Ako analyzovať obchodné procesy: 6 krokov

Podnikateľský proces je systém, ktorý spoločnosť využíva na dosiahnutie cieľa. Tento termín môže byť tiež definovaný ako postupnosť akcií, ktoré vám umožní vytvoriť produkt alebo zákaznícky servis. Úradníci analyzujú podnikové procesy na určenie výhody a efektívnosti procesu. V prvom rade vedúci vykonáva analýzu aktuálneho procesu. Potom sa môže príručka rozhodnúť o zmenách na zlepšenie existujúceho procesu. Zlepšený proces pomôže spoločnosť ušetriť čas, znížiť náklady alebo vytvoriť atraktívnejší produkt.

Kroky

Časť 1 z 2:

Určite postup vytvárania obchodného procesu

jeden. Obnovujúci proces. Podnikateľský proces je každodenné aktivity zamestnancov zameraných na dosiahnutie cieľa vašej organizácie. Proces stelesňuje kroky, ktoré vás povedú na konkrétny účel. Podnikateľský proces by mal pokrývať všetky zmeny alebo výnimky z takéhoto procesu. Aby ste sa riadili na analýzu, musíte najprv zvážiť postup vytvárania obchodného procesu.

Zohľadniť objem úlohy. Predpokladajme, že chcete aktualizovať proces odosielania účtov svojim zákazníkom. Objem úlohy je množstvo práce, ktorú treba vykonať. V tomto príklade predpokladajme, že hlasitosť je jeden účet na klienta. Povedzme, v priemere, spoločnosť pošle 200 účtov mesačne.
Určite požadovaný výsledok. Čo chcete dosiahnuť s týmto procesom? V tomto príklade sa snažíte odoslať účet ku každému klientovi po poskytnutí výrobku. Po odoslaní objednávky pošlete vytlačenú kópiu účtu a odosielajte si aj účet e-mailom každému klientovi.
V každom procese existujú subprocesy. Čím konkrétnejšie proces, tým ľahšie je to analyzovať a zlepšiť.
Podnikateľský proces dokumentu. Proces môže byť zdokumentovaný ako postupnosť krokov, ako aj vytvoriť blokovú schému. Vo veľkých organizáciách proces často pokrýva rôzne oddelenia. Takže proces odosielania účtov môže použiť výpis z účtu a účtovné oddelenie.
Určiť oddelenia alebo funkcie štrukturálnych jednotiek organizácie v tomto procese, ako aj všetky investície a výsledky. Napríklad na zostavenie platného vyhlásenia, je potrebné poznať investície výrobného oddelenia a strávený čas, poštové sadzby a sumy odpočítania, ktoré personálne oddelenie poskytuje.
Zapíšte si všetky výnimky do procesu. Každý typ podnikateľskej činnosti má svoje výnimky alebo variácie. Niektorí z vašich zákazníkov napríklad získajú značné zľavy. Objednali si veľký objem výrobkov. Oddelenie výpisu z účtu musí tieto zľavy odrážať vo výpočtoch vašich účtov. Veľké zľavy by sa mali zadať manuálne na vytvorenie presného účtu.

Obrázok s názvom Analyzovať obchodný proces Krok 2

2. Dokumentový obchodný proces a určiť typ vytvoreného procesu. Oddelenie typových procesov pomôže analyzovať a vykonať zlepšenia. Pre dva procesy rovnakého typu sa často používajú rovnaké metódy zlepšovania. Proces môže byť výroba, pomocné alebo manažérske.

Výroba je denne vykonaná úlohy, ktoré vám umožňujú poskytnúť klientovi produkt alebo službu. Účtovníctvo možno nazvať výrobným procesom. Je veľmi dôležité posielať zákazníkom presné účty, aby okamžite dostali platby.

Pomocný proces, ako je vidieť z mena, je určený na pomoc pri výrobe. Personálne oddelenie - vizuálny príklad pomocného oddelenia. Personneloviki pomáha vedúcemu oddeleniu účtu v tom, že existujú pohovory a prenájom nových zamestnancov. Personálne oddelenie nefunguje so zákazníkmi priamo, ale pomáha výrobným oddeleniam.

Každá organizácia si vyžaduje sprievodcu, ktoré môže vykonávať všeobecné riadenie podniku. Proces plánovania rozpočtu a proces vykonávania - proces riadenia. Každá spoločnosť si vyžaduje formálny proces kompilácie rozpočtu. Na tento účel by manažment mal diskutovať o rozpočte oddelení s finančným riaditeľom spoločnosti.

Obrázok s názvom Analyzovať obchodný proces Krok 3

3. Analyzujte obchodné procesy pre neefektívnosť. Akýkoľvek obchodný proces pozostáva z investícií a výsledkov. Práca, energia, materiály, výrobné prostriedky sú investície. Prílohy sú majetkom, ktorý umožňuje zisk a príjem, zatiaľ čo výsledky sú materiálnym produktom alebo službou. Prílohy spadajú do procesu a vytvoriť výsledok. Vykonať analýzu na identifikáciu aspektov s nízkou účinnosťou.

Proces by mal účinne používať prílohy na dosiahnutie výsledkov. Napríklad, vlastníte sieť auto opravovne. Vaše investície sú pracovné, vybavenie a náhradné diely a výsledok - opravené vozidlá zákazníkov.

Dlhé opravy alebo veľké množstvo nadchádzajúcej práce naznačujú, že váš proces nie je hladký. Jedným z problémov môže byť nereálny pracovný plán.

Ak náklady na náhradné diely presahujú sumu stanovenú v rozpočte, potom je to iné známky neefektívnosti. Problém môže byť v práci obstarávania alebo dodávateľov.

V závislosti od povahy identifikovaného problému je potrebné rozhodnúť, ktoré procesy je potrebné zlepšiť. Ak potrebujete vytvoriť priority v prítomnosti viacerých procesov, vyberte si proces, ktorý má najväčší vplyv na vašu činnosť. Napríklad, najprv potrebujete znížiť dĺžku čakania, inak riskujete straty zákazníkov. Zlepšenie tohto procesu by mal byť vašou prvou prioritou.

Časť 2 z 2:

Stráviť analýzu obchodných procesov

jeden. Diskutujte o procese s vedúcim personálom. Určite proces, ktorý potrebuje zlepšenie, a potom o tom diskutovať s ľuďmi, ktorí sú zodpovední za implementáciu takéhoto procesu. Pripíšte všetkých kľúčových účastníkov, aby ste zistili svoje návrhy týkajúce sa možných zlepšení tohto procesu.

Opýtajte sa, aké opatrenia vykonávajú pracovníkov a prečo to robia.
Určite prílohy potrebné na vykonanie každej úlohy, ako aj zdroje takýchto investícií. Ak urobíte džínsové oblečenie, potrebujete vedieť, kto vás dodáva materiál a ako často váš dodávateľ vyrába zásielku.
Určite výsledky každej úlohy a príjemcu výsledkov. Ak vlastníte balík opravy, potom vaša mechanika musí dokumentovať vykonanú prácu a odoslať tieto informácie na oddelenie výpisu z účtu. Ďalej toto oddelenie nastaví skóre klientovi.
Počúvajte zamestnancov o tom, ako odstrániť identifikované nedostatky aktuálneho procesu.

Obrázok s názvom Analyzovať obchodný proces Krok 6

2. Vytvorte blokovú schému každého obchodného procesu. Systém pomôže vizuálne prezentovať každý proces. Vytvorte blokovú schému na základe procesu diskusiu o protokole. Bloková schéma musí obsahovať všetky akcie, ktoré sa musia vykonávať v rámci obchodného procesu.

Je dôležité objasniť, že schéma obchodného procesu musí obsahovať iba určité opatrenia, ktoré musia zamestnanci nasledovať.

Bloková schéma je možné vykonať manuálne alebo pomocou špeciálneho softvéru. Použite textové editory a spracovanie programov na vytvorenie potrebnej schémy. K dispozícii je tiež špecializovaný softvér.

Bloková schéma vám umožňuje vizuálne vidieť celý proces. Takýto vizuálny nástroj zjednodušuje proces vyhľadávania a eliminácie neefektívnych aspektov.

Vykonať zmeny v procese, naučiť sa výsledky a nainštalujte sa, či chcete získať požadované zlepšenia. V opačnom prípade zopakujte analýzu procesov a presnejšie nastavíte aspekty, ktoré je potrebné zlepšiť. Procesná analýza by sa mala vyskytnúť nepretržite.

Obrázok s názvom Analyzovať obchodný proces Krok 5

3. Myslieť na myšlienky o zlepšení procesu. Procesy si často vyžadujú účasť viacerých oddelení spoločnosti. Skupinové diskusie odstránia nedostatky, ktoré ovplyvňujú prácu viacerých oblastí, ako aj potvrdiť informácie poskytnuté v súkromných rozhovoroch s jednotlivými účastníkmi procesu.

Zhrnúť informácie a rozšíriť na všetkých účastníkov procesu, vrátane tých, ktorí sa nezúčastnili diskusie. Záujem o stanovisko každého účastníka. Recenzie pomôžu vykonať komplexnú analýzu.

Získané informácie vám pomôžu vypracovať jasnú predstavu o tom, ako tento proces funguje a aké nevýhody sú prítomné.

Diskusie so zamestnancami budú základom budúcich zlepšení. Tieto zmeny môžu znížiť náklady, znížiť trvanie cyklu, zjednodušiť proces alebo zlepšiť zákaznícky servis.