná, porozprávajte sa s iným zodpovedným, aby ste sa vyhli problémom s posedením. Priradiť osoby zodpovedné za tieto situácie, sledovať situáciu a byť pripravený zasiahnuť, ak potrebujete. Stručne povedané, vaša povinnosť je vykonávať udalosť, ale nie ste zodpovední za osobné otázky. Z tohto dôvodu by ste mali zistiť, komu by ste mali kontaktovať, či vznikla nepríjemná situácia.

Od popierania hosťa alkoholu, ktorý už pil nadbytočný, môže to byť ťažké, rovnako ako komunikovať s hosťom, ktorý sa chová agresívne, najlepšie, aby sa jednému z hostí vyriešili konflikt. Zavolajte políciu, len ak schvaľuje hlavných hostí. Dokonca aj v malých podujatiach je často veľa alkoholu, takže je dôležité vždy byť upozornení.

Situácie s ľuďmi, ktorí sa snažia dostať sa k udalosti bez pozvania, vždy dosť komplikované. V tomto prípade je najlepšie, aby ich pokojne požiadali, aby opustili udalosť, ale najprv skontroloval s hlavnými hosťami, či títo ľudia sú skutočne v zozname pozvaných. Ak sa ľudia správajú agresívne, vaša povinnosť je chrániť hostí do tej miery, v ktorom je to možné. Zavolajte políciu alebo stráž, ak nezodpovedajú vašim požiadavkám neopúšťajú.

Hostia často zanedbávajú schému sedenia a sadnú si, kde chcú, alebo vedľa tých, ktorí chcú sedieť. Požiadajte hlavných hostí, je to?. Najlepšie je diskutovať o všetkých so zákazníkmi vopred. Ak ľudia musia byť schopní sedieť podľa sedadla, nenechajte nikoho v jedálni pred začiatkom večere. Hostia sú často v hale, v lobby alebo v bare. Ak niektorí ľudia nemusia pretínať kvôli rodinným rozdielom, môžete rozdeliť ľudí do skupín a vykonávať ich na príslušné tabuľky samostatne.

päť. Vedieť, čo robiť, ak vám počasie bránilo. Náhly dážď alebo sneh je možný v niektorých oblastiach, ako je ťažké teplo alebo chlad. Po tomto pravidle nezáleží na tom, ak sa udalosť vykonáva v uzavretej miestnosti, ale v prípade outdoorových aktivít je všetko komplikovanejšie. Ak sa očakáva zlé počasie, preneste udalosť na iné miesto. Ak je to nemožné, vezmite si veľký pavilón alebo stan na prenájom (hoci táto možnosť môže byť drahá, ak si objednáte všetko na poslednú chvíľu). Sledujte počasie pri príprave na udalosť. V prípade zlého počasia je situácia mimoriadne ťažká, takže všetko, čo závisí od vás, aby ste zabránili problémom.

V niektorých krajinách existujú poistenie v prípade zlého počasia a iných problémov. Ak je vo vašej oblasti nepredvídateľné počasie, premýšľajte nad zlým poveternostným plánom. Zistite náklady na poistenie a prevod udalosti na iné miesto, pretože vám pomôže pripraviť klienta na možné dodatočné náklady.

Tipy

Udržujte základné položky v jednom výhodnom mieste: obrúsky, hasiaci prístroj, sada prvej pomoci a iné veci. Ak všetko pôjde dobre, nepotrebuje ich, ale v prípade veľkých udalostí je lepšie mať ich na ruke len v prípade.
Ak je niekto z hostí alebo rečníkov unavený alebo nútený si zvyknúť na zmenu časových zón, skontrolujte si s nimi alebo ich asistentmi, nepotrebujete reláciu v kúpeľoch, masáže alebo niečo iné, čo im umožní cítiť sa lepšie. Ak dlho nejedli, môžete ich poslať obed, a ak sa cítia zle - tablety (napríklad v prípade bolestí hlavy z dôvodu stresu alebo bolesti brucha v dôsledku letu). Unavený hostia alebo reproduktory spôsoby, ako zničiť akúkoľvek udalosť, bez ohľadu na to, ako to skúste.
Uistite sa, že je všetko viditeľné pre scénu a zvukovú hudbu alebo vystúpenia.
Pamätajte, že sa zaoberajú organizáciou udalosti niekoho iného - je to veľká cti, aj keď sa proces samotného ukáže, že je veľmi nervózny. Vaša práca môže urobiť veľa ľudí šťastnými a dať im nezabudnuteľné dojmy. Budete tiež užitoční pre vás túto skúsenosť, pretože získate veľa nových zručností.
Ste sami, môžete povedať reč alebo dokonca tancovať s niekým, ak to robí udalosť zaujímavejšie. Je dôležité, aby ste mohli delegovať svoje povinnosti v prípade, ak potrebujete zúčastniť sa na tanec alebo vyslovte. Je dôležité, aby v tej istej tabuľke nebolo ticho.