Ako napísať správu o podujatí: 12 krokov

Možno budete musieť napísať správu o podujatí a určiť, aké úspešné bolo a porovnávať svoje výsledky s cieľmi. To je dôležité, aby ľudia alebo spoločnosti, ktoré uskutočnili udalosť, mohli pochopiť, či by im mali niečo zmeniť. Existujú spôsoby, ktorými môžete podať správu o udalosti úspešnejšie. Toto je dôležité, ak budete tráviť inú udalosť!

Kroky

Časť 1 z 3:

Štruktúra Vaša správa o udalosti

jeden. Určiť formát štýlu a prezentácie pre konkrétne publikum. Správy o udalostiach môžu blikať, meď v Staplere, pošlite e-mail vo formáte PDF, spustiť pomocou aplikácie PowerPoint Prezentácia a tak ďalej.

Uistite sa, že štruktúrte svoju správu o sekciách. Mali by ste porovnať výsledky podujatia s cieľmi. Výsledky hlavných výsledkov podujatia.
Správa o udalostiach pre potreby a záujmy každého sponzora a verejnosti. Zohľadniť ciele sponzorov. Sponzori sú do určitej miery kľúčové publikum vašej správy vašej udalosti. Chcú vedieť, či sponzorovať vašu akciu. Preto nezabudnite zvážiť, čo chcú vedieť a aké aspekty sú pre nich skutočne dôležité.
Tiež pripraviť správu o udalosti takým spôsobom, aby spĺňali osobitné požiadavky jedinečnosti podujatia a sponzorov. Nepíšte štandardnú, typickú správu. Stojí za to, že vaša správa bude ponúkaná aj manažérom spoločnosti a financovať.

Obrázok s názvom Povedzte svojmu najlepšiemu priateľovi, že ste stlačený krok 3

2. Usporiadajte proces, ktorý chcete zaznamenať potrebné informácie v celom podujatí. Nespoliehajte sa len na pamäti.

Zaznamenávanie informácií pred, počas a po podujatí vám umožní vytvoriť podrobnejšie a následne efektívnejšiu správu. Pomôže vám tiež poskytnúť informácie v chronologickom poradí.

Poskytovať nepretržitý zber údajov, prilákať viac ľudí v prípade potreby (vrátane možných stážistov) na tieto účely. Najdôležitejšou vecou je, že by ste nemali čakať na koniec udalosti vytvoriť správu.

3. Zametať správu o kľúčovom bode. Problém niektorých správ o správnych správach je, že jednoducho uvádzajú postup pre podujatie alebo pozornosť je zameraná na reklamné návrhy. Nerob to. Lepšie zdôrazniť kľúčové body jasné a analyticky.

Vyberte niektoré udalosti udalostí pre podrobnú analýzu. Premýšľajte o tom, aké tri udalosti absolvovali dobre, a aké tri body boli najviac neočakávané.

Nemali by ste preťažiť svoju správu s nadmernými detailmi, ako je napríklad ponuka večeru alebo podrobnú prezentáciu hlavného vyčnievania. Mali by ste zdôrazniť, čo je naozaj dôležité.

Časť 2 z 3:

Vyberte požadovaný materiál pre vašu správu

jeden. Napíšte súhrn projektu. Správa o podujatí by mala obsahovať súhrn projektu, ktorý je zníženou verziou podrobnejšej správy. Vnímajte tento zhrnutie ako záznam.

Môžete vytvoriť dve správy - Zhrnutie projektu , Navrhnuté pre ľudí, ktorí sa zaujímajú o výsledky podujatia, a podrobnejšia úplná správa pre tých, ktorí chcú byť sponzorom alebo organizátorom podujatia.
V súhrne projektu by ste sa mali zamerať na kľúčové momenty a výsledky. Zhrnutie projektu musí byť stručné - jedno alebo dve stránky. Malo by sumarizovať kľúčové údaje o podujatí, a tiež by mal obsahovať stručný výklad údajov v ňom.

Obrázok s názvom Získajte patentový krok 10

2. Zahrňte ilustračné materiály vo vašej správe o udalosti. Je oveľa efektívnejšie ponúknuť auditorium zobrazovanie, čo odráža štatistické informácie, namiesto toho, aby sa publikum s nespočetným počtom počtu a dátumov.

Ak udalosť prevzala prítomnosť nového produktu, môžete pripojiť svoju fotografiu. Fotografie samotného udalosti pomôžu ilustrujú správu o tejto udalosti. Pokúste sa poslať fotografie reklamy pre sponzorov na stránku, aby ste posilnili vašu správu. Znova to všetko nemôže čakať až do konca udalosti.

Bude dobré zahrnúť vzorky, reprodukcie a iné príklady pre stránku. Nahlásiť počet ľudí, ktorí dostali kupóny od sponzorov a tak ďalej. Navrhnúť osvetľovacie udalosti na mieste aj mimo svojich hraníc v tlači, pre publikum, pre sponzorov.

Obrázok s názvom Staňte sa kongresovým krokom 17

3. Zdokumentovať akékoľvek osvetlenie v tlači alebo s reklamou. Mali by ste zhodnotiť, čo bolo pokryté v tlači, v porovnaní s cieľmi.

Zamerajte sa na tlačené reklamy a články, v ktorých sa objavujú mená a reklama sponzorov, okrem zbierky čísel a propagačných ratingov.

Dokument reklamy v televízii, verejné oznámenia, ratingy, ako aj zmienku v správach.

Nezabudnite venovať pozornosť informáciám o rádiu, oznámenia o cenníkoch, hodnote reklamy a propagácie, audítorských správ atď.

Obrázok s názvom Napíšte Spech, ktorý sa zastavuje krok 10

4. Nezabudnite zahrnúť do správy o uvedení na účely podujatia. Je veľmi dôležité, aby ste sa vzťahovali na ciele udalosti s výsledkom, takže nezabudnite spomenúť, aké boli misie a ciele.

Môžete tiež zahrnúť program podujatia. Mali by ste spomenúť kľúčových účastníkov v prípade. Nezabudnite na stručnosť.

Tráviť najviac času na zaradenie a diskusiu o kľúčových výsledkoch podujatia a porovnávanie ich s nasledujúcimi cieľmi. Buďte realistickí, nemali by ste zdobiť tie aspekty, ktoré neboli veľmi úspešné.

Snímka s názvom Použiť pre podnikateľský grant krok 10

päť. Zahrnúť informácie o financovaní vo vašej správe o udalosti. Je dôležité poskytnúť podrobnú diskusiu rozpočet A koľko to bolo skutočne vynaložené (alebo potenciálne investované). Nezabudnite porovnať potenciálne výdavky so skutočným, a tiež ukázať, že dobre prešla, a čo vyžaduje ďalšie vypracovanie.

Mali by ste vám povedať o všetkých výdavkoch vrátane marketing a opatrenia na podporu, mzdových pracovníkov a sponzorských nákladov. Je dôležité vytvoriť podrobný rozpočet. Finanční manažéri a vyššie riadenie budú chcieť vidieť skutočnosti, ktoré posilňujú výsledky.

Zapnite výpočet čistý zisk, Napríklad zber Komisie, sponzorstvo a vzorky.Ale nezabudnite, že porovnávate zisk s odhadovanými ukazovateľmi príjmov. V porovnaní s čím? Dobrá otázka.

Obrázok s názvom Použiť pre podnikateľský grant krok 7

6. Povoliť štatistiky pre čitateľa. Nevytvárajte správu, v ktorej sú uvedené len informácie, ktoré spôsobujú príjemné pocity. Mal by sa tiež uviesť počet návštevníkov. Dobrý nápad - poskytnúť údaje, ktoré možno merať.

Ďalšie relevantné štatistické údaje sú číslo celkového predaja a počtu návštevníkov. Tento druh údajov pridáva spoľahlivosť do vašej správy o udalosti. Zadajte informácie o návštevníkoch. Zapnite demografické údaje, návštevy, ako aj verejný výskum (napríklad o nákupe návykov).

Nahlásiť počet ľudí, ktorí odpovedali na kampane sponzorov, ako aj o vkladoch v charitatívnych organizáciách. Dokumentovať hospodársky vplyv a účasť pracovníkov.

Obrázok s názvom Sieť v sieti Marketing Krok 16

7. Podporné údaje s vysoko kvalitným prvkom. Vaša správa by mala obsahovať štatistické informácie, ale potrebujete aj vyhlásenia ľudí, aby poskytovali kvalitnú spätnú väzbu.

Zbierajte spätnú väzbu od účastníkov a členov tímu, aby údaje o úspechoch a neúspechoch podujatia neprejdú len od autora správy. Takže vaša správa sa zdajú spoľahlivejšie.

Premýšľajte o zahrnutí nezávislej štúdie. Odhad osvetlenia v tlači - jeden príklad, kde možno vykonať nezávislý výskum.

Vyhodnoťte miesto a prostredie. Mali by ste stráviť nejaký čas na posúdenie miesta konania a životného prostredia, pokiaľ ide o iné. Diskutujte o tom, ako dobre priestor na konferencii, udalosti a tak ďalej.

Časť 3 z 3:

Najnovšie ťahy v písaní správy o udalosti

jeden. Pripraviť správu včas. Snažte sa vykonať a zverejniť správu ihneď po podujatí. Nezabudnite túto udalosť osláviť v kalendári. Niektorí ľudia sa domnievajú, že správa by mala byť uverejnená do mesiaca po podujatí, ale iní tvrdia, že je lepšie to urobiť za pár dní.

Bez ohľadu na termín, mali by ste urobiť správu včas. Môžete napísať správu o nejakej agentúre, ktorá objednala svojmu klientovi. Venujte pozornosť všetkým požiadavkám.
Je dôležité, aby vaše publikum očakávali hlbokú a včasnú správu. Preto trávite čas, aby ste urobili všetko správne, ale nespútajte proces.

Obrázok s názvom Spot Fake Novinky Stránky Krok 8

2. Opravte svoju správu. Uistite sa, že správa vašej udalosti je napísaná kompetentne a neexistujú žiadne pravopisné a interpunkčné chyby.

Uistite sa, že vaša správa je dostatočne hlboká. Vezmite si dobré pravidlo - "show a nehovorte". To znamená, že dôjde k veľkej myšlienke, aby sa konkrétne príklady potvrdili, že viac všeobecných bodov uvedených v správe.

Nezabudnite na svojich poslucháčov a uistite sa, že ste to zaznuli oficiálne a profesionálne. Správa o podujatí nie je rutinným dokumentom - to je dôležitý dokument, ktorý zistil, či udalosť stojí za to zdroje, ktoré na ňom vynaložili, takže správa by mala riadiť presvedčivé.

Tipy

Urobiť viac fotografií, ako si myslíte, že bude potrebovať. Počas písania správy oceníte užitočnosť tejto rady.
Keď zbierate spätnú väzbu od popredí a ľudia, ktorí plánovali podujatie, by to nemalo urobiť okamžite. Budú zostať na mieste aj po skončení podujatia, stojí za to najprv sa pýtať ľudí z davu - budú prví, ktorí idú z podujatia. Tiež neobťažujte vedenie, ak je zaneprázdnený niečím iným, budete ho neskôr nastaviť a môžete sa opýtať na všetko.
Zbieranie spätnej väzby, viesť rozhovor a opýtajte sa prirodzene, potom vám váš partner úprimne povie, čo uvažuje o podujatí.
Zozbierajte viac recenzií, než si to potrebujete. Budete to neskôr.
Dobré fotografie ukazujú, čo sa stalo na podujatí, ako aj reakcia ľudí.
Snažte sa, aby sa fotografie celého obrázku, vrátane ľudí a vedeli na jednej fotografii, aby ste mohli odovzdať čitateľovi, ako sa veľkolepá udalosť.

Čo potrebuješ

Digitálny fotoaparát
Notebook