Ako zorganizovať konferenciu: 6 krokov

Dostali ste monumentálnu úlohu - organizovať konferenciu, ktorá so sebou prináša obrovský zoznam prípadov. Tam je miesto konania, zoznam hostí, materiálov, technológie a dokonca aj chladné nápoje, ktoré stojí za to premýšľať a plánovať. Ak začnete ľutovať túto novú dôveru vo vašom šéfe, vykonajte to, pomalšie, preložte ducha a viete, že máte všetky zručnosti, aby ste zistili, ako organizovať konferenciu.

Kroky

jeden. Zapíšte si svoje ciele a program. Budete musieť jasne určiť, čo dúfate, že budete s touto konferenciou dosiahnuť, pretože určí zvyšok vašich riešení. Vedieť, čo chcete sprostredkovať a komu, pred začatím iných aktivít pri organizovaní konferencie, uľahčiť ďalší stres.

Obrázok s názvom Organizovať konferenčný krok 2

2. Rozvíjať svoj rozpočet. Nie je nič, kým neuvediete, koľko peňazí musíte vynaložiť všeobecne, a potom rozdeliť túto sumu podľa schôdzky, ako je miesto konania konferencie, materiály a poplatky. Držte svoj rozpočet a ak ste zomreli zodpovednosti, uistite sa, že vaši asistenti tiež dodržiavajú svoje peňažné limity.

Obrázok s názvom Organizovať konferenčný krok 3

3. Vyberte si miesto konferencie. Keď hľadáte miesto, zvážte počet účastníkov, pohodlie umiestnenia, parkovanie a blízkosť verejnej dopravy, letiska a hotela. Vaším cieľom nájsť miesto stretnutia pre organizovanie konferencie je, aby bola táto konferencia čo najjednoduchšia pre svojich účastníkov.

Obrázok s názvom Usporiadať konferenčný krok 4

4. Určite ponuku. Keď organizujete konferenciu, musíte si uvedomiť, že účastníci nechcú sedieť celý deň bez dobrého jedla a mnohí nevedia, čo je k dispozícii v neďalekom okolí. Premýšľajte, ak si prezeráte službu, aby ste si vybrali raňajky, obed a občerstvenie alebo správu konferencie, ktorú ste si vybrali, poskytne jedlo.

Obrázok s názvom Organizovať konferenčný krok 5

päť. Vychutnajte si podporu pracovníkov konania konferencie. Ak ste si vybrali miesto, ktoré sú známe konferencie, použite tento neoceniteľný zdroj. To je to, čo personál robí každý deň a mal by byť schopný odpovedať na akékoľvek otázky alebo problémy a poskytovať poradenstvo v prípade potreby.

Obrázok s názvom Organizovať konferenčný krok 6

6. Trvať na skúškach. Potom, čo ste dokončili všetky prípravy na vašu konferenciu, nenechávajte nič do vôle prípadu, zostať so zvyškom účastníkov, ak by sa konferencia mala začať čoskoro. Objavujú sa na konferencii a stretnutie so zamestnancami v predvečer si istý, že všetko je na mieste a postará sa o akékoľvek posledné podrobnosti.

Tipy

Požiadajte reproduktory vopred, ak je to potrebné ďalšie vybavenie pre svoje vystúpenia, ako je napríklad pódium, TV, veľké obrazovky alebo počítače.
Zistite, či niektorý z vašich účastníkov konferencie má pri príprave ponuky špeciálne výživové požiadavky.
Ako porovnáte cenu na stránkach, tiež sa pýtajte na cenu potravín, vody, nápojov a t.D. Môžu byť veľmi drahé.
Zvážte účel konferencie pri vybavení izby: Poskytnite izbu pre sediace publikum alebo so sedadlami a Tbsters pre poznámky.