Ako usporiadať stretnutie ako predseda

Podnikateľská údržba, najmä v kancelárskej atmosfére, si vyžaduje spoluprácu na určitej úrovni. Napríklad objektívne stanovisko sa často vyžaduje, aby sa dôležité rozhodnutia a skúsenosti mnohých ľudí si často vyžaduje dôležitú prácu. Zhromaždenie je jedným zo spôsobov štruktúrovania a organizovania spolupráce, ale bez jasného cieľa a kontroly stretnutia môže ľahko zdržať a stať sa zbytočným. Schopnosť naplánovať, pripraviť a nezávisle stráviť stretnutie môže zohrávať dôležitú úlohu, ak chcete, aby sa vaše zhromaždenie premýšľalo a priniesol výsledky.

Kroky

Časť 1 z 3:

Príprava na Kongregáciu

jeden. Diskutujte o nadchádzajúcom stretnutí s tými, ktorí na ňom budú prítomní. Keď ste sa dozvedeli, že musíte stráviť nadchádzajúce stretnutie, v prvom rade by ste mali stráviť nejaký čas hovoriť s ľuďmi, ktorí budú prítomní na ňom (najmä s vysoko postavenými a vplyvnými ľuďmi). Opýtajte sa ich, či nechcú diskutovať o niečo konkrétne na stretnutí. Upozorňujeme, že ich odpovede a používajte ich ako sprievodcu pri vykonávaní programu.

Riešenie otázky pre tých, ktorí sa zúčastnia na stretnutí, pokiaľ ide o to, čo by chceli diskutovať o tom, čo by chceli diskutovať o stretnutí - to je inteligentný pohyb, pretože to nie je uľahčovať príprava programu, ale tiež ich zapojiť do procesu aj pred stretnutím. Ľudia sú viac naklonení zúčastniť sa stretnutí a počúvajú, či vedia, že otázky budú zvýšené, že im majú význam.

Obrázok s názvom Stolička Stretnutie Krok 2

2. Make-up a distribuovať program. Agenda môže byť dôležitou pomocou nielen pre predsedu zhromaždenia, ale aj pre hostí prítomných na stretnutí. Agenda obsahuje dôležité informácie - čas a miesto stretnutia a mená účastníkov. A hlavná vec je tiež zaznamenaná údajnými témami na diskusiu, aby sa každý mohol pripraviť. Samostatné programy pred začiatkom stretnutia, tým dôležitejšie stretnutie, tým skôr, čo by malo byť vykonané.

Vo vašom programe musí byť stanovená približná regulácia pre diskusiu o každom vydaní. Prísny harmonogram, kompilovaný vopred, vám pomôže držať stretnutie podľa plánu. Napriek tomu, že diskusia o niektorých bodoch vášho programu môže byť oneskorená (a niektoré - urýchliť), harmonogram bude pre vašu úlohu oveľa jednoduchšie - budete môcť sledovať diskusiu o každom vydaní a vykonať príslušné úpravy.

Obrázok s názvom Stolička Stretnutie Krok 3

3. Preskúmajte otázky diskutované a protokoly predchádzajúcich stretnutí. Ľudia, ktorí sú prítomní na stretnutí, nemusia byť vedomí toho, čo budete diskutovať: Niektorí neboli prítomní na predchádzajúcich stretnutiach a iní zabudli. Byť stretnutím so stretnutím, radšej by ste sa zoznámili s históriou stretnutia ako dnes. Snažte sa hovoriť s ľuďmi, ktorí boli v predchádzajúcich stretnutiach, aby sa zoznámili s nevyriešenými problémami, ktoré sa môžu dotknúť na stretnutí. Môžete tiež požiadať o záznamy predchádzajúcich zhromaždení od oficiálneho operátora, aby ste vypracovali plán.

Protokoly predchádzajúcich stretnutí môžu slúžiť ako dôležitý zdroj, ak ste predsedom zhromaždenia. Tam zhrnulo diskusie a rozhodnutia prijaté počas predchádzajúcich stretnutí, ktoré vám pomôžu relatívne rýchlo a jednoducho zadať prípad. Dokonca môžete distribuovať dôležité protokoly stretnutí spolu s programom.

Obrázok s názvom Stolička Stretnutie Krok 4

4. Pripravte si miesto na držanie miesta zasadnutia vopred. V deň stretnutia by ste sa mali uistiť, že miestnosť alebo halu, v ktorej chcete stretnúť, čisté, prezentovateľné a pripravené na príchod účastníkov. Musíte tiež uistiť, že všetky technické komponenty stretnutia (prezentácie, projektory, obrazovky, tak ďalej) fungujú správne, a sú plne pripravené na použitie - zmätok s technológiou môže viesť k tomu, že strávite cenný čas a odchýliť sa od zadaného plánu.

Ak používate elektronickú prezentáciu (napríklad PowerPoint a tak ďalej), minútujte sa na riešenie zariadenia diaľkového ovládača alebo diaľkového ovládača, ktoré budete používať na prepínanie snímok. Nestojí za to tráviť čas, zaoberajúci sa ovládacími prvkami, ak ho môžete stráviť na diskusiu o dôležitých otázkach.

Časť 2 z 3:

Správajte sa ako predseda na stretnutí

jeden. Objavte stretnutie. Keď prichádza vymenovaný čas, a všetci účastníci stretnutia budú zhromažďovať (alebo aspoň všetky dôležité údaje), venovať pozornosť každému z rokovania v hale. Predstavte si, že predseda zhromaždenia a povedzte o tom, aký účel je dané stretnutie prenasledované. Nastavte plánované časové rámy stretnutia, informuje všetko o odhadovanom čase stretnutia - môže oneskoriť alebo ísť rýchlejšie, ale je lepšie inštalovať plánovaný časový rámec vopred. Pomôže to usporiadať stretnutie podľa plánu. Ak niektorí účastníci nie sú navzájom oboznámení, získajte minútu, aby ste vykonali rýchly roll a odovzdajte významných účastníkov.

Upozorňujeme, že niektoré podniky a organizácie majú prísny, regulovaný postup na otvorenie a usporiadanie schôdzí. Napríklad Americká federácia štátneho, lemovoda a komunálnu služobníkom (AFSCME) používa systém s názvom "Robert Nariadenia", ktorý zabezpečuje zvolanie zasadnutia kladiva a vysoko špecifických pravidiel na predloženie a prijatie návrhov.

Obrázok s názvom Stolička Stretnutie Krok 6

2. Presunúť výsledok dôležitých položiek predchádzajúcich stretnutí. Spustenie stretnutí, ktoré sú súčasťou dlhého nedokončeného projektu, mali by ste stručne predstaviť všetkých účastníkov tomuto prípadu, povedal im o projekte, rýchlo zhrnúť všetky dôležité udalosti alebo rozhodnutia prijaté na predchádzajúcich stretnutiach. Nie všetky prítomné môžu byť rovnako dobre si vedomé otázok, o ktorých sa diskutovalo, ako ste vy, tak, aby sa stretnutie bolo dokonale a efektívne, je potrebné rýchlo predstaviť každého prípadu.

Ak nechcete nezávisle sumarizovať, môže to urobiť oficiálny tajomník alebo úradník, čítať protokoly predchádzajúcich stretnutí, aby sledovali všetky formality pri sumarizácii.

Môžete tiež prečítať dôležité dokumenty a informačné materiály, ktoré sa po predchádzajúcom stretnutí objavili k dispozícii.

Stojí za zmienku, že ak distribuujete kópie protokolov / dokumentov účastníkom, potom ich prečítajte ich milujúci nahlas.

Obrázok s názvom Stolička Stretnutie Krok 7

3. Umožniť významným účastníkom správy o stave. Potom dajte podlahu ľuďom s relevantnými informáciami, aby povedali účastníkom stretnutia o nových alebo nedávnych udalostiach, ku ktorým došlo od posledného stretnutia. Takmer to môže byť čokoľvek. Napríklad nové problémy, ktorým čelí váš podnik alebo organizácia, personálne zmeny, vývoj dizajnu, ako aj zmeny v stratégii - toto všetko možno zvážiť na stretnutí. Účastníci stretnutia budú tiež chcieť počuť o výsledkoch všetkých osobitných opatrení prijatých z dôvodu rozhodnutí prijatých na poslednom stretnutí.

Obrázok s názvom Stolička Stretnutie Krok 8

4. Venujte pozornosť poslucháčom za nevyriešené problémy. Ak existujú problémy, ktoré zostali nevyriešené alebo riešenia, ktoré nebolo možné prijať na predchádzajúcom stretnutí, pokúste sa s nimi zaoberať pred prechodom na nové úlohy. Čím dlhšie odložíte riešenie starých problémov, menej účastníkov stretnutia budú chcieť prevziať zodpovednosť za svoje rozhodnutie, takže sa snažia vyzdvihnúť na stenu a zaoberať sa dlhotrvajúcimi nevyriešenými problémami počas stretnutia. Zvyčajne nevyriešené otázky sú označené ako "nevyriešené" alebo "čaká až do ďalšej diskusie" v protokoloch predchádzajúcich stretnutí.

V závislosti od atmosféry v tíme a pravidlách vo vašom podniku alebo v organizácii môže existovať osobitný postup na rozhodovanie. Napríklad je možné, že účastníci stretnutia by mali jednoducho prichádzať k jednému riešeniu väčšinou hlasov alebo si vybrať skupinu vysoko postavených ľudí, ktorých úlohy zahŕňajú prijatie všetkých riešení.

Stojí za zmienku, že niektoré otázky sú príliš rozsiahle na riešenie na stretnutiach. Nie je potrebné argumentovať o vývoji dlhodobých projektov, ktoré ešte nie sú dokončené. Ale stále vy musieť Zvýšiť riešenie problémov alebo projektov, ktoré teraz musia urobiť.

Obrázok s názvom Stolička Stretnutie Krok 9

päť. Hovorte o nových podnikoch. Potom zdvihnite Nový Problémy, prípady a otázky, ktoré je potrebné diskutovať. Dôvody týchto problémov by sa mali konať v udalostiach, ku ktorým došlo po predchádzajúcom stretnutí, ako aj v súčasnosti k dispozícii. Snažte sa dosiahnuť účastníkov v špecifických jasných riešeniach - čím viac otázok budete zanechať nevyriešené, tým viac nevyriešené záležitosti musíte demontovať na nasledujúcej schôdzi.

Obrázok s názvom Stolička Stretnutie Krok 10

6. Výsledky stretnutia. Keď ste sa dotkli vecí, ktoré zostali v minulosti a čo sa teraz deje, platí čas na zhrnutie všetkých účastníkov na stretnutí. Demontujte výsledky všetkých akceptovaných riešení, ak je to potrebné, uveďte osobitné úlohy účastníkom stretnutia, ktorého vykonanie očakávate, že budete očakávať nasledujúcej schôdzi.

Týmto kľúčovým bodom je vaša posledná šanca, aby sa ubezpečil, že všetci opustili deliberatívnu halu, pričom dostala presnú myšlienku vašich projektov a čo sa od neho očakáva.

Obrázok s názvom Stolička Stretnutie Krok 11

7. A konečne položiť základ na ďalšie stretnutie. Nakoniec povedzte všetkým, čo by sa mali očakávať z nasledujúceho stretnutia, a ak ste ho už začali, vyjadrili odhadované miesto na to. Potom účastníci stretnutia pochopia, že existuje nepretržité prepojenie medzi projektmi a rozhodnutiami a majú čas na pohybujú sa dopredu alebo vykonať úlohy stanovené pred nimi.

Poznač si to Dostupnosť Plán nasledujúcej schôdze nie je nevyhnutne, ak na svojom stretnutí ste zvýšili všetky minulé a súčasné otázky. Ale ak stále existuje dosť nevyriešených záležitostí, a chcete byť presvedčení, že budú diskutované v budúcnosti alebo chcú sledovať rozvoj určitých projektov, potom môže byť lepšie pripraviť pôdu vopred.

Časť 3 z 3:

Vykonávať stretnutie

jeden. Viedli diskusiu, ale nezaberáme dominantné postavenie. Jedna z povinností predsedu zhromaždenia, ktorú ste - podporovať diskusiu a sledujte, že ide podľa plánu. Vy nie Musí uložiť váš názor na každú otázku alebo diskutovať o diskusii o presnej grafike. Flexibilný. Dovoľte mi, aby ste účastníkom stretnutia voľne vyjadrili a zvýšili nové otázky na diskusiu, aj keď neboli predávané na programe. Môžete jemne zmeniť priebeh diskusie alebo zmeniť predmet, aby ste diskutovali o diskusii o pláne, ale nemali by zasahovať do malých. Koniec koncov, sledujete spoločné ciele.

Počas stretnutia sa pozorne sledovať, aby sa odchýlili od programu. Ak ste za sebou, možno budete musieť vynechať nejaké otázky alebo ich odložiť na neskôr, aby ste ušetrili čas. Nebojte sa to urobiť, ak Diskutovaný Otázky sú naozaj dôležité.

Obrázok s názvom Stolička Stretnutie Krok 13

2. Prilákať všetkých účastníkov diskutovať. Byť predsedom zhromaždenia, musíte poskytnúť otvorenú a plodnú diskusiu. Ak ste si všimli, že niektorí účastníci s informáciami, čo je dôležité diskutovať o otázkach, zaznamenali vodu v ústach - hovoriť. Nemusíte ich kontaktovať priamo, povedzte niečo ako "Myslím, že je potrebné odborné hodnotenie pána Smitha, je to skvelý spôsob, ako zahŕňať účastníkov pasívneho stretnutia v diskusii.

3. Uistite sa, že každý chápe, čo to je. Môže byť pre vás ťažké pamätať, že nie všetci ľudia prítomní na stretnutí majú rovnaké skúsenosti a vedomosti týkajúce sa diskutovaných otázok. Aby ste sa uistili, že všetci účastníci na stretnutí produktívne strávili svoj čas, mali by ste stručne stanoviť komplexné otázky alebo témy v jednoduchej forme, keď hovoríme o. Menej informovaní účastníci stretnutia nepochybne ocenia takýto krok.

Obrázok s názvom Stolička Stretnutie Krok 15

4. Nerešpektujte komplexné alebo citlivé otázky. Ak príslušný predseda neberie svoju kontrolu, stretnutia budú vysoko neproduktívne. Snažte sa uistiť, že bola zvýšená každá dôležitá otázka. Nedovoľte účastníkom presunúť zodpovednosť na iných alebo vymyslieť smiešne ospravedlnenia týkajúce sa problémov, ktoré neboli pokryté. Snažte sa ich vyzdvihnúť na stenu a dosiahnuť odpovede na tieto otázky, ktoré nikto nechce zvýšiť. Napriek tomu, že to môže prísť s láskou nie všetkým účastníkom, podobné citlivé otázky si vyžadujú presnú odpoveď, aby sa stretnutie prijalo čo najúčinnejšie.

Uistite sa, že sú nakonfigurované dôležité riešenia (ak máte oficiálnych pracovníkov alebo protokolov, znamenajú im splnenie tejto úlohy). Ak chcete vykonať prácu, aby ste odpovedali na komplexné otázky, je potrebné sa uistiť, že odpovede, ktoré ste dostali, budú správne nakonfigurované.

Obrázok s názvom Stolička Stretnutie Krok 16

päť. Sledovať čas. Stretnutia nie sú márne majú zlú povesť - mnohí ľudia považujú ich stratu času. Že vaša zbierka nie je oneskorená, je predsedom, musíte zabezpečiť, aby sa diskusia nestala na mieste. Nebojte sa odložiť niektoré menšie otázky alebo diskusie neskôr, ak vidíte, že stretnutie pokračuje dlhšie, ako ste očakávali. Buďte pripravení na lietať, aby ste zmenili svoj rozvrh, aby ste sa uistili, že ste nevynakladali drahocenný čas, nie jeden z jeho účastníkov.