Ako delegovať: 14 krokov (s ilustráciami) -

Bez ohľadu na to, či ste výkonným riaditeľom spoločnosti, maloobchodným manažérom predaja buď rodičom, posedenie, schopnosť delegovať povinnosti je jednou z najdôležitejších zručností na dosiahnutie maximálnej efektívnosti vašej činnosti. Delegácia je však ťažká vec - musíte byť solídny, ale zároveň dôverovať toho, kto ste delegovali svoje povinnosti. Tento článok vám pomôže prekonať akékoľvek obavy, ktoré môžu vzniknúť počas delegácie, a pomôže prejsť procesom delegovania taktického a rešpektu.

Kroky

Metóda 1 z 2:

Časť jedna: Myslíte správne

jeden. ZÍSKANIE VAŠEHO EGO.Veľká psychologická brzda na delegáciu je rozsudok, ktorý "ak chcete, aby všetko bolo vykonané správne, potom to urobte sami". Nie ste jediná osoba na svete, ktorá to môže urobiť správne. "Môžeš" môže byť jediná osoba, ktorá to urobí správne, ale ak si vymažete čas naučiť niekoho, pravdepodobne budú môcť to urobiť správne. Kto vie, že by to mohli urobiť rýchlejšie alebo lepšie ako ty (sen!) A potrebujete to nielen vziať, ale aj vítané.

Myslite logicky a realistické - môžete to urobiť sami? Musíš sa pracovať celý život? Potrebujete vyrovnať svoju prácu a vaše bežné zodpovednosti? Ak áno, pravdepodobne by ste mali byť pripravení delegovať časť vašej práce. Nenechajte sa hanbiť a cítiť sa nekompetentní kvôli tomu, že potrebujete pomôcť vyrovnať sa s niečím - skutočne sa stanete "viac" efektívnym zamestnancom, ktorý získal pomoc, keď ju potrebujete.

2. Prestaňte čakať na dobrovoľnú pomoc od ľudí. Ak nechcete delegovať svoju prácu, môžete mať zriedkavé prípady MARTRYRY SYNDOROME - Pravdepodobne preťažené, a často sa čudujete, prečo mi ľudia nikdy neponúkajú pomoc. Buďte úprimní celkovo - keď iní ľudia ponúkajú pomoc, odmietnete ju, len aby som vyzeral zdvorilý? Zaujímalo by ma, prečo nie "trvať"? Cítite, že ak ste boli v opačnej situácii, potom by ste pravdepodobne vyvolali veľkou srdcovým horlivosťou? Ak ste odpovedali "ÁNO", potom potrebujete "ovládať" vašu situáciu. "Získajte pomoc", ktorú potrebujete - nečakajte na to, kým príde k vám, pretože sa to nemusí stať.

Mnohí ľudia nevenujú pozornosť tomu, čo ostatní robia, a nie na to, aby ich mohli zmeniť. Odskúšajte akékoľvek sklamanie, ak niekto z ľudí neposkytol pomocnú ruku, nezabudnite, že je vaša povinnosť informovať o vašich potrebách.

3. Nevzdávajte negatívnu žiadosť o pomoc. Mnohí ľudia majú nepohodlie, keď žiadajú o pomoc. Môžete sa cítiť vinní kvôli tomu, že zaťažujete ostatných, alebo cítiť pocit hanby, ako si myslíte (z nejakého dôvodu), že by ste mali byť schopní vyrovnať sa so všetkou prácou sami. Môžete byť jednoducho hrdí na svoje úsilie a zvážiť to ako dôkaz, že ste ušľachtilý človek (ďalší prejav Martyr syndróm). Ak si myslíte, že žiadosť o pomoc je formou prejavovania slabosti, potom sa musíte zbaviť tejto myšlienky "bezodkladne".V skutočnosti, opak je pravda: snaží sa robiť všetko sami - toto je znak prejavu slabosti, v tom zmysle, že uvádza absencia realistického pohľadu na vaše schopnosti.

4. Naučte sa dôverovať ostatným. Ak sa bojíte delegácie, pretože si myslíte, že ktokoľvek iný môže urobiť prácu, rovnako ako vy, zapamätať si dve veci: po prvé, takmer každý sa môže naučiť niečo s dostatočnou praxou a druhým, že pravdepodobne nie ste tak univerzálne talentovaní, Ako si myslíte o sebe. Pri delegovaní práce, nie je len voľný čas pre seba - tiež vám dávate šancu svojmu asistentovi zvládnuť nové zručnosti alebo rozhodnúť o nových typoch úloh. Buďte trpezliví - s dostatočným počtom času je váš asistent pravdepodobne v stave dokončenej práce rovnako ako vy. Ak práca, ktorú plánujete delegovať, nie je "veľmi" dôležitá, potom sa váš asistent môže naučiť, aby si ju dobre naplnil na dlhú dobu. Ak to funguje "veľmi dôležité", premýšľajte dvakrát pred delegovaním!

Aj keď robíte prácu, ktorú budete delegovať, najlepšia vec je uvedomiť si, že delegácia práce vám umožní v tomto čase vykonávať iné veci. Ak ste najlepší zamestnanec v kancelárii na implementácii monotónnej úlohy na montáž pevných diskov, ale pripravíte dôležitú prezentáciu, bolo by logické dať príslušnú účastníkovi. Oveľa lepšie, aby ste založili prioritu pri výkone zložitých úloh - neváhajte delegovať jednoduché, opakované úlohy, keď máte dôležitejšie veci.

Metóda 2 z 2:

Druhá časť: Efektívna delegácia

jeden. Chudnutie. Prvý krok je najťažší, ale je to najdôležitejšie. Musíte ísť cez seba a požiadať niekoho, aby vám pomohol (alebo ak ste šéf, "objednať" niekomu, kto vám pomôže.) Neváhajte sa na to - zatiaľ čo ste zdvorilí, láskavý a taktický, nikto na vás nebude redukovaný len pre žiadosť (buď objednávka) pre pomoc. Snažte sa byť taktful a pozorný, zatiaľ čo zároveň udržiava závažnosť vašej žiadosti.

Ak si nie ste istí, ako sa vás niekto opýtať, aby urobil nejakú prácu, pokúste sa stručne a jemne vyjadriť myšlienky. Povedz mi niečo ako: "Hej, môžete na chvíľu? Mohli by ste mi pomôcť zbierať veľký stoh tvrdých diskov, ktoré sme práve dostali. Nemôžem to urobiť, pretože dnes nebudem v kancelárii. Môžeš mi pomôcť?»Netlačte na svojho asistenta, ale uistite sa, že si uvedomil, že je potrebná jeho pomoc".
Opýtajte sa a vy (pravdepodobne). Nebojte sa delegovať, pretože obavy vyzerá ako bublina a nepríjemné. Pozrite sa na to na druhej strane - Ako by ste sa cítili, ak sa ľudia požiadali, aby ste niečo urobili? Ste urazili a urazili? Alebo (zvyčajne) sú pripravení pomôcť? Pravdepodobne posledný!

2. Nevzdávajte zlyhania ako niečo osobné. Niekedy ľudia nemajú možnosť pomôcť vám - to je smutné, ale je to tak. To môže byť z rôznych dôvodov - najčastejšia vec je, že osoba, ktorú pýtate, je veľmi zaneprázdnený na jeho vlastnej práci. Neberte to príliš blízko k srdcu - len to, že niekto nemôže (alebo nechce) robiť niečo pre vás v súčasnosti, neznamená, že sa na vás nevzťahuje. Dobre, jednoducho jednoducho znamená, že je buď zaneprázdnený (A) alebo lenivý (A) - nič viac.

Ak ste odmietli, zvážte rôzne možnosti - zvyčajne môžete zdvorilo zdvorilo, ale pevne trval na tom, že naozaj potrebujete pomoc tejto osobe (to je platné najmä, ak ste šéf alebo máte iné výkonné sily), môžete sa pokúsiť opýtať niekoho iného alebo môžete Práca sami. Ak naozaj potrebujete pomoc, nebojte sa vyskúšať jednu a / alebo dve možnosti!

3. Delegovať cieľ, nie spôsob vykonávania. Toto je kľúčový bod, aby sa nestal opatrovateľkou alebo mikro. Nastavte jasné ukazovatele výsledkov, ktoré očakávate, ukážte osobu, ako to robíte, ale povedzte im, že môžu vykonávať prácu akýmkoľvek spôsobom, ktorý si želajú, len aby sa urobili dobre a dokončené včas. Dajte im dosť času nielen naučiť sa, ale aj experimentovať a zaviesť niektoré inovácie. Neuvádzajte ich ako roboti - naučiť ich ako osobnosti, ktoré môžu ovládať a zlepšiť profesionál.

Je tiež rozumné, pretože to uľahčuje váš čas a upokojuje nervy. Chcete použiť čas, ktorý vydáte, pre niečo dôležitejšie, bez toho, aby ste neustále znepokojovali o tom, ako váš asistent postupuje. Pamätajte, že ste delegovali túto prácu, aby ste boli "menej" podrobené stresu, ANA "viac".

4. Buďte pripravení trénovať svojho asistenta. Mali by ste takmer vždy prideliť trochu času naučiť svojho asistenta, ako vykonať úlohu, ktorú ste na neho delegovali, alebo ju, aj keď je to celkom jednoduché. Pamätajte, že procesy, ktoré sa zdajú byť rovné a jednoduché, nemusia byť tak jednoduché pre tých, ktorí predtým nemali dohodu. Buďte pripravení nielen predstaviť svojho asistenta prípadu, ktorý delerujete alebo jej, ale aj trpezlivo odpovedať na otázky, ktoré pravdepodobne vznikne.

Zvážte čas strávený na školenie asistenta ako primerané dlhodobé investície. Po tom, čo strávil malý čas na školenie asistenta, aby túto úlohu správne vykonali, ušetríte čas do budúcnosti, čo by inak bolo vynaložené na korekciu svojich chýb.

päť. Zvýraznite potrebné zdroje pre túto úlohu. Môžete mať potrebné zdroje na vykonanie úlohy, ale osoba, ktorá má úlohu, nemusí mať prístup k nim. Napríklad údaje chránené heslom, špecializované vybavenie a určité nástroje môžu byť životne dôležité vykonať túto úlohu, takže sa uistite, že váš asistent má všetko, čo je potrebný na dosiahnutie cieľa.

6. Pochopiť, že váš asistent môže urobiť len jednu vec v rovnakom čase. Keď vám váš asistent pomáha, nespĺňa svoje obvyklé povinnosti. Nezabudnite, že, ako ste vy, váš asistent pravdepodobne bude mať tesný plán. Opýtajte sa sami seba - aký druh práce "oni" odložia alebo delegujú, aby splnili vašu úlohu? Uistite sa, že poznáte odpoveď na túto otázku, keď delegujete úlohu na niekoho iného.

7. buď trpezlivý. Osoba, ktorú ste delegovali "bude" robiť chyby, zatiaľ čo on / ona sa naučí vykonať novú úlohu. Toto je súčasťou procesu učenia. Pripravte sa na to vopred. Nenechovávajte úlohu, za predpokladu, že osoba to dokonale plní, kým nezískali skúsenosti. Ak projekt nejde, ako by ste to chceli, pretože váš partner nie je schopný vykonávať "ideálnu" úlohu, ktorú ste delegovali, je to tvoja chyba, nie on alebo ju. Buďte mentorom pre svojho asistenta a delegovaná práca môže byť užitočnou skúsenosťou pre neho alebo jej, a nie niečo, čo stojí.

Keď učíte niekoho, ako niečo urobiť, vyrábate investície. Po prvé, spomalí vašu činnosť, ale v dlhodobej budúcnosti bude rýchlo zvýšiť produktivitu, takže príde na celý proces na pozitívnu a realistickú poznámku.

osem. Byť pripravené na možné ťažkosti. Urobte záložný plán a buďte pripravení použiť ho, ak sa niečo pokazí. Vedieť, čo sa stane, ak sa práca nevykonáva včas alebo v súlade s normami. Prekážky a neočakávané problémy sa môžu objaviť kedykoľvek, ste v práci alebo doma - dokonca aj technika niekedy dáva zlyhania. Nechajte svojho delegáta vedieť, že ak sa niečo stane, budete rozumieť a pomôžete mu, alebo ho dajte načas - a nie len ho hodiť pod kolesá auta pri prvom náznaku problémov.

Je rozumné aj v sebeckom zmysle - ak váš delegát sa obáva, že bude obvinený z chýb, oveľa viac času sa bude vynaložiť na to, aby ho zakryl, ako na reálnom absolvovaní úlohy.

deväť. Vyjadriť svoj asistent, keď si to zaslúži. Delegácia úloh na niekoho iného potrebného, ak potrebujete prijať viac a väčšiu zodpovednosť. Je to však kontraproduktívne, ak delegujete úlohu, nechajte svojho asistenta, aby ste na ňom tvrdo pracovali, a potom si vezmite všetky vavrídy pre seba. Vyjadriť svoje uznanie a chváliť úsilie druhých vo vašom mene.

Kedykoľvek chválite za prácu, ktorú ste vám pomohli, nezabudnite spomenúť svoj názov asistenta.

10. Hovoriť "ďakujem". Keď niekto pre vás niečo robí, je dôležité, aby sme ho poďakovali, rozpoznať dôležitosť jeho pomoci a nechajte asistent vedieť, že jeho ocenil. V opačnom prípade sa budete zdať nevďačný, aj keď to nie je. Pamätajte, že ľudia nemôžu čítať vaše myšlienky. Ľudia vám pomôžu znova pomôcť, ak sa cítia, že sú ocenení.

Buď milý. Jednoduché úprimné vyhlásenie, ako napríklad "Nemohol som to urobiť bez teba!»Drahá hodnota. Ak je práca, ktorú bola táto osoba pre teba nevyhnutná, môžete dokonca zaobchádzať s ním alebo jej jedlo, piť, dať vám ďakujem, alebo kúpiť malý darček.

Tipy

Vytvorte zoznam úloh, ktoré by ste chceli delegovať niekoho iného. Nepravte nič v zozname želaní. Umiestnite všetko na papieri a neskôr sa rozhodnete, že môžete implementovať, ale čo nie je. Budete sa diviť, koľko si robíte z toho, čo vám niekto môže pomôcť.

Upozornenia

Nevynujte nepríjemné úlohy, predstierajte, že urobíte láskavosť. Ak pre nich neexistuje žiadna skutočná výhoda, potom nepoznajte opak. Najlepšie je, aby sa "po" dokončení jedného alebo viacerých úloh s jedným príkazom. To vám umožní úprimne, "Walt, táto práca je nevďačná, ale naozaj potrebujem vašu pomoc," alebo "Lori, sľubujem, že ak sa dostane nejaký pozitívny efekt, urobím všetko tak, že ste to cítili. Viem, že to nie je skvelá úloha, ale je potrebné urobiť, a viem, že vám môžem dôverovať, aby ste to urobili ". Existuje mnoho nepríjemných, nevďačných prác, ktoré musia byť urobené - výkonom realizácie je, že keď sa objavujú úlohy krémov, nezabudnete na osobu, ktorá je vaša dobrá pravá ruka.