Ako stráviť každoročné valné zhromaždenie akcionárov

Ročné valné zhromaždenie (EO) akcionárov sa koná raz ročne podľa Charty organizácie. Na tomto stretnutí budete musieť diskutovať o finančnej situácii, voľbe správnej rady a iných otázok, ktoré ovplyvňujú prácu celej organizácie.

Kroky

Časť 1 z 3:

Časť ONE: Plánovanie stretnutia

jeden. Revidovať ustanovenia organizácie. Predtým, než zvolate čokoľvek, skontrolujte pravidlá pre EOS vo vašej organizácii. Napriek tomu, že väčšina spoločností dodržiava rovnakú všeobecnú štruktúru, niektoré podrobnosti sa môžu líšiť.

K podrobnostiam, ktoré možno budete musieť zaplatiť osobitná pozornosť, zahŕňajú spôsob výstrah účastníkov stretnutia, postup výberu nových členov Rady a druh informácií, ktoré by sa mali zvážiť na každom EOS.
Mali by ste tiež skontrolovať, koľko ľudí by mal byť prítomný na stretnutí, aby sa považoval za oficiálne, ako aj ako sa zvažujú nové zmeny a doplnenia Charty organizácie a ako prechádza hlasovanie.

Obrázok s názvom Run AGM (ročné valné zhromaždenie) Krok 2

2. Naplánujte si zbierku vopred. Nastavte dátum a čas EEO čo najskôr. Okamžite varovať hlavných účastníkov.

Neostzní účastníci by mali byť informovaní po konečnom schválení detailov.

Akonáhle je každý informovaný o dátume stretnutia, mali by ste pravidelne odosielať pripomenutia, aby žiadny z účastníkov nezazahal.

Obrázok s názvom Run AGM (ročné valné zhromaždenie) Krok 3

3. Rezervujte si miesto stretnutia. Ak nemáte svoju vlastnú halu, budete si musieť vybrať miesto svojho stretnutia a rezervovať si ju čo najskôr.

Aj keď máte našu vlastnú halu, organizovanie EOS na samostatnom mieste, to sa zdá byť významnejšie, a preto môže prilákať viac návštevníkov.

Vyberte si miesto, ktoré môže ubytovať všetkých účastníkov. Uistite sa, že sála je dostatočne veľká, aby zabezpečila pohodlie pre každého. Ak máte účastníkov alebo iné špeciálne potreby (napríklad rozsiahle chodby a kočíky a kočíky), skontrolujte, či je toto miesto spĺňa tieto požiadavky pred rezervovaním.

Akonáhle sa rozhodnete na mieste, rezervujte ho pri inštalácii dátumu a času stretnutia.

Obrázok s názvom Spustiť AGM (ročné valné zhromaždenie) Krok 4

4. Pripravte si program - zoznam položiek, ktoré sa budú zvážiť na EOS.

Pripraviť program vopred. Možno budete musieť poslať predstaviť spolu s oznámením stretnutia, ale aj keď to neurobíte, budete ešte musieť pripraviť ho, aby ho distribuovali na samotnom stretnutí.

Umiestnite témy diskusií v poradí, v ktorom ich budete zvážiť.

Spravidla stačí uviesť názov každej témy. S najväčšou pravdepodobnosťou nebudete musieť maľovať podrobnosti o každej téme.

Príklad programu:

Agenda

1) pozdrav

2) Ospravedlňujeme sa za nedostatok niektorých účastníkov

3) Protokol predchádzajúceho EOS

4) Diskusia o otázkach na protokole

5) Výročná správa predsedu EOS

6) Výročná správa tajomníka

7) Výročná správa finančného riaditeľa

8) Voľba členov predstavenstva

9) VŠEOBECNÉ OTÁZKY

10) Dátum ďalšieho stretnutia

11) Zatvorenie stretnutia

Obrázok s názvom Spustiť AGM (ročné valné zhromaždenie) Krok 5

päť. Zvýraznite potrebný čas na prípravu dokumentov a správ. Čas potrebný na prípravu rôznych vyhlásení, správ a dokumentov požadovaných pre EOS, takže začnite vopred.

Čo najskôr sa postarajte o prípravu všetkých dokumentov a správ, pre ktoré ste odpovedali.

Pripomína zvyšok výboru výboru na prípravu informácií, na ktoré reagujú.

Medzi dokumenty, ktoré možno budete musieť pripraviť, môžu byť finančné správy a iné dokumenty o finančných výkazoch, protokoly predchádzajúcich EOS, predseda správ, tajomník a finančný riaditeľ.

Obrázok s názvom Run AGM (ročné valné zhromaždenie) Krok 6

6. Hovorte s členmi rady Rady. Ak sú voľby do Rady diskutované o EEO, mali by ste nájsť možných kandidátov na príslušné pracovné miesta pred zasadnutím.

Porozprávajte sa s kandidátmi, ktoré máte na mysli a opýtajte sa, že by som chcela zaujať pozíciu.

Ak žiadatelia potrebujú ďalšie vzdelávanie, poskytujú ho.

Obrázok s názvom Spustiť AGM (ročné valné zhromaždenie) Krok 7

7. Pošlite formálne "oznámenie o stretnutí" všetkým účastníkom. Dodržiavajte štatút vašej organizácie, pokiaľ ide o čas a spôsob odoslania oznámenia.

Možno budete potrebovať pozvať sponzorov, stálych účastníkov, bývalých zamestnancov a iných akcionárov alebo zapojených.

V súlade, spravidla musíte zadať dátum, čas, trvanie a miesto konania EOS. Ak sa konajú voľby Rade, bude potrebné tiež špecifikovať.

V oznámení o celej schôdzke môžete zahrnúť alebo spomenúť jednu alebo dve kľúčové otázky. Kontrola charty organizácie určiť správny postup.

Obrázok s názvom Spustiť AGM (ročné valné zhromaždenie) Krok 8

osem. Pripraviť miesto pred stretnutím. V deň EOS by ste mali prísť na stretnutie miesto, ktoré ste si predtým pripravili na prípravu haly.

Nezabudnite, že niektorí účastníci môžu prísť 30 minút skôr. Pokúste sa pripraviť miesta a osviežujúce nápoje alebo občerstvenie predtým, ako prídu.

Časť 2 z 3:

Druhá časť: Talk Agenda na stretnutí

jeden. Riadiť protokol. Tajomník je spravidla zodpovedný za zachovanie protokolu, ale ak táto organizácia nie je taká, budete musieť priradiť osobu, ktorá bude zaznamenávať kurz EOS.

Zaznamenajte akékoľvek rozhodnutia prijaté na EEO, najmä tie, ktoré sa týkajú volieb a zmien Charty organizácie.
Možno bude užitočné zaznamenávať mená a kontakty účastníkov. Toto je možné urobiť, žiada ich, aby sa zaregistruli pri príchode.

Obrázok s názvom Spustiť AGM (ročné valné zhromaždenie) Krok 10

2. Pozdraviť. Otvorte EEO formálny pozdrav, počas ktorého sa ubezpečil, že všetci účastníci distribuovali program a výročné správy.

Otvorte stretnutie otvorené. Ako obvykle, zavolajte celé meno organizácie a číslo súčasného EOS (dvadsiate sekundové rozhodné valné zhromaždenie akcionárov, tridsať deviateho výročného valného zhromaždenia akcionárov a t.Ns.).

Pozdravte všetkých účastníkov a, ak existuje, menom špeciálnych hostí.

Obrázok s názvom Run AGM (ročné valné zhromaždenie) Krok 11

3. Vyjadrite potrebné ospravedlnenie a ľútosť. Ak je niekto z členov rady alebo dôležitých hostí neprítomný, môžete stručne uviesť svoje mená po pozdravoch.

Môžete tiež pozvať ostatných účastníkov stretnutia, aby ste si ospravedlnili z tváre chýbajúcich.

Predložiť návrh na prijatie ospravedlnenia.

Obrázok s názvom Run AGM (ročné valné zhromaždenie) Krok 12

4. Preskúmať protokol predchádzajúceho stretnutia. Skontrolujte, či dostala kópiu protokolu minulého roka EOS. Preskúmajte ho a ak sú všetky otázky vyriešené, schváli protokol.

Ak potrebujete vykonať zmeny alebo opravy, musí sa vykonať pred schválením protokolu.

Po hlasovaní o schválení protokolu ho musí predseda konečne schváliť.

Obrázok s názvom Run AGM (ročné valné zhromaždenie) Krok 13

päť. Oznámiť nové otázky. Témy týkajúce sa protokolu predchádzajúceho EOS by mali byť oznámené okamžite po jeho schválení.

Nasledujte predmety správne. V tomto okamihu, spravidla, musíte predložiť problematické otázky a pripomienky, takže procedurálne návrhy môžu byť nepovinné.

Obrázok s názvom Run AGM (ročné valné zhromaždenie) Krok 14

6. Review Reports. Budete musieť prediskutovať správy prezidenta alebo predsedu spoločnosti, tajomníka a finančného riaditeľa.

Čítať a diskutovať každú správu. Po dôkladnom zvážení každej správy budete musieť predložiť návrh na procesnú otázku na schválenie správy.

Počas prezentácie správy finančného riaditeľa budete musieť poskytnúť účastníkom finančné informácie o minulom roku. To môže zvyčajne urobiť finančný riaditeľ, ale niektoré organizácie môžu potrebovať nezávislú stranu.

Obrázok s názvom Run AGM (ročné valné zhromaždenie) Krok 15

7. Ak chcete, aby ste plánovali voľby. Ak potrebujete vybrať nových členov Rady v EOS v tomto roku, mali by ste mať tieto voľby, po zvážení správ, ale pred prerokovaním všeobecných problémov.

Pripravte potrebné materiály vopred.

Zvážte postup hlasovania pred zasadnutím. Pred hlasovaním jasne a jasne vysvetlite postup.

Počítanie hlasov by malo byť nezávislá strana.

Protokol by mal uviesť, kto vymenovali kandidátov, ktorí navrhli kandidátov a ktorí ich podporili. Tiež by ste mali špecifikovať počet hlasov, ktoré každý kandidát zaznamenal, a ktorý si vybral každú pozíciu.

Obrázok s názvom Run AGM (ročné valné zhromaždenie) Krok 16

osem. Diskutujte o bežných otázkach. Toto je najnovšie otázky, o ktorých sa diskutuje o EOS. V tomto čase účastníci vyvolávajú problémy, ktoré si vyžadujú samostatnú pozornosť.

Ako táto časť zhromažďovania neformálneho, pravdepodobne nepotrebujete návrhy na procesné otázky alebo hlasovanie.

Obrázok s názvom Run AGM (Ročné valné zhromaždenie) Krok 17

deväť. Nastavte dátum ďalšieho stretnutia. Ak poznáte dátum a miesto ďalšieho EOS, oznámte ich na konci stretnutia.

Ak ste formálne, ešte ste nič neplánovali, preskočte tento krok.

Obrázok s názvom Run AGM (ročné valné zhromaždenie) Krok 18

10. Zblízka Collection. Po diskusii o všetkých otázkach vyhlásiť EOS zatvorené.

Časť 3 z 3:

TRETIA ČASŤ: Ako sa stretnutie pohodlne

jeden. Pozrite sa na ľudí, ktorí uvítajú účastníkov. Priradiť jedného alebo dvoch účastníkov, ktorí budú stáť na vstupe a privítanie hostí, ktorí prídu.

Takže môžete urobiť atmosféru priateľskú a teplú.

Obrázok s názvom Run AGM (ročné valné zhromaždenie) Krok 20

2. Dajte osviežujúce nápoje. Aspoň sa snaží poskytnúť vodu všetkým prítomným, najmä ak je stretnutie dlhé.

Lepšie poskytnúť účastníkom rôzne nápoje. Môžete variť ako studené nápoje (voda, studený čaj a limonáda) a horúce (čaj a káva).

V závislosti od času, môže byť vhodné ponúknuť ľahké občerstvenie, ako napríklad syr a sušienky.

Obrázok s názvom Run AGM (ročné valné zhromaždenie) Krok 21

3. Pozvať hosť. Pre členov vašej organizácie bude musieť urobiť neoficiálnu otázku.

Spravidla bude hosť vykonať po diskusii o spoločných otázkach, ale pred uzavretím stretnutia. Ak chcete, môžete ho požiadať, aby vykonal po oficiálnom zatvorení stretnutia.

Obrázok s názvom Run AGM (ročné valné zhromaždenie) Krok 22

4. Ponúknuť ceny. Bezplatná lotéria môže stimulovať účasť. Platená lotéria môže stimulovať oboch návštevnosti a finančnej podpory.

Môžete si zariadiť lotériu 50:50, v ktorej sa dostane polovica finančných prostriedkov na víťaza a pol - organizácie.

Ďalšou možnosťou je lotéria, kde môžete vyhrať košík s cenami.

Môžete vytvoriť podmienku, že pre ceny môžu požiadať iba tie prítomné na stretnutí.

Obrázok s názvom Spustiť AGM (ročné valné zhromaždenie) Krok 23

päť. Po stretnutí organizuje neformálne stretnutie. Stimulovať ľudí, aby sa zúčastnili na stretnutí, čím sa formálna časť EEO čo najkratšie. Po ňom organizuje neformálnu časť, keď budú účastníci schopní chatovať a mať dobrý čas.

Ak vám rozpočet umožňuje organizovať obed na konci stretnutia. Môžete znížiť náklady nastavením obeda, na ktorom každý prináša niečo.

Pre organizácie s menším rozpočtom by bolo realistickejšie usporiadať bufet. Namiesto toho, aby ste poskytovali nápoje a občerstvenie počas stretnutia, počkajte na koniec a potom slúžte rôzne nealkoholické nápoje a víno s ľahkými občerstveniami.