Ako odpovedať na výzvu v práci: 6 krokov

Vytvorte profesionálny obraz pri práci dôležité pre úspech v kariére. Ako sa rozprávajú šaty, komunikujú s kolegami, zákazníkmi a manažérmi sa vždy pamätajú. Odpovede na výzvy je to, čo robí každý zamestnanec bez ohľadu na jeho pozíciu v práci. Odpoveď na prácu v práci by mala byť jasná a optimistická, takže účastník sa cítil pohodlne a bol nakonfigurovaný na pozitívny spôsob.

Kroky

jeden. Hovorte pomaly a jasné, že účastník môže pochopiť, čo hovoríte. Rýchlo, sebavedomý tón s nadšením a priateľským. Volajúci ťa nevidí, takže sa uistite, že váš tón je pokojný a atraktívny. Predstavte si, že účastník je priamo pred vami a úsmev. Smile sa musí často zúčastniť váš hlas. Uistite sa, že nejete, nepite a neodskujte, keď odpoviete na telefónny hovor.

Obrázok s názvom Odpovedať na telefón v pracovnom kroku 2

2. Nastavte rýchlosť a zvuk. Niektorí ľudia hovoria trochu hlasnejší na telefóne, ako je to obvykle. Hovoriť s normálnym objemom a nekričajme. Pred zdvíhaním telefónu sa hlboký dych a pomaly hovorte.

Obrázok s názvom Odpovedzte na telefón v pracovnom kroku 3

3. Použite štandardný pozdrav. Váš pozdrav by mal zahŕňať štandardné slová, ako napríklad "dobré ráno" alebo "dobrý deň". Ďakujem človeku za hovor, predstavte si seba, potom spoločnosť alebo oddelenie a opýtajte sa, ako môžete byť užitočný.

Vyhnite sa predloženiu predplatiteľovi príliš veľa informácií, akonáhle ste odpovedali na hovor. Chcete, aby klienta zapamätal, s kým hovorí. Dajte mu len potrebné informácie. Clear a krátky pozdrav by mal znieť takto: "Dobré ráno, vďaka za hovor je spoločnosť. Joe hovorí s tebou, než môžem pomôcť?".

Obrázok s názvom Odpovedzte na telefón v pracovnom kroku 4

4. Byť pripravený. Udržujte rukoväť a poznámkový blok vedľa telefónu, aby ste zaznamenali informácie, ktoré volajúci môže zdieľať, ak potrebujete odovzdať trubicu alebo vykonať štúdiu na odpoveď na otázku. Ak ste administrátor, ktorý odpovedá na hovory mnohých ľudí, udržujte deliace číslo vedľa telefónu.

Obrázok s názvom Odpovedať na telefón v pracovnom kroku 5

päť. Zapamätajte si názov účastníka a profesionálne presmerovať. Ak to nie je niekto od vašich priateľov, použite priezvisko, ako napríklad pán Smith alebo pani Clark. Zapíšte si meno hneď, ako ste im povedali, že nezabudnite počas konverzácie.

Obrázok s názvom Odpovedzte na telefón v pracovnom kroku 6

6. Pred zavesením telefónu požiadajte o povolenie. Ak potrebujete presmerovať výzvu na niekoho iného, alebo opustiť účastníkovi na linke získať informácie alebo stráviť nejakú štúdiu, aby ste odpovedali na otázku, opýtajte sa, či účastník nevadí, že zostane na riadku.

Tipy

Pamätajte, že nemusíte používať Jargon slová alebo skratky, ktoré predplatiteľ nebude schopný pochopiť. Buďte citliví a zostať pokojný a profesionálny, aj keď sa predplatiteľ sťažuje alebo hrubý.
Vyhnite sa rozptýleniu. Nechajte to, čo ste urobili, a zamerať sa na telefónny hovor, k účastníkovi poslať všetku pozornosť. Nechcete sa pozerať, akoby ste boli rozptyľovaní a nemôžete odpovedať na otázku alebo pomoc.

Čo potrebuješ

Ceruzka
Notebook