Ako zdokumentovať proces

Spoločnosti často dokumentujú proces pre každého zamestnanca, aby vedeli, ako ho správne vykonávať, alebo analyzovať proces na jeho zlepšenie. Ak ste požiadaní o dokumentovanie procesu, alebo si sa rozhodol, že to urobíte, uistite sa, že používajú tých ľudí, ktorí sú celkom skúsení a kompetentní v procese ako celok. Nasledujú dva typy grafických znázornení, ale ak si myslíte, že váš proces je vhodnejší pre jednoduchý diagram iného typu alebo textového dokumentu, môžete použiť svoju možnosť. V tomto prípade si prečítajte sekciu so zdieľanými tipmi, aby ste získali predstavu o cieli procesnej dokumentácie.

Kroky

Metóda 1 z 4:

Rozhodnúť o dokumente váš proces

jeden. Ak je to možné, zamerajte sa na jeden proces naraz. Nesnažte sa opísať všetku svoju prácu v jednej štrukturálnej schéme. Je oveľa jednoduchšie sledovať množstvo krátkych dokumentov, ktoré sa oddelene zastavia na každej úlohe.

Ak potrebujete zdokumentovať rozsiahly projekt ako vytvorenie produktu spoločnosti z konceptu na predaj, potom použite jednoduché mená, s odkazom na každú úlohu v procese. Ak je to potrebné, použite ďalšie dokumenty na podrobnejšie vysvetlenie každej úlohy.

Obrázok s názvom Dokument A Proces Krok 2

2. Korenie celý obraz do menších procesov. Toto budú kľúčové úlohy, ktoré sa vykonávajú počas procesu. Ak nie ste veľmi úzko oboznámení s tém procesov, ktoré dokladte, požiadajte o nich projektových manažérov alebo iných odborníkov v tomto procese, aby ste získali jasnú predstavu o úlohách obsiahnutých úlohách.

Všeobecne platí, či krok vo vašom dokumente obsahuje viac ako jedno sloveso alebo slovo "a", Pravdepodobne možno rozdeliť do dvoch krokov. Napríklad, "Dajte buchtu a briketu grilovaného mäsa" Musíte sa rozdeliť "Dajte grilovaciu briketu" a "Dajte gril".

Obrázok s názvom Dokument A Proces Krok 3

3. Rozhodnite sa, či je jednoduchý proces stačí pre textový dokument.Ak váš proces nie je tak iný a obsahuje len niekoľko riešení alebo variácií, môžete len zapísať zoznam krokov. Použite elektronický textový dokument (ako súbor Microsoft Word) alebo len list lemovaného papiera.

Obrázok s názvom Dokument A Proces Krok 4

4. Zvážte možnosť vytvorenia štrukturálnej schémy. Jednoduchá konštrukčná schéma - pohodlný spôsob, ako vizuálne zobraziť proces, ako je popísané ďalej v sekcii na tejto stránke. Môžete tiež vytvoriť zložitejšie štrukturálne schémy, ale pre väčšinu procesov nepotrebujú. Premýšľajte, aby ste postupovali podľa pokynov v tejto časti z komplexných schém len vtedy, ak váš proces obsahuje viac ako desať krokov a Máte viac ako troch ľudí, ktorí vykonávajú rôzne kroky procesu.

Obrázok s názvom Dokument A Proces Krok 5

päť. Keď je to možné, pokúste sa vytvoriť stručné schémy. Jedna stránka je dokonalá, ale aj pre komplexné procesy, skúste sa obmedziť na 5 strán a menej. Iba špecializované a komplexné úlohy vyžadujú dlhšie dokumenty, a dokonca aj vtedy, ak sú títo ľudia, ktorí vykonávajú úlohy.

Ak je napríklad dokument navrhnutý tak, aby slúžil ako návod pre lekárov, diagnostiku rakoviny, pravdepodobne spomeniete každú diagnostickú skúšku, ktorú možno aplikovať. Avšak, ak je však zdokumentovaný rovnaký proces, aby sa predložili manažérom, vytvorili dokumenty o predložení, ktoré znižuje podrobné kroky, ako je definícia, ktorá sa stanovuje na použitie pre konkrétny mechanizmus.

Odstráňte prídavné mená z mien úloh. Tituly musia byť jasné a krátke. Napríklad napíšte: "Poslať klienta účtu", ale nie "Pošlite plný účet pre všetky služby zákazníkovi, ktorý objednal produkty".

Obrázok s názvom Dokument A Proces Krok 6

6. Zapnite vizuálne nástroje, ak pomáhajú uľahčiť čítanie procesu. Niektorí ľudia lepšie vnímajú vizuálnu reprezentáciu materiálu ako čítanie textu, najmä ak sú to manažéri, manažéri alebo iní ľudia, ktorí nemusia byť praktické skúsenosti v procese, ktorý dokumentujete. Môže to byť diagramy, fotografie alebo snímky obrazovky, ale nech sú jednoduché a jasné.

Okrem toho zapnite diagramy a obrázky len vtedy, ak sú potrebné na pochopenie termínu v dokumente opisujúcom procesu. Ak napríklad dokument vyžaduje, aby čitateľ určil rozdiel medzi týmito dvoma typmi mechanizmov, poskytli jasné obrazy alebo schémy týchto mechanizmov.

Nezahŕňajú ilustrácie alebo iné obrázky, ktoré sa ľahko bývajú.

Obrázok s názvom Dokument A Proces Krok 7

7. Zavolajte ľudí podľa svojej pozície a nie podľa mena. Dokument môže vydržať dlhšie ako jednotlivec. Nepíš: "Poslať Kolekciu protokolu KATE". Napíšte: "Poslať Protokolové stretnutie Stolička." Ak si myslíte, že názov je potrebné, aby sa zabezpečil, že dokument čítania vedel, s kým kontaktovať, písať ako názov a pozíciu.

Obrázok s názvom Dokument A Proces Krok 8

osem. Jasne určiť procesy spojené s navzájom. Napríklad dokument o procese "Organizácia informačného bulletinu" Môže ukončiť poznámky: "Konečný výsledok prejde na úpravu. Cm. Dokument "Úprava bulletinu". Dokument "Úprava bulletinu" Môže začať poznámky: "Tento dokument je predchádzajúci "Organizácia informačného bulletinu" A koniec "Teraz to ide zverejniť. Cm. Dokument "Publikačný bulletin".

Obrázok s názvom Dokument A Proces Krok 9

deväť. Musíte vytvoriť dostupné dokumenty, ktoré možno upraviť. Urobte si kópie, že ľudia budú môcť čítať alebo študovať. Hlavný elektronický dokument musí byť vo formáte, ktorý je možné upraviť tak, aby v prípade potreby bolo možné vykonať zmeny.

PDF súbory nie sú upravené. Ak používate špecializovaný softvér na vytváranie diagramov, pozrite sa ďalší jedinečný formát súboru na uloženie upraviteľných dokumentov. Ostatní ľudia budú pravdepodobne stiahnuté alebo nákup rovnakého softvéru predtým, ako môžu dokumentovať dokument.

Pre dokumenty len s textom používajú spoločné formáty súborov, ako napr .Doc, .docx, .Txt alebo .Rtf. Ak predvídate časté zmeny v dokumente, použite on-line zdieľanie súborov, ako je Dokumenty Google, aby ľudia vždy videli najrelevantnejšiu verziu.

Obrázok s názvom Dokument A Proces Krok 10

10. Opatrne uveďte dokumentáciu procesu. Zaznamenajte vytvorenie a dátum posledného úpravy v prominentnom mieste v každom dokumente, napríklad v hornej časti stránky. Ak doklad môže upravovať niekoľko ľudí, môže tiež zadať názov alebo iniciály vedľa dátumu poslednej zmeny. Nakoniec uveďte názov a názov súboru, ktorý jasne vymaže, ktorý proces v ňom je zdokumentovaný.

Metóda 2 z 4:

Vytvorenie štrukturálnej schémy

jeden. Ak chcete ľahko vysvetliť jednoduché úlohy, vytvoriť štrukturálnu schému. Sú skvelé pre obraz základných informácií len pre čítanie a vizuálne. Štrukturálne systémy môžu byť použité na pomoc novým zamestnancom zaoberať sa jednoduchými úlohami počas odborného vzdelávania, alebo pomáhať zamestnancovi, ktorý dočasne plní úlohu z dôvodu nedostatku svojho kolegu.

Obrázok s názvom Dokument A Proces Krok 12

2. Usporiadajte štrukturálnu schému zľava doprava alebo zhora nadol. Keď urobíte takúto schému, nakreslíte rám pre každú úlohu procesu a pripojte ich so šípkami, aby ste zobrazili postupnosť vykonávania potrebných úloh. Začnite na ľavej alebo hornej časti stránky, ako by ste to urobili, ak ste napísali. Ak umiestnite kroky v poriadku, bude okamžite ľahšie pochopiť, čo z nich.

Ak pracujete s jazykom, ktorý sa vyznačuje smerom listu z ruštiny, potom použite správny smer. Napríklad štrukturálna schéma, zostavená v arabčine, ide doprava doľava.

Aby sme smer neboli jasné, použite šípky. Neprevádzajte čiaru medzi úlohami.

Obrázok s názvom Dokument A Proces Krok 13

3. Začnite s hrnčekmi s označením "Spustiť." Ak je vaša schéma dostatočne malá a umiestnená v jednom riadku alebo stĺpci, nemusíte potrebovať takýto kruh. A v mnohých zložitých konštrukčných schémach je užitočné mať taký zrejmý kruh "Spustiť".

Obrázok s názvom Dokument A Process Krok 14

4. Nakreslite trojuholník s názvom prvá úloha vo vnútri. Nakreslite šípku z hrnčeka "Spustiť" pred rámcom s prvou úlohou vo vnútri. Napríklad, "Vezmite objednávky zákazníkov."

Obrázok s názvom Dokument A Proces Krok 15

päť. Obrázok šípku na nasledujúcu úlohu alebo otázku. Táto šípka označuje nasledujúci rám s druhou úlohou. Ak pred vykonaním druhej úlohy potrebujete urobiť rozhodnutie alebo odpovedať na otázku, napíšte túto otázku vo vnútri Rhombusu.

Ak je to možné, použite inú farbu pre Rhombus ako pre rámy.

Obrázok s názvom Dokument A Proces Krok 16

6. Choďte z kosoštvorcov s riešeniami úloh, ktoré závisia od odpovedí. Povedzme napríklad, že rámec s úlohou "Vezmite si zákazníka" vedie k Rhombusu s otázkou "Organizácia vody?" Z Rhomba, Nakreslite dve šípky. Na jednom zápise "Áno" a pripojte sa s označeným rámom: "Dajte klientovú vodu". Na druhej šípke "Nie" a viesť ho k indexu "Preneste objednávku na kuchár".

Metóda 3 z 4:

Vypracovanie komplexnej štrukturálnej schémy

jeden. Použite ich pre komplexné procesy, ktoré používajú niekoľko ľudí alebo oddelení. Ak dokumentujete komplexný proces, v ktorom sa zúčastňuje niekoľko ľudí, tímy alebo oddelení, ktoré pracujú samostatne, zvážte stelesnenie komplexnej štruktúrnej schémy. Typ konštrukčnej schémy je tu opísaný"Schéma plaveckých skladieb" alebo "Ramler-brasha". Podľa schémy je jasne vidieť, kto je zodpovedný za každú úlohu a je ľahšie určiť časti, kde sa môže proces zlepšiť.

Štrukturálna schéma by mala opísať, ako sa proces deje teraz, a nie ako by sa to malo stať.

Obrázok s názvom Dokument A Proces Krok 18

2. Premýšľajte o používaní softvéru. V dôsledku toho je systém pravdepodobne vyzerať nezapokojujúci a čitateľný, ak sa softvér používa na vytvorenie diagramov. Prítomnosť elektronického súboru tiež zjednodušuje zmeny, ak potrebujú. Pozrite sa na internet "Pre mapovanie procesov", Ale uistite sa, že ste si stiahli alebo kúpte, s ktorým môžete vytvoriť systémy Rammler-Brasha.

Obrázok s názvom Dokument A Proces Krok 19

3. Opatrne napíšte do stĺpca vľavo na zozname všetkých účastníkov procesu. Každý riadok môže byť označený oddelením, tímom alebo názvom príspevku jednotlivca. Každý účastník bude zodpovedný za úlohy nachádzajúce sa v horizontálnej línii, ktorá sa tiahne na stránke. Niekedy sa to nazýva "Kúpalisko" Účastník.

Stopy môžu byť označené farbou alebo nie. Mali by byť vždy oddelené hrubými čiernymi čiarami, takže schémy sú ľahko čitateľné aj pre ľudí, ktorí trpia farebnou slepotou.

Pokúste sa lokalizovať interakcie skupiny vedľa dverí. Nie je to však potrebné.

Obrázok s názvom Dokument A Proces Krok 20

4. Začnite s prvou úlohou. Spustite proces s umiestnením prvej úlohy v ráme na ľavej strane stránky, o niečo právo od účastníka zodpovedného za vykonávanie tejto úlohy. Napríklad akademické výskumné oddelenie začína proces vytvárania myšlienky produktu, zobrazuje rám na právo na slovo "Študovať" A určiť ho Vytvoriť nápad produktu.

Obrázok s názvom Dokument A Proces Krok 21

päť. Pokračujte, ako aj s konvenčnou konštrukčnou schémou, ale umiestnite úlohy v smere doprava a položte ich do požadovaného reťazca. Napríklad, ak výskumné oddelenie potom pošle nápad produktu na marketingové oddelenie pre testovanie zamerania, nakreslite šípku Vytvoriť nápad produktu Do rámu v oblasti marketingového oddelenia, hneď od predchádzajúceho rámca. Rozpoznať tento rám Testovanie zamerania.

Niekedy sa úloha môže opakovať napríklad, produkt sa môže neskôr vrátiť na ďalšie testovanie zaostrenia. Ak sa proces samotného vráti do rovnakého počiatočného štádia, nakreslite šípku späť do pôvodného rámu uvedeného Testovanie zamerania. Ak je proces stále odlišný od počiatočného (napríklad, je to pokročilé kolo sledovania zaostrenia, čo vedie k iným úlohám), vytvorte nový rámec s iným názvom ako Rozšírené testovanie zamerania.

Obrázok s názvom Dokument A Process Krok 22

6. Naučte sa používať Rhombus a hrnčeky. Vo väčšine konštrukčných posunov sa používajú snímky, diamanty a kruhy a šípky medzi nimi. Už ste narazili na rám, ktorý je označený názvom úlohy. Keď existuje niekoľko možných výsledkov, použite rhombus. Ak bol dosiahnutý konečný výsledok, použite hrnčeky. Pokračovať v predchádzajúcom príklade, nakreslite šípku Testovanie zamerania na Rhombus určený Produkt schválený? Nakreslite šípku z kosoštvorca, označuje ho Nie, a pripojte ho s označeným kruhom Dokončenie procesu. Uvedená druhá šípka Áno viesť k nasledujúcej úlohe procesov.

Umiestnite rhombus do riadku alebo "Kúpalisko" Účastník, ktorý je zodpovedný za toto rozhodnutie.

Kruh, určený Dokončenie procesu musí byť vo svojom rade, bez toho, aby bol s ním spojený.

V štrukturálnej schéme existuje ešte mnoho ďalších špeciálnych znakov, ale sú zriedka používané a nemusia vás nevyhnutne potrebujú. Ak si myslíte, že váš dokument vyhrá z o niečo viac rozmanitosti, bez váhania, preskúmať ich.

Obrázok s názvom Dokument A Proces Krok 23

7. Byť sekvenčný. Použite rámy približne rovnakej veľkosti a nie viac ako dve alebo tri ľahko odlíšiteľné farby tak, aby sa schéma bola ľahko čitateľná. Napríklad všetky rámy (úlohy) môžu byť modré pozadie a všetky diamanty (otázky) môžu byť žlté.

Ak je to možné, vykonajte odpoveď "Áno" vždy spustil na jednej strane rámu (napríklad vpravo) a odpoveď "Nie" - vždy na druhej strane (napríklad nižšie). Nie je to vždy jednoduché alebo možné dosiahnuť, takže nestrácajte príliš veľa času.

Obrázok s názvom Dokument A Proces Krok 24

osem. V prípade potreby prejdite na inú stránku. Je lepšie použiť viacero strán, ako urobiť diagram príliš nečitateľný na čítanie. Použite jasne uvedené prechody alebo šípky, aby boli jasné, ako systém pokračuje. Napríklad nakreslite šípku A, vedúca na správnej stránke. Na nasledujúcej stránke nakreslite šípku z ľavej strany stránky a tiež označte ako A.

Obrázok s názvom Dokument A Proces Krok 25

deväť. Upravte štruktúru. Vyplňte každý možný "cesta" v schéme a skontrolujte, či kdekoľvek nebude stratený význam. V ideálnom prípade sa opýtajte niekoho iného oboznámeného s procesom, zobrazte schému na odstránenie chýb a určiť zmeškané kroky. Potom, čo ste sa predtým pozreli na dokument a opravené chyby, môžete poslať alebo prezentovať iným zúčastneným ľuďom. Avšak upravte schému, ak je proces mierne upravený neskôr odoslaním aktualizovanej verzie tým, ktorí dokumentujú dokument.

Metóda 4 zo 4:

Analýza dokumentu na zlepšenie procesu

jeden. Identifikovať oblasti, v ktorých by bolo užitočné vykonávať kontrolu kvality. Zakaždým, keď proces ide z jednej osoby alebo tímu na druhú, si myslíte, že stojí za to skontrolovať prácu počas realizácie a určiť, či je možné pokračovať. Či je kvalita často nižšia ako norma po určitom kroku, najmä krokom, ktorý vykonáva neskúsený člen tímu? Čo proces robí najvyšší vplyv na kvalitu a môže vyžadovať dodatočnú pozornosť?

Ak sa naozaj rozhodnete odporučiť krok overovania kvality v tomto procese, vyvinúť jasné kritériá "Prechod" Na ďalší krok. Nenechávajte ľudí, aby ste stratili, že sa aplikujú normy kvality.

Obrázok s názvom Dokument A Proces Krok 27

2. Pozrite sa na duplicitné úlohy. Ak máte dve identické úlohy vo svojom diagrame alebo dokumente, premýšľajte o tom, či je to vhodné. Niekedy nie je zlé opakovať úlohu na zlepšenie kontroly kvality (napríklad dve oddelenia sú kontrolované fúkaním v rôznych stupňoch). Jednoduché úlohy, podobne ako foster, by sa však nemali stretnúť viac ako raz. Ponúknite, že jeden z duplicitných krokov vyberte z procesu procesu.

Obrázok s názvom Dokument A Proces Krok 28

3. Pozrite sa na zbytočné pohyby medzi oddeleniami. Váš dokument môže ukázať, že jednotlivec a najmä pri prenose zodpovednosti za proces späť a späť. Je možné znížiť počet zbytočných prechodov? Ak môžete proces obnoviť, potom to môže vykonať niekoľko úloh naraz, a potom prejsť úlohou.

Tipy

Ak chcete získať proces viac, tvoria niekoľko konštrukčných obvodov alebo grafov. Po prvé, vyvinúť grafické znázornenie všeobecného obrazu alebo procesu. Zahrňte menšie procesy na tomto obrázku. Potom vytvorte inú vizuálnu reprezentáciu, ktorá sa zameriava na menšie procesy. Zobraziť úlohy, ktoré tvoria tieto menšie procesy.