Ako stráviť stretnutie voličov

2. Pošlite všetko, čo potrebujete na účasť na stretnutí. Rozhodovanie s harmonogramom zdieľajte účastníkov základných informácií zasadnutia. V tomto príspevku musíte povoliť: údaje pre prílohu (telefónne číslo a Heslo), Agenda (vrátane zodpovedností) a iných potrebných informácií. Agenda musí predvídať všetky otázky a informácie, ktoré očakávate od ostatných účastníkov stretnutia. Najskôr položte pozitívne otázky a potom diskutujte o riešení problémov a zložitých tém.

3. Vytvorte zoznam účastníkov. Povoliť údaje o ich umiestnení a všeobecných osobných údajoch. Tieto informácie môžu byť užitočné pre chat, zatiaľ čo pripojení účastníci očakávajú ostatných.

4. Pošlite e-mailovú pripomienku stretnutia. Pošlite list v ten istý deň, ak je stretnutie naplánované po obede, alebo počas dňa predtým, ak je stretnutie naplánované ráno. Vďaka tomu budete mať istotu, že nikto nezabudne na stretnutie. Tento list môžete použiť aj na distribúciu dokumentácie, správy a iných potrebných informácií. Ak sú správy pripravené inými ľuďmi, nezabudnite špecifikovať meno autora. Takže dostanú vďačnosť vďačnosti (alebo budete chrániť pred kritikou, že správy budú volať). Napíšte niečo ako: "Pripojil som sa k Ivanovovej správe o svojej správe". Správca schôdze je tiež povinný zabezpečiť, aby boli všetci účastníci zahrnuté do zoznamu, a tiež, že splnili zverené povinnosti.

päť. Zobrazenie všetkých informácií, ktoré budete diskutovať.

6. Začnite diskusnú skupinu. Nemeškaj. Ak je to možné, zadajte výberový systém 10 minút pred stretnutím. Niektoré systémy blokujú vstup pred určitým časom, alebo kým sa nespojil manažér schôdze. Otestujte telekomunikačný most a zariadenia vopred, najmä ak ste ho predtým nepoužili.

7. Vo väčšine prípadov bude vždy aspoň jeden neskoro. Preto varte varovanie pre diskusiu o nejakej sekundárnej téme, zatiaľ čo tí, ktorí oneskoria okolnosti, sa nepripojujú k konferencii. Zabezpečiť, aby boli všetci účastníci prezentovaní (meno, pozícia, zodpovednosť), najmä ak sa na konferencii zúčastňujú zákazníci, ktorí nie sú osobne oboznámení s týmito úradníkmi. Snažte sa začať diskusiu o hlavných otázkach najneskôr 3-5 minút po začiatku konferencie, aj keď nie všetci tí, ktorí sú vyzvaní na systém.

osem. Dodržiavať program. Strávili ste čas na jeho kompilácii, takže sprievodca tento dokument. Sledujte hodiny, pretože nie všetci účastníci budú môcť zostať vtedy, ak je diskusia oneskorená. Vašou úlohou je diskutovať o všetkých plánovaných otázkach, nezabudnite na záujmy zákazníkov.

deväť. Buďte opatrní a urobte poznámky. Snažte sa používať tlačidlo "MUTE" (zvukový výlet) aj počas dlhých výkonov iných. Vaši zamestnanci sú nepravdepodobné, že by sa od konferencie neodvádzali, ak vidíte svoju účasť. Ak niečo môžete pridať, použite túto príležitosť na preukázanie vašej kompetencie. Nedávajú vysoké sľuby. Je lepšie pokojne povedať, že sa určite vrátite na diskusiu o neočakávanej otázke.

10. Na konci konferencie musíte sa opýtať, či niekto má otázky odpovedať teraz alebo po dokončení stretnutia. Ak ste sa dohodli na opätovnom stretnutí, nahláste čas pred odpočinkom zvyšku účastníkov. Ďakujem všetkým účastníkom pre pridelený čas a prajem im úspešný pracovný deň / týždeň (víkend).

jedenásť. Ihneď po telekonferencii, vytvoriť a zdieľať všetkých účastníkov stručný zhrnutie (protokol) stretnutia. Toto zhrnutie slúži dva góly: 1) Uistite sa, že každý chápe zoznam svojich povinností - 2) je dokumentárnym dôkazom možných nezhody v budúcnosti. Často nebudete vďační, že strávili čas na zaznamenávanie protokolu. Posielam ho ostatným účastníkom, uistite sa, že ste požiadali o informovanie, či potrebujete urobiť akékoľvek doplnenie alebo zmeny dokumentu. Po oprave budete určite nasadiť upravenú možnosť.

12. Po stretnutí musíte splniť všetky riešenia. Ak by boli nejaké otázky, zdôrazniť dostatok času na ich odpovedanie, ako aj vykonávať všetky ostatné akcie. Ak by existovali určité termíny na riešenie problémov, nerušte ich. Ak sľuby potrebujú používať iných zamestnancov / jednotiek, urobte to a uistite sa, že dokončili všetko, čo potrebujete.