Ako napísať obchodný list -

Je potrebné napísať obchodný list profesionálne a efektívne? Väčšina obchodných písmen zodpovedá založenej a ľahko sa naučiť formát, ktorý možno ľahko prispôsobiť akémukoľvek typu obsahu. Obchodný list by mal vždy obsahovať dátum, informácie o odosielateľovi a príjemcovi a niekoľko textov. Využite túto príručku na písanie obchodného listu (upraviť ho, ak je to potrebné, aby bol list, aby zodpovedal normám prijatým vo vašej spoločnosti).

Kroky

Metóda 1 z 4:

Začiatok písania

jeden. Vykonávať sebavedomie o správnom formáte písmen. Bez ohľadu na obsah vášho listu, musíte dodržiavať niekoľko obchodných noriem definujúcich vzhľad listu. Obchodné listy musia byť skórované pomocou bežných písiem, ako je Arial alebo Times New Roman. Využite zlyhanie bloku textu (na odsekoch) - to znamená, začnite nový odsek z dvojitého tlačidla "zaviesť" (ENTER), to znamená, že bez použitia odseku.

Ak vytlačíte písmeno na tlačiarni, potom zvážte možnosti tlače na značkovom formulári. Logo a kontaktné informácie vašej spoločnosti poskytnú váš list viac pevnejšieho zobrazenia.
E-Business Listy musia byť tiež napísané pomocou bežných fontov. Pri písaní obchodného listu by ste takéto fonty nemali používať, ktoré napodobňujú rukopisu rukopisu, ako aj iné farby, okrem čiernej a bielej.

Obrázok s názvom Napíšte obchodný list Krok 2

2. Zahrnúť informácie o vašej spoločnosti. Zadajte názov vašej spoločnosti a jeho adresu a každá časť adresy by mala začať novým riadkom. Ak pracujete alebo ste nezávislý dodávateľ, namiesto názvu spoločnosti (alebo nad ňou) zadajte svoje vlastné meno.

Ak vaša spoločnosť vyberá značkové prázdne miesta, môžete ich použiť namiesto vášho mena a adresy spoločnosti.

Ak sami vytočíte adresu, umiestnite ho v hornej časti stránky a zarovnajte na pravej alebo ľavej hrane (v závislosti od preferencií vo vašej spoločnosti).

Obrázok s názvom Napíšte obchodný list Krok 3

3. Zadajte dátum. Profesionáli označujú dátum úplne. Napríklad napíšte "1. apríl 2012", alebo "1. apríl 2012". Dátum by mal byť vyrovnaný na ľavom okraji a umiestnenej viac riadkov pod adresou odosielateľa.

Obrázok s názvom Napíšte obchodný list Krok 4

4. Zadajte kontaktné informácie príjemcu. Napíšte úplný názov príjemcu, názov (ak je prijateľný), názov spoločnosti a adresu sú tieto informácie by sa mali nachádzať v tomto poradí a každá časť by mala začať s novým riadkom. V prípade potreby zadajte identifikačné číslo. Kontaktné informácie príjemcu by mali byť umiestnené niekoľko riadkov pod dátumom (zarovnanie na ľavý okraj).

Obrázok s názvom Napíšte obchodný list Krok 5

päť. Rozhodnite sa s výberom pozdravov. Pozdravy je dôležitým ukazovateľom úcty a aký druh pozdravu, či poznáte osobu, ktorá píše (a ako dobre to viete), ako aj formálnu úroveň vášho vzťahu. Venujte pozornosť nasledujúcim možnostiam:

Napíšte "Zainteresované strany", len V prípade, že neviete, kto presne píšete.

Ak príjemca nepoznáte dosť dobre, potom možnosti "Vážení / rešpektované" - sú bezpečnou voľbou.

Môžete tiež označiť názov / pozíciu príjemcu a priezviska, napríklad "Vážený Dr. Ivanov".

Ak poznáte príjemcu dosť dobre, a obaja si vychutnávate neformálnu komunikáciu, potom môžete špecifikovať len (prvý) meno adresáta, napríklad "Drahá Anna".

Ak nepoznáte polovicu príjemcu, potom len zadajte názov a iniciály, napríklad "GUK K.S."

Nezabudnite dať čiarku po pozdrave alebo hrubého čreva po slovách "Tí, ktorí sa môžu týkať".

Metóda 2 z 4:

Písmená obsahu

jeden. Vyzdvihnúť správny tón. Ako sa hovorí, čas je peniaze, takže väčšina podnikateľov nechcú strácať čas. V dôsledku toho by mal byť tón vášho listu stručný a profesionálny. Váš list musí byť rýchlo čítať, preto okamžite prejdite na podstatu prípadu, pričom stručné pripomienky v prvom odseku. Môžete napríklad začať so slovami "Píšem ťa ...", a potom pokračujte v rozvoji témy.

NEPOUŽÍVAJTE LISTU CARMULÁLNYMI PREHRÁVANÍMOM, HLIOKOVÝMI SLOVI ALEBO DLHÝMI, LUKTNÝMI PONUKAMIIMU - Vašou úlohou je preniesť správu tak rýchlo a jasne, ako je to možné.
Aby ste zmenšili text, musíte sa vyhnúť pasívnym sľubom, tiež sa snažte uviesť podstatu príliš tendenciu.

Obrázok s názvom Napíšte obchodný list Krok 7

2. Napíšte jasne a stručne. Príjemca musí presne pochopiť, čo sa mu snažíte odovzdať. Príjemca rýchlo reaguje na obsah listu len vtedy, ak zmysel listu je jasné, že jej krištáľ. Najmä, ak v dôsledku čítania listu, očakávate nejaký druh výsledku alebo akcie príjemcu, potom určite označte v písmene toho, čo chcete. Vysvetlite svoju pozíciu tak ako je to možné.

Obrázok s názvom Napíšte obchodný list Krok 8

3. V prípade potreby bude viac rozprávať. Písmená sú napísané ľuďmi a pre ľudí. Ak je to možné, vyhnite sa formalíciám - nebudete môcť vybudovať dobré vzťahy s pomocou neosobného, opakovaného a listov. Mal by sa však refraktovať od hovoreného jazyka alebo slangu: takéto slová ako "vieš", "Myslím" alebo "Žiadaný". Držať sa obchodného tónu, ale byť priateľský a užitočný.

Ak poznáte príjemcu dobre, bolo by to úžasné, ak pridáte niekoľko priateľských riadkov s dobrými želaniami.

Predtým, než prejdete do osobného vzťahu. Niekedy obchodný vzťah skutočne stojí za to zriediť s malým množstvom humoru, niekedy je lepšie, aby ste si vybrali v prospech opatrnosti namiesto vtipu.

S najväčšou pravdepodobnosťou, cieľom vášho listu je presvedčiť príjemcu, aby niečo urobil: zmeniť názor, opraviť problém, poslať peniaze alebo prijať opatrenia. Predstavujú podstatu vášho prípadu.

Obrázok s názvom Napíšte obchodný list Krok 9

4. Byť zdvorilý. Aj keď sa odvolávate na sťažnosť alebo písať s úzkosťou o nejakom probléme - môžete byť stále zdvorilý. Dajte sa do pozície príjemcu a ponúknuť, aby ste sa dostali do jeho časti (v rozumnom), aby ste sa pozreli do jeho očí ako láskavý a užitočný.

Obrázok s názvom Napíšte obchodný list Krok 10

päť. Zhrnúť. V poslednom odseku je potrebné zhrnúť svoju víziu a jasne identifikovať buď plánovaný postup, alebo špecifikovať to, čo očakávate od príjemcu. Nezabudnite, že príjemca vás môže kontaktovať s otázkami alebo na pomoc pri riešení problémov, ako aj ďakujem za pozornosť svojmu listu alebo problému.

Metóda 3 z 4:

Koncový list

jeden. Správne dokončite písmeno. Ukončenie, rovnako ako pozdrav, je dôležitým ukazovateľom rešpektovania a stupňom formalít vo vzťahoch. "Úprimne" - Spravidla to môže byť aj bezpečná možnosť"úprimne", "všetko najlepšie" a "S úctou". Trochu menej formálne, ale stále profesionálne zakončenia: "všetko najlepšie", "všetko najlepšie", "S Pozdravom", a "Vďaka". Dajte čiarku po týchto slovách.

Obrázok s názvom Napíšte obchodný list Krok 12

2. Odoberať písmeno. Nechajte o štyri prázdne riadky pre váš podpis. Po vytlačení tlačidla sa zaregistrujte písmeno, alebo ak ho odosielate e-mailom, potom naskenujte obrázok svojho podpisu a pripojte ju k tejto časti listu. Je vhodnejšie používať modrý alebo čierny atrament.

Obrázok s názvom Napíšte obchodný list Krok 13

3. Zadajte svoje meno a kontaktné informácie. Pod jej podpisom musíte vytočiť svoje meno, telefónne číslo, e-mailovú adresu a akékoľvek iné relevantné kontaktné informácie. Umiestnite každú samostatnú časť kontaktných údajov na samostatnú čiaru.

Obrázok s názvom Napíšte obchodný list Krok 14

4. Pridajte, ak je to potrebné "investície". Ak ste príjemcovi investovali dodatočné dokumenty, skontrolujte to s niekoľkými reťazcami pod kontaktnými informáciami, napríklad s uvedením počtu a typu následných dokumentov, napríklad "Investície (2): Zhrnutie, brožúra".

Metóda 4 zo 4:

Dokončenie listu

jeden. Upravte list. Vzhľad listu je kľúčovým prvkom profesionality. Upravte písmeno (venovanie pozornosti na prítomnosť chýb), takže príjemca môže ľahko vidieť vo vás schopná a zodpovedná osoba. Spustite automatické kontrola pravopisu v textovom editore, ale ešte pred odoslaním dôkladne prečítajte písmeno.

Opýtajte sa sami seba: Je písmeno jasné a stručné? Existujú nejaké body dlhšie ako 3-4 vety? Ak existujú, premýšľajte o odstránení zbytočných vyhlásení.
Ak je list mimoriadne dôležitý, potom možno budete chcieť dať priateľa alebo kolegu na čítanie. Niekedy Druhý pár oka môže pomôcť identifikovať chyby alebo trápne formulácie, ktoré si nemusíte všimnúť.

Obrázok s názvom Napíšte obchodný list Krok 16

2. Poslať list. Pošlite e-mail alebo ak pošlete list normálnou poštou, použite obálku pre obchodnú korešpondenciu. (Ak je to možné, použite obálku s logom spoločnosti vytlačené.) Starostlivo vytlačte spätnú adresu a adresu príjemcu. Preložte písmeno do troch častí, takže príjemca by najprv otočil hornú časť a potom dno. Uistite sa, že ste pripojili dostatočné množstvo pečiatok a odosielajte list.

Ak máte pocit, že nie ste celkom dobrý a krásny rukopis, ktorý nezodpovedá vašej profesionálnej osobe, potom zadajte adresu do textového editora a vytlačte ho na obálku pomocou tlačiarne.

Tipy

Aby ste podpísali list, potrebujete používať iba kvalitnú rukoväť.
Odpovedať na korešpondenciu rýchlo. Ak nemôžete napísať plnú odpoveď za menej ako týždeň, dajte mi vedieť korešpondentu, ktorý poukazuje na to, keď od vás môže očakávať úplnú odpoveď.
Stres pozitívnych aspektov. Hovorte o tom, čo môžete urobiť, nie je o tom, čo nemôžete. Ak napríklad výrobok nie je k dispozícii, potom nehovorte klientovi, že nie ste schopní splniť objednávku, namiesto toho povedzte, že výrobok je veľmi populárny a už ste ho predali. Potom zadajte, kedy môžete vykonať objednávku.
Ak napíšete priestorový a komplexný list, potom premýšľajte o vypracovaní predbežného plánu.

Urobte zoznam tém, ktoré chcete uviesť. Nebojte sa o poradie nasledujúcich.
Vyberte zoznam kľúčových slov, príkladov, argumentov a faktov pre každú tému.
Vyhodnoťte každú tému svojho plánu pre príslušný súlad vášho cieľa a publikum.
Odstráňte všetko, čo sa nevzťahuje na prípad.
Triediť informácie v najvhodnejšom príjemcovi.

Upozornenia

Nebuďte príliš pretrvávajúci a veľmi silný v výrazoch - pamätajte, že s pomocou obchodných listov sa snažíte zlepšiť alebo začať profesionálny vzťah.
Nie príliš ploššie. Úprimný kompliment je pomerne prijateľný, avšak veľké množstvo letu bude naznačovať, že sa spoliehate na obchodné vzťahy na lichoteniu, a nie za vašu kompetenciu.