Ako udržať stretnutie

Kroky

2. Pre každý člen predstavenstva pripravte špeciálny balík, ktorý zahŕňa: Oznámenie o stretnutí, protokolu predchádzajúceho zasadnutia, zoznam kontaktných informácií a ten, ktorý bude prezentovaný na stretnutí (napríklad analýzy a rozpočtové správy). Ak sú informácie dôverné, potom ich sprostredkujú len vtedy, ak sa o ňom vyskytne konverzácia, po tom, čo zamestnanci (v niektorých prípadoch) a hostia opustia miestnosť.

3. Uistite sa, že vaša ruka má príslušenstvo pre písanie materiálu, s ktorým môžete pracovať najpohodlnejšie, ako napríklad: Poznámkový blok, Priečinok, Laptop alebo Hlasový záznamník.

4. V deň stretnutia sa uistite, že všetci účastníci napísali doplnky, odznaky (v prípade potreby) a nealkoholické nápoje.

2. Zapíšte si dôvod na stretnutie, napríklad: Štvrťročné stretnutie členov predstavenstva alebo ročných volieb úradníkov.

3. Musí byť uvedený:

4. Uveďte počet účastníkov potrebných na uznášanie kvóru a či bolo číselné.

päť. Zapíšte si výsledky prijatia, revízie alebo odmietnutia protokolu posledného stretnutia.

6. V prípade potreby vykonajte zmeny predchádzajúcich protokolov.

7. Zvukové aktuálne otázky z predchádzajúceho protokolu a zaregistrujte svoju diskusiu, výsledky hlasovania alebo všeobecného výsledku.

osem. Zahrnúť akékoľvek iné hlasovanie v protokole, napríklad voľby úradníkov, ako aj počet hlasov "pre", "proti" alebo "zdržali sa hlasovania". S výnimkou tých, ktorí sa zdržali hlasovania, nemusí nutne zaznamenať mená ľudí a ako hlasovali. Uveďte dôvod akéhokoľvek odmietnutia zúčastniť sa hlasovania a počas tohto hlasovania opustil halu.

deväť. Urobte zoznam položiek programu a zanechajte voľný priestor na písanie poznámok.

10. Urobte si poznámky o diskusii o otázkach programu a čo a kým to bolo povedané.

jedenásť. Uveďte všetky aktuálne otázky, ktoré boli diskutované počas stretnutia, ako aj ľudia, ktorí budú musieť hovoriť na nasledujúcej schôdzi.

12. Všimnite si akékoľvek diskusie o otázkach, ktoré nestavili na programe, a ktorí sa ich spýtali, ako aj výsledky týchto diskusií.

13. Uveďte výsledky týchto riešení, ktoré boli navrhnuté na opätovné preskúmanie, aktualizáciu alebo hlasovanie. Oficiálne rozhodnutie bude prezentované vo forme samostatného dokumentu.

štrnásť. Uveďte dátum a čas nasledujúcej schôdze.

pätnásť. Všimnite si, že stretnutie bolo oznámené rozhodnutím väčšiny alebo jednomyseľným rozhodnutím. Uveďte čas na ukončenie stretnutia.

2. Zvýraznite akékoľvek výsledky hlasovania, body a rozhodnutie.

3. Hovorte kópie protokolu čo najskôr všetkým účastníkom na stretnutí, aby ste získali spätnú väzbu o jeho obsahu. Ak neboli navrhnuté žiadne zmeny, vykonajte protokol oficiálne a potom ho umiestnite do špeciálneho priečinka pre firemné stretnutia.Distribuovať kópie konečnej verzie protokolu všetkým účastníkom stretnutia a tých, ktorí na ňom chýbajú.

• Ak je pre vás niečo nepochopiteľné, okamžite sa opýtajte na príslušné otázky, aby bol priebeh diskusie zaznamenaný správne. Aby ste sa opýtali akékoľvek vysvetlenia, nemusíte čakať, kým nevykreslíte návrh protokolu.
• Rozhodnutia a výsledky hlasovania musia byť uvedené v protokole, ale ich kópie by sa mali uchovávať aj v samostatnom priečinku v mieste chránenom pred vodou a inými faktormi. Elektronické kópie by sa mali uložiť aj s týmto priečinkom.
• Nesnažte sa zaznamenať každé slovo počas stretnutia: Napíšte všeobecné podmienky o tom, čo bolo povedané. Po dokončení protokolu môžete podrobnejšie odhaliť diskusiu.
• Pravidlá vašej spoločnosti môžu zakázať používanie elektronických komunikácií. Teraz sa zistí celkom zriedkavé - to všetko závisí od času, kedy boli pravidlá napísané, a či boli revidované v priebehu minulých rokov. Preto pred týmto spôsobom komunikovať s účastníkmi stretnutia, uistite sa, že nič neporušujete. Môžete tiež navrhnúť zmeniť toto pravidlo, ak sú beznádejne zastarané.

• Dávajte pozor, keď poskytnete návrh protokolu účastníkom stretnutia, aby ste ho zvážili a skontrolovali, pretože im dáva možnosť zmeniť všetko, čo povedali. Keď je protokol úplne dokončený, uistite sa, že každý je známy o akúkoľvek zmenu v ňom: informácie budú interpretované správne a nikto nebude zavádzajúci.

• Priečinky
• Príslušenstvo na záznam materiálu (notebooky, ceruzka alebo pero, notebook alebo hlasový záznamník)
• Badi, ak potrebujú
• Balíčky obsahujúce všetky potrebné informácie
• Poznámky a rukoväte / Ceruzky pre účastníkov
• Studené nápoje