Ako triediť dokumenty v abecednom poradí

Zníženie tlačených dokumentov - v práci aj osobné v úmysle - môže byť bez veľkých problémov, ak ich zjednotíte abecedne. Takáto organizácia dokumentov vám umožní akejkoľvek inej osobe rýchlo nájsť potrebné informácie a bude tiež chrániť dokumenty. Avšak, nie všetko je tak jednoduché a v triediacich dokumentoch na abecede existuje niekoľko jemností, ktoré vám teraz povieme a.

Kroky

Metóda 1 z 2:

Zoradiť podľa abecedného

jeden. Rozložte dokumenty na abecedu na základe ich mena. Použite pre tento takzvaný abecedný ukazovateľ.

2. Dajte dokumenty do jedného alebo iného listného priečinka na základe toho, ako spustí písmeno. Usporiadajte dokumenty, ktoré začínajú s tým istým písmenom, musíte na druhé písmeno mena. Ak sa druhé písmeno zhoduje - potom na treťom. Alebo štvrté. Alebo v piatom. Neexistujú žiadne odchýlky od tohto algoritmu tu a nemôže byť, ale to bude reprezentovať stonádne - tento druh vymaže všetky biele škvrny v dokumentácii.

3. Popíšte, ako ste zoradili dokumenty. Potrebujete, aby všetci mali prístup k dokumentom objednaným vami, vedel, aký princíp sú rozložené.

4. Dokumenty do poľa alebo tam, kde musia byť uložené bez toho, aby sa zlomili. Pridanie niečoho nového k dokumentom nezabudnite na abecedu!

Metóda 2 z 2:

Indexovacie dokumenty

jeden. Použite štítky s písmenami abecedy. Indexovanie (jednoducho put - podpisovanie) Dokumenty je základom základov v objednávaní dokumentov. V tomto štádiu sa dokumenty odložia do príslušných sekcií a sekcií vášho katalógu. Vlastne, názvy oddielov slúžia na opis ich obsahu a potom sa názov časti stáva názov dokumentu. Usporiadajte sekčné časti abecedy pomocou nižšie uvedených rád.

2. Vlastné mená môžu byť indexované v nasledujúcom poradí: priezvisko potom meno, potom patronymické alebo druhé meno. Interpunkcia môže byť ignorovaná.

Ak sa použijú predpony, pripojte predponu s časťou názvu, ktorý dokončí, a na prvé miesto. Interpunkčné značky nie sú potrebné.

Defisa môže byť ignorovaná a časti mena pred a po Hyphena Miesto na prvom mieste.

Skratky a slová s jedným skóre sú indexované, ako je. Iniciály sú rozdrvené do samostatných častí.

Pozície a registrované prípony sú naposledy klamané, súčasne je pozícia prvá, potom prípona.

3. Dokumenty týkajúce sa organizácií môžu byť zjednodušené menom týchto podnikov. V tomto prípade sa každé slovo názvu organizácie považuje za samostatný prvok. Účtovníctvo je v rovnakom poradí, v ktorom sú slová uvedené v názve.

Skratky a slová s jedným skóre sú indexované, ako je. Listy súčasne by mali byť oddelené medzerami a prečítajte si jednotlivé prvky oddelené od seba.

Interpunkčné značky v tomto stáva, slová pred a po interpunkčných znamienkach sú uvedené v prvom prvku.

Čísla a čísla sú zaznamenané v abecedom formáte a indexovaný, ako by boli indexované, či už spočiatku slovami. Interpunkčné značky opäť padajú. Dokumenty, ktorých meno začína rímskymi číslami, sa nachádzajú skôr ako podobné, ktorého meno začína arabskými číslami, zatiaľ čo čísla sú uvedené menej na väčšie. Iba potom, čo môžete umiestniť dokumenty začínajúce.

Všetky znaky sú napísané slovami, všetky čísla priamo súvisiace so symbolom by mali byť špecifikované v prvom prvku.

4. Názvy vládnych organizácií sú indexované na prvom mieste krajiny a jurisdikcii konkrétnej organizácie. Názov organizácie je uvedený v nasledujúcom prvku a slová "Management", "Bureau", "zástupca" a podobný na konci.

päť. V prípade, že sú názvy rovnaké, použite adresu do katalógu dokumentov. Použite nasledujúcu objednávku: Názov> Región> Mesto> Názov ulice> Domáca izba.

Tipy

Vždy tam dajte dokumenty, ale tam, kde ste ich vzali.
Pri indexovaní je dôležité primárne sledovať štandardné pravidlá, len potom - firemné.
Vytvorte systém, ktorý označuje, kedy a kým bol dokument prijatý.

Upozornenia

Čím viac ľudí má prístup k katalógu dokumentov, tým väčší bude neporiadok.