Ako archivovať dokumenty: 6 krokov (s ilustráciami)

Archivácia je jedným z spôsobov, ako ukladať informácie v elektronickej forme. Mnohé organizácie každý deň previesť text na papier do digitálneho formátu, aby sa zvýšila životnosť dokumentov. To v kombinácii s obrovským množstvom údajov, ktoré počítač dostal dnes, znamená, že význam archivácie dokumentov bude len rásť. Ak viete, ako archivovať dokumenty, môžete uvoľniť priestor, ktorý váš počítač spracuje aktuálne dokumenty produktívnejšie.

Kroky

jeden. Archivácia dokumentov na súbor ZIP. Veľmi pohodlný spôsob pre dôležité, ale zriedkavé použité súbory, pretože súbory zips znižujú priestor obsadený pevný disk.

Stačí zvýrazniť súbory, ktoré chcete previesť na formát ZIP.
Kliknite pravým tlačidlom myši a zvoľte "Odoslať".
Posielate súbory" Komprimovaný zips".
Skontrolujte, či sú všetky súbory naozaj, dvakrát kliknutie na zips. Ak áno, môžete odstrániť zdrojové súbory.

Obrázok s názvom Archívne dokumenty Krok 2

2. Záznam dokumentov pre samostatné médiá. Populárna možnosť pre digitálne archivácie - externé magnetické pásky disky, externé pevné disky alebo flash disky.

Obrázok s názvom Archívne dokumenty Krok 3

3. Ak máte CD alebo DVD rekordér, vykonajte zálohu dokumentov na disku CD alebo DVD. Záložné kópie sú ďalším spôsobom, ako archivovať, pravdepodobne poznáte túto metódu pod iným názvom - nahrávanie. Systém Windows napríklad používa formáty "Live File System" a "Majované" (lepšie pre kompatibilitu s inými zariadeniami) na kopírovanie súborov na CD alebo DVD.

Vložte zapisovateľný disk CD alebo DVD do jednotky alebo DVD rekordéra počítača pre systémový súborový systém.

Keď sa zobrazí dialógové okno, kliknite na tlačidlo "Napíšte súbory na disk s údajmi".

Zadajte názov disku a potom kliknite na tlačidlo "Ďalej".

Počkajte, kým sa nezobrazí prázdny priečinok Disk. To znamená, že disk je formátovaný a pripravený na kopírovanie súborov.

Otvorte priečinok s dokumentmi, ktoré chcete archivovať a presuňte súbory do priečinka prázdneho disku.

Pre formát zvládnutia, vložte zapisovateľný disk CD alebo DVD do jednotky alebo DVD rekordéra vášho počítača.

Keď sa zobrazí dialógové okno, kliknite na "Record Files na dátový disk".

Zadajte názov disku a kliknite na tlačidlo "Zobraziť možnosti formátovania".

Zvoľte "Majster" a kliknite na tlačidlo "Ďalej".

Počkajte, kým sa nezobrazí prázdny priečinok Disk. To znamená, že disk je formátovaný a pripravený na kopírovanie súborov.

Otvorte priečinok s dokumentmi, ktoré chcete archivovať a presuňte súbory do priečinka prázdneho disku.

Obrázok s názvom Archívne dokumenty Krok 4

4. Odosielanie dokumentov na externé ukladanie.

Okrem funkcie ako miesta pre archívne súbory, bezpečne diaľkové skladovanie chráni informácie pred nehodou, ako je zlyhanie požiaru a pevného disku.

S týmto počtom spoločností, ktoré ponúkajú túto službu, musíte priamo kontaktovať spoločnosť priamo, aby ste objasnili, ako fungujú, a aké záruky sú zahrnuté do diaľkovej archivácie dokumentov.

Obrázok s názvom Archívne dokumenty Krok 5

päť. Použite digitálny archivačný softvér.

Jedným z najznámejších metód uloženia vzhľadu dokumentu je vytvoriť súbor PDF. Ponúkané Adobe, známe ako Adobe Acrobat, uľahčuje prevod dokumentov do formátu PDF z rôznych programov. Existuje aj niekoľko voľných programov, ktoré môžu vytvárať tieto súbory.

Budúce verzie softvéru Adobe budú kompatibilné s dokumentmi starších verzií.

Okrem toho, čítačka dokumentov PDF je možné stiahnuť zadarmo z webovej stránky spoločnosti Adobe.

Obrázok s názvom Archívne dokumenty Krok 6

6. Zostaňte si vedomí najnovších technológií v oblasti archivačných dokumentov. Ako to je dnes relevantné, môže byť zastarané zajtra. Preto sú problémy možné pri prenose archívnych súborov do nového systému.

Tipy

Súbory adresára Archives tak, aby ste mohli rýchlo nájsť potrebné dokumenty. Najjednoduchší spôsob je zahrnúť do názvu súboru alebo priečinok, názov a dátum. Napríklad, ak archivujete obchodné správy, môžete volať "Business File 1. štvrťrok roku 1997". Vo väčších systémoch pre klasifikáciu archívov sa používa metadáta.
Ďalším dôvodom archivovania súborov - právne požiadavky, ktoré vyžadujú ukladanie informácií.

Upozornenia

Existujúce nebezpečenstvo - Riziko poškodenia súboru. Uistite sa, že používate dobre osvedčený systém na zálohovanie vašich informácií.
Multimediálne údaje sú často spojené s určitým hardvérom alebo softvérom, v dôsledku čoho nemusia byť dostupné mimo špecifických systémov.
Ak sa systém nevyskytuje archívne dokumenty, môže to viesť k neúmyselnému strate súborov, najmä ak boli omylom odstránené.

Čo potrebuješ

Samostatný úložný systém, ak chcete archivovať dokumenty na iné médium.