Ako napísať žiadosť o ponuku (s ilustráciami)

Žiadosť o ponuku alebo RFP - Obchodný nástroj, ktorý umožňuje spoločnostiam nájsť konzultantov alebo na voľnej nohe, aby spĺňali potrebu. Efektívna práca s RFP zvyšuje šance získať dobrú ponuku z kvalifikovaných kandidátov.Čím úprimnejší budete pri špecifikovaní vašich očakávaní v žiadosti o návrh, tým väčšia je pravdepodobnosť, že môžete nájsť správny kandidát na splnenie práce.

Kroky

Časť 1 z 5:

Určite svoje potreby

jeden. Pochopiť, čo chcete. Prvým krokom je pochopiť, aký výsledok sa chcete dostať z projektu. Prítomnosť špecifickej vízie vám pomôže požiadať o správne otázky o službách konzultanta.

Určite typ projektu a urobte zoznam krokov, ktoré sa majú vykonať, aby ste úspešne dokončené.
Určite, aký druh pomoci potrebujete. Potrebujete technický špecialista, špecialistku v oblasti dizajnu alebo oboje? Potrebujete jednu osobu alebo tím, ktorý bude pracovať na projekte? Môže pracovať na diaľku alebo potrebujete niekoho, kto žije v blízkosti a s kým môžete stráviť osobné stretnutie?
Opýtajte sa sami seba, aký druh vývojárov alebo špecialistov musíte najať na dokončenie projektu.
Prítomnosť základnej prezentácie a videnie neznamená, že projekt by mal ísť (a ísť) presne, ako ste odoslali.

Obrázok s názvom Napíšte žiadosť o návrh krok 2

2. Hodnotiť svoje ciele a ciele. Globálne ciele vašej spoločnosti môžu byť rovnako dôležité ako podrobnosti o projekte.

Znovu si prečítajte dokument, kde je popísaná misia vašej spoločnosti, aj keď ste ho napísali.

Jasne pochopiť, ako projekt pomáha implementácii misie spoločnosti.

Zmeňte svoj projekt VISION, ak nepomôže dosiahnuť globálne ciele spoločnosti.

Určite, ako projekt zlepší vašu spoločnosť, uspokojí potreby akcionárov alebo zákazníkov.

Urobte dokument, ktorý opisuje, ako presne projekt pomáha dosiahnuť ciele spoločnosti a prečo spĺňa misiu. Možno budete musieť zahrnúť tento popis na žiadosť o návrh, ale zároveň vám dokument pomôže zamerať sa na naše vlastné účely v projekte.

Snímka s názvom Napíšte požiadavku na návrh KROKU 3

3. Rozhodnite sa s rozpočtom. Musíte vedieť konkrétnu sumu, ktorú môžete stráviť na projekte.Poctivosť, pokiaľ ide o to, čo váš rozpočet pomôže pri budovaní dlhodobých vzťahov s konzultantmi, ktoré si najmete.

Porozprávajte sa s účtovným oddelením alebo financovaním vopred. Nemusíte jednoducho predpokladať, že môžete stráviť určitú sumu pre projekt.

Uistite sa, že ste berú do úvahy všetky časti projektu a všetkých špecialistov, ktoré musíte najať na realizáciu projektu.

Plánovať dodatočné výdavky. Projekty - najmä veľké projekty - zriedka naskladané v rozpočte. Nechajte si príležitosť na manévrovanie v prípade nepredvídaných výdavkov od samého začiatku, pomôže vám zostať v plus.

Ponúkať konkurenčnú platbu. Pamätajte, že menšia doska často znamená nižšiu kvalitu. V rovnakej dobe, vysoká platba za projekt vám nemusí poskytnúť výrazný lepší výsledok ako len platba na "obvyklej cene".

Obrázok s názvom Napíšte požiadavku na návrh KROKU 4

4. Timeslines. Musíte zostaviť podrobný plán vykonávať pracovné fázy, ktoré označujú konečné dátumy na predloženie návrhov a vyplnenie projektu.Projekt môžete rozbiť na jednotlivých krokoch alebo krokoch a priradiť dátumy každého z nich.

Pripraviť "reverzný" kalendár. Začnite od konca projektu práce na projekte a pohybujte sa v opačnom smere, určujúc medziľahlé deedlány.

Nastavte termín na prijímanie žiadostí za 2-6 týždňov po dátume žiadosti o ponuku v ponuke, v závislosti na tom, ktorá úroveň podrobností a zmien potrebných.

Priraďte posledný dátum písania žiadosti o ponuku.

Časť 2 z 5:

Žiadosť o plánovanie ponuky

jeden. Prečítajte si ďalšie požiadavky na ponuku. Jedným z najlepších spôsobov, ako napísať účinnú žiadosť o návrh - Prečítajte si žiadosti iných ľudí.To vám poskytne predstavu o tom, aké informácie by mali byť zahrnuté do žiadosti, opis v akom štýle je najjednoduchší na čítanie a to, čo je ľahšie sledovať, aké vizuálne príklady by mali byť zahrnuté.

Pozrite sa na Internet A Vzorová požiadavka na ponuku. Existuje mnoho príkladov s podrobným opisom štruktúry a dôležitými informáciami.
Prečítajte si aktuálne požiadavky iných spoločností. Predstavte si, že ste konzultant, ktorý sa snaží zoznámiť s návrhom. Čítať požiadavky na ponuku pripravenú inými ľuďmi, ktorí venujú pozornosť tomu, aké informácie vám chýbajú. To vám pomôže lepšie napísať svoju vlastnú požiadavku. Uistite sa, že ste zahrnuli chýbajúce informácie vašej žiadosti o ponuku.
Pokúste sa nájsť žiadosti od spoločností, ktoré pracujú v tej istej oblasti ako vaše. Ak máte známych v iných spoločnostiach, opýtajte sa ich, či existujú príklady starých požiadaviek pre ponuku, ktorú si môžete pozrieť.
Pozrite sa na šablóny požiadavky v sieti. Môžu byť dobrým východiskovým bodom, ale musíte ich použiť, aby ste sa naučili, ako písať požiadavky, a potom napíšte si svoje vlastné vlastné, aby ste získali väčšiu slobodu vo formátovaní a opisoch dielov.

Obrázok s názvom Napíšte požiadavku na návrh KROKU 6

2. Nainštalujte oblasť a rámy vášho projektu. Pred napísaním žiadosti o návrh musíte porozumieť sfére a rámu vášho projektu. Ak rozumiete, že budete potrebovať príliš veľa času.

To môže byť užitočné opísať úlohy, ktoré sa nebudú vyriešiť v rámci konkrétneho projektu, aj keď plánujete vrátiť sa k týmto myšlienkam v budúcnosti. (Tieto informácie by nemali byť zahrnuté do žiadosti ponuky).

Definícia v popise projektového rámca v žiadosti o návrh umožní konzultantom na prípravu ponuky odpovede lepšie.

Buďte realistickí o tom, aký výsledok sa môžete dostať s existujúcim rozpočtom av týchto dočasných snímok, ktoré prideľujete poradcu.

Obrázok s názvom Napíšte požiadavku na návrh KROKU 7

3. Urobte zoznam "požiadaviek" a "želania". Jedným zo spôsobov, ako pochopiť, čo naozaj chcete od odpovede na vašu požiadavku, je vypracovať zoznam vašich požiadaviek a prianí. Každá z vašich požiadaviek alebo "povinné vykonanie" musí byť zahrnutá do žiadosti ponúknuť. Môžete povoliť niektoré (alebo väčšinu) vašich "želaní", dajte sa uistiť, že vaša žiadosť o ponuku nestane nereálne alebo príliš objemné.

Môžete objasniť v žiadosti o návrh, ktorý sa vyžaduje, a ktoré sú len žiaduce.

Príliš veľký počet preferovaných (žiaducich) položiek môže vystrašiť potenciálnych konzultantov, ktorí sa budú cítiť nedostatočne kvalifikovaní na základe príliš idealistického popisu.

Uložte zoznam "želaní" na hodnotenie prichádzajúcich návrhov.

Obrázok s názvom Napíšte požiadavku na návrh KROKU 8

4. Rozhodnite sa, kto čítať ponuky a vyberte si výkonný umelec. Osoba, ktorá bude čítať ponuky, ktoré budú v reakcii na vašu žiadosť, musí mať prečítané skúsenosti, ak nie písanie, žiadosti o ponuku.

Uistite sa, že očakávania osoby sa v žiadosti jasne odrážajú.

Snímka s názvom Napíšte žiadosť o návrh KROKU 9

päť. Uveďte minimálne kvalifikácie kandidáta. Okrem požiadaviek a priania, ktoré sa priamo týkajú projektu, môžete špecifikovať svoje očakávania týkajúce sa vzdelávania a skúseností konzultantov, ktorí budú pracovať na projekte.

Obrázok s názvom Napíšte žiadosť o návrh krok 10

6. Vyvinúť systém, na ktorom budete hodnotiť návrhy. Príprava takéhoto systému pred napísaním žiadosti o návrh vám pomôže presnejšie rozhodnúť o požiadavkách a očakávaniach. Takže si uistite, že zaradili dotaz, najdôležitejšie faktory.

Určite ratingový systém na predkladanie návrhov. Zvýraznite niekoľko kategórií s odhadom na stupnici 1-10 a celkové hodnotenie.

Ponuka (-y) s najvyšším hodnotením (AMI) najlepšie spĺňajú vaše požiadavky, s najväčšou pravdepodobnosťou, jeden z nich sa vyberie.

Niektoré kategórie, ktoré by mali byť zahrnuté do hodnotiacej tabuľky: estetika / dizajn, vízia, implementácia, rozpočet, skúsenosti a odporúčania, schopnosť zapojiť sa na čas, integráciu vášho obchodného modelu v dizajne, inovácii, využívaní technológií, profesionality, reakcie konštruktívnu kritiku, komunikačné schopnosti.

Časť 3 z 5:

Písanie požiadavky na ponuku

jeden. Zapnite príslušné podrobnosti. NEPOUŽÍVAJTE NEPOUŽÍVAJTE NEPOUŽÍVAJTE NEPOUŽÍVAŤ NEPOUŽÍVAJTE SAŤUJÚCE INFORMÁCIE, ALEBO MUSÍTE ZAHRNUTŤ VŠETKY PRÍSLUŠNÉ PODROBNOSTI PROJEKTOV NA PODPORU. Toto môže byť pripisované:

Kto ste a aké sú vaše firemné ciele
Prečo potrebujete konzultant projektu
Aké výsledky očakávate na konci projektu
Ako spolupracujete so spoločnosťou
Koľko ste ochotní zaplatiť
Ako a aké časové rámy posielajú ponuku
Ako by mal byť návrh štruktúrovaný
Keď sa musí vykonať každý zo stupňov projektu
Ako budete hodnotiť a vybrať si trestu
Keď informujete vybraného konzultanta alebo spoločnosti
Na koho zvládnuť ďalšie otázky

Snímka s názvom Napíšte žiadosť o návrh Krok 12

2. Byť špecifický, ale nie príliš. Vaša žiadosť o ponuku musí byť jasná a konkrétna vo vzťahu k typu projektu a ako konzultant hľadáte, ale nepredložte príliš tesné požiadavky, ktoré môžu vystrašiť dobrý kandidát. Nájdite rovnováhu, nemusí byť jednoduché.

Ak nie ste dostatočne špecifické, dostanete prúd návrhov, ktoré sú príliš rozmazané alebo sa nezhodujú s vašou víziou.

Ak ste predložili príliš tvrdé požiadavky, nemôžete získať dostatočné na výber počtu návrhov.

Možno budete musieť prepísať žiadosť o ponuku, ak sú návrhy príliš veľa alebo príliš málo.

Snímka s názvom Napíšte žiadosť o návrh krok 13

3. Efektívne štruktúru vašej požiadavky. Pretože dávate veľké množstvo informácií v malom množstve, organizácia informácií je kľúčom k vytvoreniu efektívnej žiadosti o ponuku.

Vyberte jasné časti. Oddiely vám umožňujú rozdeliť vašu ponuku na ľahko vnímané časti.

Použite tučné stohovanie a podčiarkovník, aby ste zvýraznili najdôležitejšie body, ale urobte to mierne. Menej ako 10% textu musí byť pridelené alebo podčiarknuté.

Rozdeľte veľké úseky so zoznamami alebo ich zdieľajte do niekoľkých kratších sekcií.

Pridajte niektoré dobre zariadené grafy na zriedenie textu a urobte z neho vizuálne atraktívnejšie.

Obrázok s názvom Napíšte žiadosť o návrh 14

4. Odporúčania. Uistite sa, že ste požadovali odporúčania. Mali by ste mať možnosť skontrolovať, či sú predchádzajúci zákazníci spokojní s procesom práce s konzultantom alebo firmou, ako aj projekt, ktorý dostal.

Uistite sa, že ste kontaktovali ľudí, ktorí môžu poskytnúť odporúčania pre konzultanta. Opýtajte sa, či je zákazník pripravený znovu zamietnuť konzultantov v budúcnosti a uistite sa, že kladú otázky týkajúce sa procesu spolupráce a projektu.

Obrázok s názvom Napíšte požiadavku na návrh KROKU 15

päť. Prečítajte si žiadosť o ponuku pred odoslaním. Odoslanie nezrozumiteľnej žiadosti alebo dotazu s preklepmi alebo gramatickými chybami je non-profesionalita, ktorá vás môže stáť niekoľko dobrých ponúk. Pre spoločnosť vnímaná vážne, musíte poskytnúť kvalitný produkt.

Dovoľte mi, aby som si prečítal žiadosť niekomu inému. Odhaliť svoje vlastné chyby nemusí byť jednoduché.

Možno budete potrebovať nájsť niekoho, kto sa nezúčastňuje na projekte, alebo nie je ani zamestnancom spoločnosti, a dať čítať žiadosť tejto osobe, aby sa ubezpečil, že sú jasné ciele.

Časť 4 z 5:

Odoslanie žiadosti o ponuku

jeden. Pošlite svoju požiadavku na ponuku poradenské spoločnosti s reputáciou. Hoci mnoho konzultantov pracuje vo veľkých spoločnostiach, spoločnosti sa snažia udržať značku a obhajovať svoju povesť, takže je nepravdepodobné, že by udržali zamestnancov, ktorých úroveň pod očakávaniami spoločnosti.

Pozrite sa na recenzie o spoločnosti v sieti. Recenzie Publikované online nie sú vždy dokonalé, ale toto je dobrý východiskový bod. Zároveň využijeme negatívne recenzie s podielom skepticizmu. Uistite sa, že zrušenie zobrazuje príčiny nespokojnosti so spoločnosťou, a ignorovať emocionálne vyhlásenia.
Opýtajte sa svojho zamestnanca alebo priateľa zo spoločnosti podobnej spoločnosti, ktorému by odporučili odoslať požiadavku na ponuku. Dokonca aj konkurenčná spoločnosť s vysokou pravdepodobnosťou vám poskytne úprimné odporúčania pre spoločnosti s dobrou povesťou.
Zavolajte spoločnosť a opýtajte sa ich odporúčania. Opýtajte sa odporúčania jednotlivých konzultantov - obvyklá vec, takže spoločnosť pravdepodobne nebude odmietnuť poskytnúť odporúčania. Uistite sa, že ste klásť otázky týkajúce sa procesu spolupráce so spoločnosťou, rovnako ako sa opýtajte, či ľudia, ktorí poskytujú odporúčania, budú pripravené najať firmu pre budúce projekty.

Obrázok s názvom Napíšte žiadosť o návrh krok 17

2. Obmedzte počet firiem a jednotlivých zamestnancov, ktorým odosielate žiadosť. Ak je vaša požiadavka odoslaná všetkým a všetkým, dostanete príliš veľa návrhov na vykonanie realistického odhadu alebo sa vaša žiadosť nebude brať vážne.

Vývoj návrhu trvá pomerne dlhý čas, a firma alebo konzultant je nepravdepodobné, že by chcel zvážiť vašu požiadavku vážne a tráviť čas na ňom, ak sa žiadosť objaví v dohľade príliš často.

Zamerajte sa na získanie menšieho množstva návrhov vyššieho kvality.

Obrázok s názvom Napíšte požiadavku na návrh KROKU 18

3. Poskytnúť individuálnym konzultantom primerané množstvo času na prípravu kvalitatívnej vety. Poskytovaním firiem a konzultantov na čítanie a pochopenie vašej žiadosti, príprava ich projektovej vízie a rozvoja návrhu kvality získate lepšiu predstavu o tom, ako sa projekt objaví.

Obrázok s názvom Napíšte požiadavku na návrh KROKU 19

4. Dodržiavajte čas nainštalovaného času. Firma, ktorá poslala žiadosť neskoro, nemohla splniť termíny stanovené vami. Ak ste vážne o načasovaní, nepovažujte si návrhy, ktoré boli odoslané po uplynutí času. Ak ste menej znepokojení načasovaním kvality projektu, môžete zvážiť návrhy, ktoré prišli po DedLayine.

Časť 5 z 5:

Vzorová žiadosť o obchodnú ponuku

Dokument: Žiadosť o ponuku