Ako vytvoriť systém účtovníctva a skladovania kancelárie

Ak chcete riadne organizovať prácu v kancelárii, je veľmi dôležité mať efektívny účtovný a skladovací systém. Bez ohľadu na počet ľudí s prístupom k dokumentom musí byť systém organizovaný tak, aby každý mohol nájsť potrebný dokument. Ak bude obtiahnutý systém účtovníctva a skladovania, začnete opustiť všetky dokumenty po ruke strach zo straty v súbore kariet, s tým výsledkom, že váš stôl bude posiadený papierom.

Kroky

jeden. Vyberte systém skladovania. Čokoľvek, čo bola, predovšetkým by mala byť logická poznať presné umiestnenie každého dokumentu. Možné riešenia:

Abecedný. Takýto systém je najvhodnejší, ak väčšina vašich dokumentov obsahuje názvy zákazníkov, pacientov alebo zákazníkov.
Téma alebo kategórie: Väčšina systémov je organizovaná na témach alebo kategóriách, fungujú perfektne so správnou organizáciou, ale dôrazne zmätená, zatiaľ čo nesprávne.
Číslo / chronologické. Takýto systém je najvhodnejší pre číslované alebo datované dokumenty, ako sú objednávky alebo recepty.

Obrázok s názvom Zriadiť kancelársky systém Kancelársky systém

2. Použite závesné priečinky v kartových súboroch. Závesné priečinky sú neodstrániteľné, pôsobia ako držiaky pre obálky, ktoré dostanete z krabíc.

Obrázok s názvom Zriadiť kancelársky systém Kancelária Krok 3

3. Boľavé dokumenty v zásobníkoch podľa kategórie. Ak výška stohu presahuje 5 cm, rozdeľte ho na podkategóriu. Ak je stoh príliš nízky, kombinovať ho s iným zásobníkom a premenovaním. Názvy zásobníka by ste mali ľahko určiť, ktorý z nich potrebujete odoslať konkrétny dokument.

Obrázok s názvom Zriadiť systém Kancelárie Krok 4

4. Umiestnite každý stoh do papierovej obálky a uveďte jasné označenie. Najlepšie je použiť priečinky s kartami v centre, a nie v kontrolnom poradí, takže vaše dokumenty majú viac elegantný pohľad.

Obrázok s názvom Zriadiť systém Kancelárie Krok 5

päť. Zložte obálky v závesných priečinkoch. Pre väčšinu dokumentov budú vhodné pravidelné priečinky zavesenia, ale pre hrubé alebo rozdelené na podkategórie, použite priečinky s plochým dnom. Priečinky môžete nájsť v ľubovoľnom poradí, ale zvyčajne používajte abecedný systém.

Obrázok s názvom Zriadiť kancelársky systém Kancelária Krok 6

6. Rozpoznať vonkajšie priečinky s rovnakými názvami ako obálky. Ak nepoužívate vertikálny súbor, umiestnite všetky plastové karty na ľavej strane priečinka. V druhom prípade, keď sú priečinky umiestnené zľava doprava v otvorenej zásuvke, a nie z prednej strany na zadnú stenu, umiestnite západky vpravo.

Obrázok s názvom Zriadiť kancelársky systém Kancelária Krok 7

7. Náhradné priečinky a obálky by mali byť zložené v blízkosti súborov, aby ste mohli vždy rýchlo pridať priečinok, keď máte dokument, ktorý sa nevzťahuje na existujúce priečinky. Nepoužívajte príliš hrubé alebo tenké priečinky. Pri preskupení dokumentov nezabudnite zmeniť mená priečinkov.

Obrázok s názvom Zriadiť kancelársky systém Kancelária Krok 8

osem. Na konci roka vyberte všetky priečinky, označte nové priečinky papiera s rovnakými názvami kategórií a umiestnite ich do skriniek. Prejdite starými priečinkami, aby ste mohli preniesť časť požadovaných dokumentov na aktuálne priečinky a poslať zvyšok do archívu.

Tipy

Možno budete chcieť označiť farbu kódovacie priečinky tlačou farebných značiek na počítači tak, aby súbor kariet vyzeral efektívnejšie. Ale keď potrebujete vykonať zmeny, napríklad pridať jeden priečinok, môžete rozrušiť, keď zistíte, že ste skončili priečinky správnej farby a priečinok musíte zaregistrovať manuálne. Jednoduchá je spoľahlivejšia.

Upozornenia

Nikdy nevytvorte stoh s názvom "Rôzne", inak tieto dokumenty nikdy nerozdeľujete podľa kategórie.
Organizovanie systému skladovania dokumentov, postupujte podľa objednávky v súbore. Každý deň, exprobe čas na triedenie a odstránenie dokumentov z vášho stola. Nepodávajte v pokušení dať hlboký košík pre dokumenty zhora, inak ho vyplníte a budete mať sklad neusporiadaných dokumentov.