Ako pripraviť a držať stretnutie -

Tieto tipy budú užitočné pre každého, ktorí poskytuje sprostredkovateľské služby v stretnutiach alebo ich organizuje nezávisle. Zodpovednosti organizátora zahŕňajú príjemcovia a zabezpečiť ich všetky potrebné na najúčinnejšiu prácu. Organizátor je tiež zodpovedný za priebeh stretnutia. Musí zabezpečiť maximálnu koncentráciu na tému stretnutia, ktorá má účastníkov pred prechodom na jednotlivcovi a diskusiu o pravidlách schôdze. Tento materiál uľahčí organizáciu a drží sa stretnutie, aby bol úspešný.

Kroky

Metóda 1 z 9:

Rozvíjať program

jeden. Uveďte čas začiatku a konca stretnutia, ako aj časové limity na diskusiu o každom vydaní. Stretnutie to vníma ako prejav zdvorilostí na vašej strane.

Obrázok s názvom Uľahčiť krok stretnutia 2

2. Požiadajte zamestnancov vašej organizácie alebo osoby, ktorá zvolaj stretnutie, aké témy je potrebné zahrnúť do programu, ako aj požiadať o stručný opis každého vydania.

Metóda 2 z 9:

Samostatné pozvánky

jeden. Najlepší spôsob, ako distribuovať pozvánky, je e-mail, najmä ak vaši zamestnanci majú program, ktorý kombinuje e-mailové funkcie s kalendárom a pripomienkami.

Obrázok s názvom Uľahčiť krok stretnutia 4

2. Uveďte lehotu na rezerváciu miest. To umožní pripraviť množstvo zdrojov, aby sa prerušilo stretnutie, aby ste pripravili chýbajúce materiály.

Metóda 3 z 9:

Pripraviť miesto stretnutia

jeden. Aby sa stretnutie pohybovalo hladko, musíte riadne pripraviť miestnosť. Prenájom miestnosti, ktorá sa často používa na stretnutia (napríklad v hotelovej hale alebo špeciálnej službe), môžete spočítať, že miestny personál je dobre vedomý a pozná nuansy príprave priestorov.

Prednáška usporiadanie - kreslá sú vystavené v hodnostiach takým spôsobom, že lektor je v centre pozornosti. Takéto ubytovanie je obzvlášť účinné, ak hlavným cieľom je posolstvo niektorých informácií.
Divadelné zarovnanie - Prezídium je inštalované v prednej časti miestnosti (tabuľka, pre ktorú sedí reproduktory a odborníci). Zosúladenie stoličiek iných účastníkov sa podobá prednáške.
Zosúladenie škôl - Pred riadkami stoličiek sú nainštalované tabuľky, čím sa účastníci stretnutia zaznamenávajú záznamy počas prejavov. Centrum pozornosti je zamerané na rozprávanie.
Okrúhly stôl. Vyberte si takéto umiestnenie, ak musia účastníci konať ako samostatné príkazy, ako aj stimulovať výmenu názorov medzi skupinami alebo jednotlivými účastníkmi.
Nastavte tabuľku vo forme u. Toto je štýl schôdze predstavenstva predstavenstva, čo umožňuje účastníkom navzájom sa navzájom vidieť a komunikovať.
Ak sa plánuje otvorené stretnutie, zabezpečuje komunikáciu s poslucháčmi, dajte stoličky do kruhu, v strede, ktorá bude hovoriť.

Metóda 4 z 9:

Zabezpečte požadovaný nástroj na zasadnutie

jeden. Úplná príprava stretnutia zahŕňa súbor rukovätí, notebookov, pomôcok pre pracovníkov, handouts a všetko ostatné, ktoré môžu byť potrebné počas stretnutia.

Obrázok s názvom Uľahčiť krok stretnutia 7

2. Urobte si miesto na otázky. Môže to byť plagátový list alebo doska, na ktorej budú účastníci schopní zaznamenať svoje otázky alebo ich pripojiť pomocou lepiacich papierových nálepiek. Účastníci stretnutia budú vedieť, že v určitom čase dostanú odpoveď na svoje otázky a stretnutie bude hladšie.

Obrázok s názvom Uľahčiť krok stretnutia 8

3. Pripravte sa nápoje a občerstvenie pre účastníkov na dlhom stretnutí. Pre krátke stretnutia stačí na každej tabuľke s sladkosťami na každej tabuľke.

Metóda 5 z 9:

Pripraviť dotazník alebo dotazník

jeden. Členovia schôdze môžu hodnotiť svoju kvalitu bezprostredne po zasadnutí, alebo vyplniť dotazník a pošlite ho e-mailom 1-2 dni.

Obrázok s názvom Uľahčiť krok stretnutia 10

2. Odhadované listy a dotazníky vám umožňujú určiť, ako zasadnutie bolo vnímané jeho účastníci.

Metóda 6 z 9:

Pošlite pripomienku naplánovaného stretnutia

jeden. Posielanie pripomienok sa vykonáva na posledný deň registrácie účastníkov alebo 1-2 dní predtým.

Obrázok s názvom Uľahčiť krok stretnutia 12

2. Opýtajte sa informovať, či niekto zmenil plány a sú nútení odmietnuť účasť.

Metóda 7 z 9:

Spustite stretnutie presne podľa plánu

jeden. Kto bol vyzvaný na stretnutie, sú schopní "dohnať", ale núti sa ostatných čakať, je považovaný za hrubosť.

Obrázok s názvom Uľahčiť krok stretnutia 14

2. Na začiatku stretnutia, urobte organizačné oznámenia, vrátane informácií o čase prestávky a obeda, umiestnenie toaliet, a tiež hlásiť, kde a ako môžu účastníci stretnutia požiadať o svoje otázky.

Metóda 8 z 9:

Uložte tému stretnutia

jeden. Organizátor stretnutia by mal poslať účastníkom predmetu stretnutia. Umožnenie vstupu do priľahlých tém, riskujete závitový plán práce.

2. Držať sa určeného času na prestávku a obed.

Metóda 9 z 9:

Odpovedzte na maximálny možný počet otázok

jeden. Zbierajte otázky, ktoré zanechali účastníci stretnutia. Poskytnite dostatok času na odpovede, aby uspokojili záujem čo najviac ľudí.

Obrázok s názvom Uľahčiť krok stretnutia 18

2. Po stretnutí zostaňte v rámci dostupnosti, aby ste sa k vám priblížili účastníkom stretnutia, ktorí sa hanbili, aby hovorili v prítomnosti iných ľudí, alebo tých, ktorí majú špecifické otázky, ktoré vyžadujú diskusiu o oku.

Obrázok s názvom Uľahčiť krok stretnutia 19

3. Pripomeňte účastníkom stretnutia o potrebe plávať dotazník alebo dotazník, a ďakujem im za účasť na stretnutí.