Ako napísať e-mail na zákaznícku podporu

Existuje mnoho rôznych situácií, keď klient potrebuje kontaktovať spoločnosti alebo výrobcov, na rôznych obchodných otázkach. Ale keď príde čas, pošlite e-mail na službu zákazníckej podpory, niektorí ľudia sa môžu cítiť v mŕtvom konci. Často otázky o tom, ako písať takéto písmená v elektronickej forme, pretože sú zvyčajne napísané v papierovej verzii, a ktoré všeobecne uznávané normy najčastejšie platia pre listy tohto typu. Hoci takéto normy závisia od priemyslu, regiónu a kultúry, stále existujú niektoré všeobecné odporúčania, ktoré zabezpečujú účinnosť e-mailu zaslaného na podporu služby. Tu sú najlepšie odporúčania od tých, ktorí narazili na takéto písmená predtým.

Kroky

Metóda 1 z 1:

Napíšte e-mail na zákaznícku podporu

jeden. Skontrolujte webovú stránku. Uistite sa, že spoločnosť ešte nerozhodla váš problém pred odoslaním listu. Ušetrí čas a úsilie všetkým, vrátane vás, a bude vnímaná s vďačnosťou.

Aj keď skontrolujete stránku, hľadať najlepšie komunikačné kanály. E-mail nie je vždy najlepší kanál a potrebujete rešpektovať takejto politike spoločnosti a kontaktujte ho iným spôsobom. Mnohé spoločnosti ponúkajú telefónnu podporu a ďalšie služby podpory, ako napríklad účastnícka poštová schránka.

Obrázok s názvom Napíšte e-mail na zákaznícky servis Krok 2

2. Pozrite sa na špeciálne online zdroje na internete. Mnohé spoločnosti ponúkajú individuálne e-mailové adresy pre špeciálne problémy, napríklad na sledovanie dodávky tovaru, vrátenie tovaru alebo technickej podpory. Je možné, že použitie poskytovaných komunikačných kanálov bude oveľa efektívnejšie ako štandardný list o celkovom e-maile spoločnosti. Okrem toho, ak budete ignorovať poskytované komunikačné zariadenia, proces záväznej do spoločnosti môže mať výrazne viac času.

Obrázok s názvom Napíšte e-mail na servis zákazníkom krok 3

3. Povoliť informácie o vašej podpornej službe. Spoločnosti musia vedieť, ktoré produkty alebo služby, ktoré ste získali, ako aj dátum nákupu a očakávaných dátumov dodania tovaru alebo poskytovania služieb. Je možné, že spoločnosti budú tiež potrebovať poznať vašu domovskú adresu a počet zakúpených tovarov. Uistite sa, že je všetko uvedené vo vašom e-maile.

Obrázok s názvom Napíšte e-mail na zákaznícky servis Krok 4

4. Použite príslušný tón. Niektorí odborníci venujú pozornosť skutočnosti, že listy v službe zákazníckej podpory napísané na etiketu je možné ignorovať alebo ich účinnosť bude oveľa nižšia. Pokúste sa držať určitý štýl v liste, ktorý ukáže vašu úroveň vzdelania a vedomostí, bez použitia nadmerných provokatívnych výrokov.

Obrázok s názvom Napíšte e-mail na zákaznícky servis Krok 5

päť. Opýtajte sa priamo. Mnohí skúsení e-mail píše v zákazníckej podpore slúžiť veriť, že je lepšie byť úprimný o vašich očakávaniach. Spoločnosť sa môže dohodnúť alebo nie s vašimi požiadavkami, ale poskytnutím jasných informácií vám pomôže zástupca spoločnosti nielen pochopiť váš názor, ale tiež zobraziť svoj názor na všetky otázky, o produktoch alebo iných problémoch v službe zákazníkom.

Získajte viac informácií o politike spoločnosti. Pri vypracovaní žiadosti môžete najprv vykonávať výskum, aby ste pochopili, aké požiadavky budú s najväčšou pravdepodobnosťou splnené. Ako vyriešiť problém vzniku - závisí od vás, ale pochopenie pozície spoločnosti vám pomôže urobiť vaše správy efektívnejšie.