Ako triediť zoznam v programe Microsoft Excel: 15 krokov

Excel je editor tabuľky, ale ako môžete spravovať a organizovať údaje podľa vašich potrieb? Nástroj "Triediť" vám umožňuje rýchlo triediť údaje (v stĺpcoch) rôznych formátov. Tento nástroj použite na usporiadanie údajov a zjednodušiť ich porozumenie a použitie.

Kroky

Časť 1 z 3:

Zoradiť podľa abecedy alebo vzostupne / zostupne

jeden. Zvýraznite údaje. Alebo vyberte údaje v stĺpci, alebo kliknite na jednu bunku v stĺpci tak, aby program Excel automaticky vybral dáta.

Všetky vybrané údaje v stĺpci musia byť jeden formát (len text, alebo len čísla, alebo len dátumy a tak ďalej).

Obrázok s názvom Zoradiť zoznam v Microsoft Excel Krok 2

2. Na karte "Údaje" v skupine Sort and Filter kliknite na tlačidlo "I ↓" alebo "A ↓".

Obrázok s názvom Zoradiť zoznam v programe Microsoft Excel Krok 3

3. Zoraďte vybraté údaje kliknutím na príslušné tlačidlo. Ak chcete zoradiť dáta vzostupne (alebo abecedne, počnúc písmenom A), kliknite na tlačidlo "A ↓ I" - triedenie dát zostupne (alebo abecedne, počnúc písmenom I), stlačte "I ↓ A".

Ak existuje ďalší stĺpec s údajmi vedľa zvoleného stĺpca, budete požiadaný, aby ste tieto údaje zahrnuli do triedenia.

Obrázok s názvom Zoradiť zoznam v programe Microsoft Excel Krok 4

4. Ak sa pokúsite zoradiť údaje, dostanete chybové hlásenie, potom je s najväčšou pravdepodobnosťou kvôli formátu údajov.

Ak triedíte čísla, uistite sa, že údaje vo všetkých bunkách majú číselný formát. Niekedy sa čísla importujú ako text (z niektorých účtovných programov).

Ak vyriešite textové údaje, môžu sa vyskytnúť chyby v dôsledku medzier alebo slabých formátovania.

Ak triedíte dátumy alebo čas, problémy sa zvyčajne vznikajú kvôli formátovaniu vašich údajov. Aby bolo možné Excel úspešne triediť dátumy, uistite sa, že sú všetky údaje prezentované formát dátumu.

Časť 2 z 3:

Zoradiť s mnohými kritériami

jeden. Zvýraznite údaje. Máte napríklad tabuľku so zoznamom názvov zákazníkov, ako aj mestá, v ktorých sú. Chcete najprv triediť mesto abecedne, a potom triediť klientov abecedne v každom meste.

Obrázok s názvom Zoradiť zoznam v Microsoft Excel Krok 6

2. Na karte DATA, v skupine Zoradiť a filtra, kliknite na položku Triediace. Okno sa otvorí, v ktorom môžete nastaviť parametre triedenia.

Ak vaše stĺpce majú tituly, napríklad "City" a "Názov", začiarknite políčko "Moje údaje obsahujú".

Obrázok s názvom Zoradiť zoznam v Microsoft Excel Krok 7

3. Vytvorte prvé pravidlo. Kliknutím na tlačidlo "Zoradiť podľa" zvoľte stĺpec s údajmi. V našom príklade vyberte stĺpec s mesiacami miest.

V ponuke "Triediť" zvoľte "Hodnoty".

V ponuke "Objednať" vyberte buď "od A to z" alebo "od i až do" (v závislosti od toho, ako chcete údaje triediť).

Obrázok s názvom Zoradiť zoznam v programe Microsoft Excel Krok 8

4. Vytvoriť druhé pravidlo. Kliknite na tlačidlo "Pridať úroveň". Vyberte druhý stĺpec s údajmi (v našom príklade stĺpec s názvami zákazníkov) a potom vyberte poradie triedenia (pre pohodlie, vyberte rovnakú objednávku ako pre prvé pravidlo).

Obrázok s názvom Zoradiť zoznam v Microsoft Excel Krok 9

päť. Kliknite na tlačidlo OK. Vaše údaje budú zoradené podľa vašich pravidiel. Mestá a názvy zákazníkov v každom meste zoradené v abecednom poradí.

Tento príklad zvážil údaje v dvoch stĺpcoch. Ale môžete pracovať s množstvom stĺpcov.

Časť 3 z 3:

Zoradiť podľa farebnej bunky alebo fontom

jeden. Zvýraznite údaje. Alebo vyberte údaje v stĺpci, alebo kliknite na jednu bunku v stĺpci tak, aby program Excel automaticky vybral dáta.

Obrázok s názvom Zoradiť zoznam v Microsoft Excel Krok 11

2. Na karte DATA, v skupine Zoradiť a filtra, kliknite na položku Triediace. Okno sa otvorí, v ktorom môžete nastaviť parametre triedenia. Ak existuje ďalší stĺpec s údajmi vedľa zvoleného stĺpca, budete požiadaný, aby ste tieto údaje zahrnuli do triedenia.

Obrázok s názvom Zoradiť zoznam v Microsoft Excel Krok 12

3. V ponuke "Triediť" zvoľte "Cell Color" alebo "Farba písma".

Obrázok s názvom Zoradiť zoznam v programe Microsoft Excel Krok 13

4. V ponuke "Objednávka" vyberte farbu a polohu ("TOP" alebo "DOGT"). Môžete si vybrať iba tie farby, ktoré sú prítomné v stĺpci.

Pri triedení vo farbe nie je predvolená objednávka triedenia. Budete musieť určiť objednať sami.

Obrázok s názvom Zoradiť zoznam v programe Microsoft Excel Krok 14

päť. Triedenie inej farby. Aby ste to urobili, budete musieť pridať nové pravidlo pre každú farbu v stĺpci. Kliknutím na tlačidlo Pridať úroveň pridajte ďalšie pravidlo na triedenie a vyberte požadovanú farbu a poradie triedenia.

Uistite sa, že poradie triedenia v rôznych pravidlách je rovnaké. Ak napríklad triedíte údaje zhora nadol, uistite sa, že "TOP" je vybraná v každom pravidlá v ponuke "Objednať".

Obrázok s názvom Zoradiť zoznam v Microsoft Excel Krok 15

6. Kliknite na tlačidlo OK. Údaje v stĺpci budú zoradené podľa farby, ako ste sa spýtali.

Tipy

Skúste rôzne možnosti triedenia, vďaka tomu môžete zdôrazniť rôzne aspekty informácií.
Ak má váš stôl konečné hodnoty, priemerné hodnoty a iné podobné hodnoty, buďte opatrní, aby nepatria do triedených údajov.

Upozornenia

Byť mimoriadne pozorný vybrať všetky stĺpce, ktoré potrebujú triediť.