Ako ukladať dokumenty (s ilustráciami) -

Skladovanie alebo archivácia, informácie sú najdôležitejšou súčasťou riadenia podniku alebo kancelárskej organizácie. Každá inštitúcia, podobne ako osoba, môže byť užitočná na vytvorenie stabilného systému kodifikovaného ukladacieho systému na počítači alebo v skrini dokumentu. Pomocou štruktúrovaných metód ukladania uložíte váš čas a miesto na pracovnú plochu.

Kroky

Metóda 1 z 2:

Skladovanie papierových dokumentov

jeden. Kúpiť stôl na ukladanie dokumentov a súborov. Budete potrebovať úložný priestor, kde sa zmenia všetky potrebné dokumenty. Ak si nemôžete dovoliť, aby ste si dovolili najnovšie moderný stôl pre dokumenty, navštívte obchody s ekonomikou alebo používajte ex-stravovací nábytok.

2. Systematizovať systém skladovania. Budete musieť vytvoriť štandardizovaný postup pre umiestnenie a ukladanie dokumentov, ku ktorým budú nasledovať všetci používatelia. Typové pokyny a zavesiť ich v prominentnom mieste, aby každý mohol nájsť potrebný dokument.

3. Dajte dátum na všetky dokumenty, ktoré uložíte. Akonáhle sa objaví nový dokument, musíte dať dátum manuálne alebo pečiatku na rovnakom mieste. Tráviť čas písať dátumy na predchádzajúcich dokumentoch, aby ste si priniesli všetko v poriadku.

4. Kúpiť veľa priečinkov. Rozdeľte svoje dokumenty pre projekty alebo podkategórie projektu. Postupom času možno budete musieť prelomiť veľa projektov s veľkým množstvom informácií.

päť. Udržujte aktuálne a dokončené projekty v rôznych oddeleniach. Ak existuje niekoľko úrovní vo vašom stole na ukladanie dokumentov, vrch, ktorý môžete použiť pre aktuálne projekty a spodné - pre vykonaný.

6. Použite farbu na klasifikáciu súborov. Priečinky sa predávajú v rôznych farbách. Pre každý projekt pracujete, nakupujete iný farebný priečinok. Napríklad všetky finančné dokumenty môžu byť v modrom priečinku a všetky návrhové dokumenty môžu byť v ružovom priečinku.

7. Dajte štítky na priečinky. Väčšina kancelárskych priečinkov má plastové štítky a miesta pre nápisy. Použite ich okamžite nájsť to, čo potrebujete, keď otvoríte tabuľku pre dokumenty.

osem. Umiestnite nové dokumenty zhora. Uchovávajte ich v chronologickom poradí, aby boli staré zadné. Uloží vám čas, keď potrebujete nájsť dokument.

deväť. Skúste zložiť dokumenty podľa dňa v týždni. Ak máte veľa dokumentov na papieri, kúpiť aspoň sedem priečinkov, ktoré môžete použiť podľa dní v týždni. Umiestnite dokumenty, ktoré potrebujete na týždeň, aby ste zdôraznili, čo potrebujete pre každý deň.

Dokumenty, ktoré ste dnes neboli spracované, vložili do zajtrajšieho priečinka, ak potrebujete.

10. Nepoužívajte pracovnú plochu ako miesto uskladnenia dokumentov. Keďže máte priečinky s aktuálnymi projektmi, mali by ste v nich dať dôležité dokumenty. Stratíte menej papiere, ak sú na správnom mieste.

jedenásť. Odhoďte zbytočné dokumenty. Jedna z komponentov dobrého systému ukladania dokumentov je vyhodená alebo brúsenie zbytočných dokumentov. Takže znížite množstvo uloženej dokumentácie a bude vám to jednoduchšie nájsť iné dokumenty.

12. Ak sú kódy už použité vo vašej kancelárii, vytvoria digitálny alebo kódovaný systém skladovania dokumentov. To môže byť skvelý spôsob, ako použiť špeciálne informácie pre presnejšie ukladanie dokumentov.

13. Premýšľajte o prechode na elektronický úložný systém, ak máte niekoľko dokumentov v papieri, ale veľa v elektronickom. Niektoré dokumenty, napríklad kontroly, s časovým výpisom, takže sú lepšie ich uložiť v elektronickej forme.

Prejdite na nasledujúcu metódu, aby ste sa naučili, ako prepnúť do elektronického úložného systému.

štrnásť. Udržujte všetky typy dokumentov spoločne. Namiesto odstránenia samostatných častí na diskoch, flash diskoch, priečinkoch a letákoch, skladujte všetky typy dokumentov spoločne, ak sa týkajú jedného projektu alebo predmetu.

Metóda 2 z 2:

Skladovanie elektronických dokumentov

jeden. Pred vytvorením hlavnej databázy vašich dokumentov vytvorte zálohu. Najdôležitejšie v uskladnení elektronických dokumentov je uloženie všetkých súborov, ak sa prestávky na pevnom disku, počítač sa spustí alebo sa stratí heslo. Kúpte si prenosný disk alebo systém úložiska cloud.

Najlepšie je vytvoriť dve databázy záložných dokumentov. Ak nepoužívate dokumenty na papiere, radšej máte lokálnu aj vzdialenú zálohu, ak sa s vašou kanceláriou alebo počítača stane čokoľvek.

2. Každý deň aktualizujte systém zálohovania pre celý počítač a / alebo webovú stránku. Tí, ktorí deň načíta veľa informácií, musíte vykonať údaje do záložného systému každú hodinu.

3. Kúpte si skener, ktorý je možné pripojiť k počítaču. Skenujte každý nový dôležitý dokument, vytvorte elektronickú verziu a umiestnite ho do elektronickej databázy. Ak potrebujete uložiť veľký počet dokumentov v elektronickej forme, kúpiť skener s automatickým podávačom dokumentov a programom uloženia dokumentov na uloženie času.

4. Udržujte heslo z elektronickej databázy na bezpečnom mieste. Pamätajte, že bezpečnejší napíšte ho na list papiera a dajte ho do peňaženky alebo na stole, ako ho uložiť do počítača. Viac šancí, že hacker zadá váš počítač ako v kancelárii.

päť. Rozhodnite sa, či chcete používať softvér alebo nie. Ak chcete spravovať všetky súbory priamo, mali by ste jednoducho vytvoriť a zjednodušiť priečinky a podpriečinky na pevnom disku počítača. Ak chcete použiť vopred určený systém správy dokumentov, kúpiť program na skenovanie a organizovanie dokumentov s optickým rozpoznávaním symbolov.

Funkcia optického rozpoznávania znakov je schopnosť nájsť vytvorené dokumenty. Počítač môže čítať dokumenty, keď v programe zadáte hľadané výrazy.

Systémy s optickým rozpoznaním znakov vám umožnia vyhľadávať dokumenty pomocou slov, ktoré môžu byť v nich, ako napríklad názov obchodu alebo titulkov.

6. Vytvorte štandardný systém Názov dokumentu. Každý dokument sa nazýva rovnakým spôsobom, vrátane predmetu, dátumu a ďalších dôležitých informácií. Kontrola by mala byť napríklad uvedená na kontrole, dátum a zakúpený produkt.

7. Usporiadajte priečinky a podpriečinky. Ak použijete priečinky na ukladanie údajov namiesto systému správy dokumentov, budete ich musieť rozdeliť podľa dátumov, predmetov alebo projektov. Vytvorte novú podtriedou priečinkov na zefektívnenie tých, v ktorých príliš veľa dokumentov.

osem. Nehľadajte pokušenie uložte súbory na pracovnej ploche. Akonáhle si stiahnete dokumenty, pomenujte ich podľa pravidiel názvu a okamžite ich umiestnite na správne miesto, aby ste ich uľahčili.

deväť. Naučte sa a používajte programy, ktoré sú vhodné pre váš operačný systém. Na počítačoch Apple sú často používané súbory označené rôznymi farbami. Obaja v Apple a vo Windows sú často uložené záložné kópie a históriu vyhľadávania.

Čo potrebuješ

Skladová tabuľka dokumentov
Priečinky rôznych farieb
Etikety
Pokyny na klasifikáciu dokumentov (na papier alebo elektronický formulár)
Prenosná disková jednotka
Skener