Ako priniesť objednávku v skrini pre ukladanie dokumentov (súbor karty)

Pozorovanie niekoľkých jednoduchých pravidiel, môžete vytvoriť a zefektívniť celú skrinku na ukladanie dokumentov alebo celú miestnosť takýchto skriniek.

Kroky

jeden. Pripraviť dokumenty. Uistite sa, že všetky z nich sú označené podľa jednotne formy, napríklad na základe názvov spoločnosti alebo na základe ľudí.

Obrázok s názvom Usporiadanie konfigurácie Krok 2

2. Usporiadajte svoje dokumenty (priečinky s dokumentmi) v abecednom poradí, počnúc susedom a ukončením dlhých dokumentov v krabici, začínajúc na vrchole a pohybovať sa na dno skrine, ako aj zľava doprava v úložisku Systém ako celok (ak sa skladá z niekoľkých skriniek).

3. Nechajte miesto pre budúce dokumenty (alebo priečinky dokumentov). Ak máte dostatočný počet dokumentov, aby ste vyplnili 50% skrine, ktorá sa skladá zo 4 zatiahnuteľných boxov, potom nevyplňujte prvé 2 boxy, je lepšie vyplniť všetky 4 boxy polovicu. Nové dokumenty alebo priečinky nie sú vždy pridané do konca, budú pridané abecedne.

Obrázok s názvom Usporiadanie konfigurácie Krok 4

4. Včasným vrátením dokumentov. Z času na čas musíte získať dokumenty, ale uistite sa, že keď dokončíte prácu s nimi, potom ich vrátite na miesto v krátkom čase. Ak im dovolíte akumulovať z objednaného systému, potom neskôr ich nebudete môcť rýchlo nájsť.

Tipy

Pri označovaní dokumentov alebo priečinkov s dokumentmi, umiestnite skratky alebo tagy v rôznych častiach rôznych dokumentov, takže sa neprekrývajú a nie sú navzájom zatvorené.
Je tiež užitočné udržať si poriadok vo vnútri akéhokoľvek špecifického priečinka s dokumentmi (chronologický poriadok je tradične používaný na to), takže keď nájdete priečinok, môžete rýchlo nájsť niečo v ňom.
Udržať správne poradie v súbore, umiestnite mená skladajúce sa z veľkých písmen pred názvami, ktoré pozostávajú z celých slov, takže "Atrament." Predchádzajúci "Abagawa Ko."
Keď dostanete individuálny priečinok pre osobu, postupujte nasledovne "Prvé priezvisko, potom meno" S cieľom zabezpečiť správne abecedné poradie.

Upozornenia

V rovnakom čase otvorte iba jednu skrinku, aby zostala v stabilnej polohe. Otvorenie viac ako jedného krabice naraz môžete skloniť skriňu (a otočiť).
Keďže skrinky sú plné papiera (čo je ľahko horľavé), potom si môžete premýšľať o potrebe inštalovať v blízkosti požiarnych bezpečnostných zariadení.
Snažte sa znížiť papier.