Ako importovať údaje z programu Excel v prístupe: 8 krokov

Prístup je systém správy relačného databázy, v ktorom môžete dovážať jednu alebo viac tabuliek programu Excel a koordinovať ich homogénne prvky. Okrem toho, pomocou prístupu môžete zhromažďovať a analyzovať veľké množstvo údajov, pretože jeden prístupový súbor obsahuje niekoľko tabuliek programu Excel. Najprv však musíte dovážať údaje z programu Excel v prístupe - to možno vykonať vykonaním niekoľkých základných akcií.

Kroky

Časť 1 z 3:

Príprava na importovanie údajov z programu Excel v prístupe

jeden. Na počítači spustite Excel a Access. Musíte si kúpiť a sťahovať balík Microsoft Office, ktorý obsahuje Excel a prístup. To možno urobiť na oficiálnej stránke spoločnosti Microsoft.

Inštalácia balíka Microsoft Office v systéme Windows, kliknite na položku "Spustiť" - "Všetky programy".
Kliknúť "Microsoft Office" A v ponuke, ktoré sa otvorí, vyberte položku "Prístup" (alebo "Vyriešiť"). S najväčšou pravdepodobnosťou už máte stôl programu Excel, ktorý ste si stiahli alebo dostali e-mailom. S programom programu Excel môžete vytvoriť takýto tabuľku.

Obrázok s názvom Import Excel do Access Krok 2

2. Pred importom dát v prístupe zvládnite tabuľku programu Excel. Veľmi uľahčuje úlohu prenosu dát z programu Excel v prístupe. Podstatou je, že v rôznych tabuľkách by mali mať osobitné údaje jeden formát.

Ak chcete začať, uistite sa, že prvý riadok každej importovanej tabuľky obsahuje názvy (hlavičky) stĺpcov - mená by mali jasne charakterizovať údaje zaznamenané v stĺpcoch. Napríklad, ak stĺpec obsahuje priezviská, pomenujte ho "Rodiny". Poďme presné mená, aby sa uľahčil proces zodpovedajúcich stĺpcových titulkov v rôznych tabuľkách.

V prístupe môžete vyjednať homogénne prvky v dvoch a viacerých tabuľkách programu Excel. Máte napríklad tabuľku programu Excel s platovými údajmi, ktoré obsahujú celé meno (priezvisko, meno, patronymic), adresy a mzdy. Predpokladajme, že chcete porovnať túto tabuľku s inou tabuľkou, ktorá obsahuje dary na určitom projekte (celé meno, adresy a množstvo darov). V prístupu môžete koordinovať hlavičky stĺpcov v rôznych tabuľkách. V našom príklade súhlasíte s menami stĺpcov s menami, aby ste zistili, čo ľudia sú prítomní v oboch tabuľkách.

Prejdite každý stôl Excel a uistite sa, že údaje sú vyrobené v jednom formáte, inak, spracovať tabuľku tak, aby sa údaje na jeden formát. Tento prístup k formátu údajov odráža slovo "relačné" (od vzťahu - závislosť, komunikácia) v opise prístupu. Napríklad, ak v tabuľke platov v stĺpci "Celé meno" Mená, mená a patronymické sú zavedené a v tabuľke darov v stĺpci "Celé meno" - iba priezviská a mená, potom prístup nepovažuje tieto stĺpce s homogénnymi (to znamená, že sa na nich nebude môcť dohodnúť). Preto by to isté malo byť aj názvy stĺpcov a formát údajov, ktorý sú obsiahnuté v týchto stĺpcoch.

Obrázok s názvom Import Excel do prístupu Krok 3

3. Rozdeľte údaje v stĺpcoch tabuľky programu Excel. Ak chcete, aby prvky tabuľky programu Excel (pre importovanie v prístupe) rozdeliť informácie v príslušných stĺpcoch.

Môžete napríklad dať meno do jedného stĺpca, meno - v druhom a patronymickom - v treťom. Rovnakým spôsobom postupujte s príslušným stĺpcom v druhej tabuľke. Teraz v prístupe sa môžete dohodnúť napríklad priezviská z jednej tabuľky s priezviskami z iného a nájsť ľudí, ktorí sú prítomní v oboch tabuľkách.

Ak chcete rozdeliť údaje v stĺpci Excel, vyberte požadovaný stĺpec. V paneli s nástrojmi kliknite na položku "Dáta". Potom kliknite na tlačidlo "Text podľa stĺpcov". Odporúča sa vybrať možnosť "S oddelenými". Potom kliknite na tlačidlo "Ďalej".

Obrázok s názvom Import Excel do prístupu Krok 4

4. Ak chcete rozdeliť údaje umiestnené v jednom stĺpci, postupujte podľa pokynov sprievodcu textom. Nasleduj tieto kroky:

Vyberte symbol separátora medzi údajmi. Nezabudnite, že informácie uvedené v bunke sú rozdelené nejakým symbolom. Takýto symbol je spravidla medzera, čiarka alebo bod s čiarkou. V ohrozovacej väčšine prípadov sú informácie rozdelené medzerníkom. Nasledujúce informácie sa vstúpia napríklad do bunky: Ivanov Ivan Ivanovich. Tu je priezvisko oddelené v mene prázdneho a názov je oddelený od stredného mena. V tomto prípade v okne Sprievodca textom vyberte možnosť "Priestoru".

Kliknúť "Ďalej". Potom kliknite na tlačidlo "Pripravený". Stĺpec s bunkou "Ivanov Ivan Ivanovich" rozdelené do troch stĺpcov. Teraz môžete priradiť meno každému z troch nových stĺpcov, to znamená, že ich zavolajte ako "Priezvisko", "názov", "stredné meno". Pred rozdelením informácií vpravo od zdieľaného stĺpca vložte niekoľko prázdnych stĺpcov tak, aby do nich priniesol Excel oddelené dáta (a nie v už naplnených stĺpcoch s inými údajmi).

Časť 2 z 3:

Dovoz údajov z programu Excel v prístupe

jeden. Spustiť prístup. Na tento účel "Spustiť" - "Microsoft Office" - "Microsoft Access". Ak chcete importovať údaje z programu Excel, vytvorte novú prístupovú databázu.

Ak chcete vytvoriť databázu v okne Access Program, kliknite na položku "Novú databázu".
Ak chcete, nastavte názov vytvorený databázou. Potom kliknite na tlačidlo "Vytvárať".

Obrázok s názvom Import Excel do prístupu Krok 6

2. Importovať tabuľku programu Excel v prístupe. Teraz môžete importovať dáta z jednej alebo viacerých stolov programu Excel v prístupe.

Na paneli s nástrojmi (v okne Program Access Program) "Externé údaje". V niektorých prístupových verziách na paneli s nástrojmi kliknite na tlačidlo "Spis" - "Externé údaje".

V kapitole "Názov súboru" kliknúť "Prehľad", Nájsť požadovaný stôl programu Excel.

Skontrolujte možnosť "Dovozné zdroje údajov do novej tabuľky v aktuálnej databáze" (Táto možnosť je štandardne aktivovaná).

Nájdenie požadovanej tabuľky, kliknite naň. Potom kliknite na tlačidlo "Ok". Otvorí sa sprievodca importom Excel Import Import.

Časť 3 z 3:

Použitie Sprievodcu importom údajov

jeden. Postupujte podľa pokynov sprievodcu importom údajov. Treba to urobiť na dokončenie procesu dovozného procesu programu Excel v prístupe.

Vyberte zoznam v tabuľke programu Excel, ktorých údaje, ktoré chcete importovať. Niekedy je veľmi jednoduché, pretože tabuľka obsahuje iba jeden list. Niekedy jeden stôl Excel obsahuje mnoho listov, ktorých záložky sa zobrazujú v spodnej časti okna programu Excel. V tomto prípade musíte zadať konkrétny list. Potom kliknite na tlačidlo "Ďalej".
Zobrazí sa okno s otázkou, či prvý reťazec položky tabuľky obsahuje. Tu majú na pamäti názvy charakterizujúce údaje v každom stĺpci (napríklad priezvisko, adresa, mzdové množstvo, a tak ďalej). Dokonale, ak ste predtým, ako ste spracovali tabuľku programu Excel tak, že prvý riadok obsahuje prísne definované názvy stĺpcov, v tomto prípade skontrolujte možnosť, že prvý riadok obsahuje hlavičky stĺpcov. Potom kliknite na tlačidlo "Ďalej".
Ak v prvom riadku nie sú žiadne tituly stĺpcov, okno, ktoré otvorí, zobrazí otázku, či chcete vyriešiť mená "Picks" (v prístupe "polia" Pochopiť titulky stĺpcov). Ak ste predtým, ako ste nezadali mená stĺpcov, urobte to teraz.

Obrázok s názvom Import Excel do Access Krok 8

2. Doplnkový import údajov. Zostali ste len niekoľko krokov. V okne, ktoré sa otvorí, určiť primárny kľúč (ak chcete).

Môžete, ale nie je povinný to urobiť. Primárny kľúč je jedinečné číslo priradené každému riadku s údajmi - môže byť užitočné pri triedení údajov. Potom kliknite na tlačidlo "Ďalej".

Predvolený názov sa zobrazí v poslednom okne. Môžete premenovať tabuľku programu Excel (Po ukončení importu, zobrazí sa ako prístupová tabuľka na ľavej strane obrazovky).

Kliknúť "Dovoz", A potom kliknite "Zavrieť". Tabuľka sa zobrazí na ľavej strane obrazovky, znamená to, že je úplne importovaný do prístupu.

Ak sa chcete zhodovať s niekoľkými databázami, vykonajte vyššie opísané akcie na import jednej alebo viacerých ďalších tabuliek programu Excel. Teraz môžete začať rokovať s údajmi v prístupe.

Upozornenia

Majte na pamäti, že v prípade, že verzia programu Excel, v ktorej bola vytvorená tabuľka, sa líši od verzie prístupu, môžete sa vyskytnúť problémy pri importovaní údajov.
Opakujte znova: Proces Excel Tabuľka pred importovaním údajov. To znamená, že venujte pozornosť formáte údajov, s ktorým budete pracovať.
Vytvorte kópiu zdrojovej tabuľky tak, že v extrémnych prípadoch môžete znova importovať údaje.
V prístupe si môžete importovať maximálne 255 stĺpcov.