Ako napísať obchodný list svojim zákazníkom: 10 krokov

Ak máte svoje vlastné podnikanie, potom budete pravdepodobne musieť napísať obchodné listy našim zákazníkom. Ciele môžu byť iné: upozornenie nových udalostí alebo podmienok, odpovede na sťažnosti zákazníkov od spoločnosti. Bez ohľadu na príčinu listu, je dôležité vždy udržať profesionálny tón a obchodný štýl.

Kroky

Časť 1 z 2:

Formát obchodného listu

jeden. Použite profesionálny list. Obchodný list predstavuje vašu spoločnosť. V tomto ohľade musí mať písmeno príslušné zobrazenie. Nezabudnite tiež používať logo spoločnosti alebo značku.

Môžete vytvoriť čiapku písmen pomocou hotových farebných šablón programu Microsoft Word. Použite reálne logo spoločnosti alebo značku.

Obrázok s názvom Napíšte obchodný list zákazníkom krok 2

2. Otvorte textový editor. Všetky obchodné listy spoločnosti by mali byť vždy vytlačené na počítači.

Vytvorte nový dokument a nastavte polia 2,54 centimetrov.

Použite písmo s serify, ako je Times New Roman, Gruzínsko alebo Arian. Veľkosť písma nesmie byť väčšia ako 12, ale nie menej ako 10. Typ alebo veľkosť písma by nemala byť zlá ovplyvniť čitateľnosť.

Použite interval s jedným pevným.

Obrázok s názvom Napíšte obchodný list zákazníkom krok 3

3. Nastavte tvar bloku. Formulár bloku - najbežnejší formát obchodných listov. Tiež je tiež jednoduchšie konfigurovať a nasledovať. Každá položka je zarovnaná na ľavý okraj a je oddelený jedným intervalom. V poradí z hornej časti stránky by mali obsahovať tieto položky:

Dnešný dátum alebo dátum odoslania listov. Nezabudnite zadať dátum, pretože sa používa na zohľadnenie odosielateľa a príjemcu, ako aj na právne účely. Zadajte presný dátum.

Adresa odosielateľa. Toto je vaša adresa v štandardnom formáte. Ak je vaša adresa už zadaná v hlavičke písmen, potom môže byť tento krok preskočený.

Odchádzajúca adresa. Uveďte názov a adresu príjemcu listu. Môžete použiť odvolanie "pán" alebo "Madam". Takže, ak je Nina Serov príjemca, potom môžete písať ako "pani Nina Serov" a "Nina Serov".

Pozdrav. Môžete písať "drahá pani Serov" alebo "Drahá Nina Serov". Ak si nie ste istý, kto si prečítal list, napíšte "Drahý Lord". Tam je ďalšia možnosť "Pre pozornosť všetkých zainteresovaných strán," ale mal by byť ponechaný na extrémny prípad, ak je adresát neznámy.

Základná časť listu. Táto časť bude podrobnejšie preskúmaná v nasledujúcej časti.

Záverečná časť a podpis. Napíšte: "S pozdravom", - alebo: "Najlepšie priania".

Časť 2 z 2:

Ako napísať obchodný list

jeden. Určiť cieľovú skupinu. Tón písmen musí vždy zostať profesionálny, bez ohľadu na publikum, ale výber slov a jazykových prostriedkov závisí od adresáta listu. Ak je list určený pre personálne oddelenie inej spoločnosti, mal by sa použiť viac úradného jazyka. Pri kontakte konkrétneho klienta môžete uchýliť k neformálnemu a jednoduchému jazyku.

To vám tiež umožní vyhnúť nedorozumeniam. Nepoužívajte výrazy, ktoré sú pre čitateľa nezrozumiteľné. Napríklad zákazníci nemusia poznať skratky, ktoré sa používajú na vesmírny program vo vašej spoločnosti, takže ich nepoužívajte v liste.
Najdôležitejšie pravidlo obchodného listu - text by mal byť jasný, stručný a zdvorilý.

Obrázok s názvom Napíšte obchodný list zákazníkom krok 5

2. Uveďte účel písmena v prvom riadku. Myslieť na účel listu. Chcete povedať novú adresu kancelárie? Pripomínať zákazníkovi o dlhu? Odpovedať na sťažnosť?Pamätajte si toto, keď potrebujete urobiť prvú ponuku. Nepoužívajte rozmazané znenie a okamžite ísť na dno.

Napíšte prvú osobu, ak vyjadrujete svoj názor ako vlastník spoločnosti. Napíšte od druhej osoby, ak zapnete názov spoločnosti alebo organizácie.

Použite jednoznačné vyhlásenie ako: "Týmto informovaním", - alebo: "Týmto chceme poznať nasledovné". Napíšte z prvej osoby, ak sa obrátite ako majiteľa spoločnosti ako: "Chcem vás kontaktovať," - alebo: "Nedávno som sa mi stal známym ..., Preto by som rád ... ".

Napríklad, vy (vlastník spoločnosti) Chcete informovať Nina Serovoy o dlhu v jednom mesiaci. Spustite písmeno takto: "Chcem vás informovať, že od marca 2015 je vo vašom účte zadlženosť".

Ak ste zamestnancom spoločnosti a odpovedajte na sťažnosť klienta o vesmírnom programe vašej spoločnosti, potom sa spustite takto: "Dostali sme vaše pripomienky týkajúce sa nášho kolonizačného programu Marsu".

Niekedy potrebujete informovať čitateľa, že vyhrá v súťaži alebo získal miesto v vzdelávacej inštitúcii. Začnite tak: "Som rád, že môžem informovať ...", - alebo: "Budem rád hlásiť ...".

Ak potrebujete informovať nepríjemné správy, začnite s takýmto frázou: "Informujeme vás ..." - alebo: "Po dôkladnom zvážení to bolo rozhodnuté ...".

Obrázok s názvom Napíšte obchodný list zákazníkom krok 6

3. Používať platný sľub. V oficiálnom prejave sa často používa perzistentný vklad, ale môže urobiť text listu monotónnym alebo nepochopiteľným. Skutočný vklad vám umožňuje odoslať informácie rozhodujúcemu tónu.

Príklad utrpenia sľubov: "Aké kroky môžu byť prijaté?"V tomto prípade, kroky nie sú výkonom činnosti, ale zažíva.

Príklad platného záložného práva: "Aké kroky môžeme urobiť?"V tomto uskutočnení sa používa platný vklad, ktorý vám umožňuje jasne a jasne vyjadriť myšlienku.

V čase, keď vám utrpenie učí, že uznanie vám umožní vyjadriť svoju myšlienku a nie prilákať príliš veľa pozornosti na chybu alebo nevzhľadnosť. Použite ho len v tomto prípade. Zvyčajne je výhodný skutočný vklad.

Obrázok s názvom Napíšte obchodný list zákazníkom krok 7

4. Skontrolujte predchádzajúce udalosti alebo komunikáciu s čitateľom. Možno ste už uviedli, že Nina Serovy o dlhu. Čitateľ by mohol vyjadriť svoju nespokojnosť so svojím vesmírnym programom na poslednej konferencii. Ak ste už hovorili, pripomínajte túto skutočnosť. Čitateľ bude schopný obnoviť dôležité detaily v pamäti a váš list bude oveľa dôležitejší a naliehavý.

Použite frázy ako: "V súlade s predchádzajúcim písmenom od ...", "Ďakujeme za včasnú platbu minulý mesiac", - alebo: "Boli sme radi, že sme počuli vaše konštruktívne pripomienky na konferencii v máji".

Obrázok s názvom Napíšte obchodný list zákazníkom krok 8

päť. Kontakt alebo navrhnúť pomoc. Uveďte pozitívny tón listu pomocou zdvorilého požiadavky alebo ponúknuť pomoc vo forme spolupráce.

Povedzme, že ste vlastníkom spoločnosti a chcete presvedčiť zákazníka na zaplatenie dlhu. Použite frázu: "Budem vďačný za vašu pomoc a okamžitú platbu"

Ak píšete v mene spoločnosti, potom použite frázu: "Radi by sme organizovali osobné stretnutie s hlavou personálu pre vás.".

Ponúkajte tiež odpovedať na všetky možné otázky a rozptýliť čítačku. Príklad: "Radi budeme radi odpovedať na niektoré z vašich otázok alebo rozptýlenie pochybností o platbe," - alebo: "Chcete zistiť ďalšie podrobnosti o našom programe?"

Obrázok s názvom Napíšte obchodný list zákazníkom krok 9

6. Dokončiť list. Použite hovor na akciu z vašej strany alebo strany klienta. Môže to byť požiadavka vyplatiť dlhu na určené obdobie alebo ponúknuť na organizáciu stretnutia s klientom.

Napíšte návrh s nádejou na komunikáciu v budúcnosti: "Radi Vám sa s vami stretneme v rozpočtovom stretnutí budúci týždeň", - alebo: "S radosťou, podrobnejšie diskutovať o všetkých týchto aspektoch, keď sa stretnete v našej kancelárii".

Uveďte, či sú dokumenty pripojené k listu. Pridajte frázu ako: "Pošleme vám účet za posledný mesiac," - alebo: "Kópia vesmírneho programu je pripojená k listu".

Na konci použite poslednú frázu. Zákazníci sú najlepšie písať: "S pozdravom" - alebo: "Najlepšie priania".

Použite znenie "s rešpektom" v oficiálnych listoch na neznámych ľudí.

Napíšte: "Všetok tovar", ak ste oboznámení alebo spolupracovať s osobou.