Ako byť dobrý tajomník: 12 krokov

Každá verejná kancelária vyžaduje osobu, ktorá spĺňa návštevníkov. Veľkolepá schopnosť komunikovať na telefóne a e-mailu je veľmi dôležitá pre zamestnancov recepcie, ale schopnosť komunikovať osobne - to je to, čo odlišuje sekretárka od špecialistu na prácu s klientmi. Nakoniec, keď osoba (dodávateľ, spotrebiteľ, partner) vstupuje do kancelárie, prvá vec, ktorú vidí tento tajomník, a prvý dojem je vždy dôležitý.

Kroky

Metóda 1 z 2:

Požadované kvalifikácie

jeden. Musia mať organizačné zručnosti prvej triedy. Tajomník je tvár spoločnosti. To je muž, s ktorým Klient hovorí prvý a kolegovia sa odvolávajú na rôzne informácie. Okrem prijímania hovorov dcérskych spoločností, sekretárov často komunikujú so zákazníkmi, organizujú udalosti, stretnutia a tak ďalej. Na zvládnutie všetkých týchto povinností musí byť tajomník schopný zorganizovať svoj čas, ako musíte ovládať niekoľko prípadov v rovnakom čase. Osoba nebude fungovať pre dlhú sekretárku, ak nemôže "žonglovať" viac ako jednu úlohu naraz a distribuovať ich prioritu.

Vynikajúci spôsob, ako zorganizovať svoj pracovný priestor, je tráviť čas a triediť dokumenty vo vhodnom poradí pre vás.Je veľmi dôležité vedieť, ktoré dokumenty a informácie môžu potrebovať váš šéf, kolegov alebo zákazníkov. Udržujte všetky dokumenty v samostatných súboroch. Môžu to byť na obrazovke vášho počítača a v papierovej verzii. Boľavé dokumenty vo vhodnom poradí pre vás. Ak potrebujete viacfarebné nálepky, použite ich.
Organizované tiež znamená hľadať motiváciu pracovať v sebe. Nepotrebujete niekoho, kto vás bude ovládať. Ak ste organizovaní, budete vedieť, aké úlohy, ktoré musíte urobiť denne, a ktoré - predovšetkým.
Udržujte telefónne čísla pri ruke. Ich veľmi, veľa, napríklad telefónne čísla zamestnancov, dodávateľov, partnerov, urgentných kontaktov a tak ďalej. Budete potrebovať kedykoľvek. Uchovávajte ich v programe ROLODEX alebo iného príslušného počítačového programu.

Obrázok s názvom byť dobrý recepčný krok 2

2. Učte si moderné technológie. Zariadenie na číslo číslo, s ktorým je tajomník funguje, tak si prečítajte všetky tlačidlá a funkcie. Dôležitá je aj počítačová gramotnosť: väčšina tajomníkov by mala byť schopná používať e-mail a prácu s elektronickými dokumentmi. Tiež užitočné vedieť, ako Vytvorte tabuľku v programe Excel, a byť schopný používať priemyselné programy.

Majte na pamäti, že ak kopírovací stroj, skener, tlačiareň bude umiestnená vedľa vašej pracovnej plochy, potom ich neustále používate (a zachrániť kolegovia, ktorí zažívajú problémy s ich používaním). Akonáhle sa dozviete, aké stroje sa používajú vo vašej kancelárii, prečítajte si základné funkcie týchto zariadení, ako aj spôsoby, ako napraviť najbežnejšie problémy.

Obrázok s názvom byť dobrý recepčný krok 3

3. Byť spoľahlivým zamestnancom. Tajomník spolieha na všetko a vždy. Ak nikto neodpovedá na spoločnosť, alebo buduje celý frontu od ľudí, ktorí čakajú na odpoveď, potom je to prejav slabosti spoločnosti. Riešenie takýchto problémov by malo byť prioritou pre vás. Ak váš sprievodca vie, že sa môžete spoľahnúť na vás a vy ste vždy, aby ste pomohli, potom sa stanete nepostrádateľnými.

Obrázok s názvom byť dobrý recepčný krok 4

4. Učiť sa počúvať. Väčšina práce tajomníka - počúvať ľudí. Vypočujte si otázku klienta na telefóne, získajte informácie, ktoré potrebujete - toto všetko je len prejav schopnosti počúvať.Schopnosť správne počuť informácie vás urobia efektívnejšie. Budete môcť vyriešiť otázky rýchlejšie, ak ste jasne pochopili, že sa pýta na osobu.

Obrázok s názvom byť dobrý recepčný krok 5

päť. Urobte si poznámky o všetkom. Ak vás hlava požiada, aby ste niečo urobili, zapíšte si detaily. Ak klient zavolá, zapíšte informácie o ňom (meno, kontaktné informácie, cieľ zavolania a tak ďalej). Poznámky - nádherný spôsob, ako byť organizovaný a pripomínajú vám všetky tie malé veci, ktoré budete zabudli bez týchto poznámok za pár hodín. Urobte si poznámky v notebooku a udržujte ho s vami po celú dobu. Budete prekvapení, ako užitočné budú, najmä ak sa pokúsite zapamätať si, čo človek chcel, ktorý vám zavolal pred piatimi hodinami.

Skontrolujte, či ste nahrali správu podrobne a znova si prečítali, čo napísali. A čo je najdôležitejšie - nebojte sa skontrolovať správu a kontaktné informácie, osoba, ktorá vás volá. Takže si môžete byť istí, že zaznamenali všetko správne.

Obrázok s názvom byť dobrý recepčný krok 6

6. Odpovedzte na telefónny hovor zdvorilo pomocou štandardných pozdravov. Napríklad: "[názov spoločnosti], dobré popoludnie. Moje meno je xxx, ako vám môžem pomôcť?"Pokúste sa odpovedať po prvom alebo druhom telefonáte. Je neprijateľné, aby ľudia čakali dlhšie ako jednu minútu (veria slovo, je to oveľa dlhšie, než si myslíte).

Počúvajte starostlivo počúvať mená volajúcich. Ak potrebujete zopakovať názov volajúceho. Mobilné telefóny často skreslia zvuky. Zapíšte si meno osoby, s ktorou hovoríte, či je vážne vyslovené.

Ak preložíte hovor do iného účastníka, urobte ho pomocou štandardných fráz: "Prosím, prosím jednu minútu". Ak je účastník zaneprázdnený, môžete povedať: "Žiadam o vášeň, xxx hovorí teraz telefonicky. Budete čakať, kým nie je zadarmo alebo chcete opustiť akúkoľvek správu?". Zdvorilo poďakovať volajúcemu a robiť v súlade s jeho želaním.

Obrázok s názvom byť dobrý recepčný krok 7

7. Zoznámte sa s akýmikoľvek kuriéri alebo ľudí z doručovania s rovnakou profesionalitou a rešpektom ako každý iný návštevníci. Uistite sa, že váš podpis.Možno, že kuriéri potrebujú usmernenie, kde opustiť balíky. S týmto problémom sa uistite, že ste kontaktovali príslušných zamestnancov.

Obrázok s názvom byť dobrý recepčný krok 8

osem. Zaobchádzať so zákazníkmi, ktorí prichádzajú do vašej kancelárie, zdvorilo. Potom, čo návštevník prezentuje a rozpráva, koho prišiel, kontakt, ktorým prišiel návštevník a dajte mi vedieť, že prišli k nemu. Štandardná fráza pre takýto prípad: "Tatyana Ivanovna, pán Petrov prišiel z Corporation XXX. Máte stretnutie o 14 hodín ".Vždy rozpoznajte meno a priezvisko návštevníka, ako aj spoločnosť, ktorú predstavuje. Je tiež užitočné zistiť, či má stretnutie. Zamestnanec, ktorý prišiel k návštevníkovi, by vám mal povedať, kde sa dostať na návštevníka a koľko čakať na stretnutie.Môžete povedať návštevníkovi: "Tatyana Ivanovna bude vyhovovať 5 minút. Sadnúť, prosím".

Metóda 2 z 2:

Správneho správania

jeden

Buď pozitívny. Tajomník - spoločnosť. Jeho klient vidí prvý, a on je prvý, kto odpovedá na hovor. Nikto nechce byť vítaný kyslým výrazom alebo podráždeným tónom. Zistil, že by ste sa mali vždy usmiať a byť zábavní a optimistická osoba. Nezabudnite byť trpezlivý s komplexnými klientmi, aj keď vaša trpezlivosť je už na limite.

Aj keď sa stretnete s komplexným klientom pripomínate, že ste silný, šťastný muž. Povedzte si, čo robíte všetko, čo im pomáhate. Je lepšie byť pokojný a vyvážený, než explodovať a vyzerať nahnevané a nepríjemné.

Obrázok s názvom byť dobrý recepčný krok 10

2. Buďte vždy pripravení zdvorilo povedať Ahoj Klientovi. Je to vždy dôležité - vítame zákazníkov priateľské. Aj keď potrebujete dokončiť svoje podnikanie skôr, ako môžete pomôcť osobe, je dôležité, aby ste ho pozdravili, aby sa cítil zrejmý a vedel, že by ste sa čoskoro pomohli.

Najlepšie je použiť takéto frázy ako "ahoj! Vitajte na [názov spoločnosti] "alebo" dobré ráno! Posaď sa. Pomôžem vám za minútu ".

Obrázok s názvom byť dobrý recepčný krok 11

3. Byť zdvorilý. Ukážte rešpekt pre ľudí. Zaobchádzajte so všetkými ako najdôležitejšou osobou, ktorá vstúpila do vašej kancelárie v tento deň. Je to vaša práca. Nikto nespôsobuje, že ste uviaznutí v premávke ráno, máte nová kabelka ohrozená alebo ste stratili svoj obľúbený disk. Všetky osobné veci odchádzajú doma. Aj keď sa vám nepáči klienta alebo jeho spôsob správania - predstierať, že ste ho radi videli. Uistite sa, že osoba je úplne uvoľnená a rád komunikovať s vami.

Obrázok s názvom byť dobrý recepčný krok 12

4. Zdobiť. Prezentujete svoju spoločnosť, takže sa musíte podľa toho obliekať. Kúpiť oblečenie vhodné pre kanceláriu. Ak ste tajomníkom v určitom type spoločnosti (napríklad obchod s oblečením), môžete si kúpiť niečo z vecí, ktoré ponúka váš obchod. Skúste sa obliekať konzervatívne, okrem prípadov, keď pracujete na takom mieste, kde sú nominované na predné štýl alebo iné faktory.

Skontrolujte, či existuje určitý kód oblečenia, v ktorom ste. Možno, že štýly príležitostných bude stačiť, ale neohýbajte palicu, obliekajú sa neformálne (športový oblek nemožno v žiadnom prípade dať na prácu).

Tipy

Nemiešajte osobné s pracovníkom. Toto pravidlo sa týka aj používania mobilných telefónov a e-mailov. Oddelenie informačných technológií môže sledovať aktivitu počítača.
Pamätajte, kto vám platí mzdu a vždy ich respia.
Byť zdvorilý s vodcami, objasniť, či môžete pomôcť s ďalšími úlohami vo vašom voľnom čase.
Napíšte notebooky na kopírovací papier a poďme druhá kópia na osobu, ktorú je určená. Alebo použite poznámkový blok, do ktorého je ľahko prístupný k zapamätaniu mena alebo telefónu.
Mail Triedenie zvyčajne súčasťou práce tajomníka. Zistite si svoj prvý deň, ako prichádza Mail, ktorý ho prináša a kedy.
Nájdite niekoho, kto vás môže nahradiť, keď pôjdete na toaletu, stretnúť sa, obed, na dovolenke. Takže sa vyhnete vzhľadu zúrivých ľudí, ktorí čakajú na váš návrat.
Opýtajte sa kolegov, či potrebujú pomoc v niečom. Lepšie, aby sa priatelia, pomáhajú ľuďom ako nepriateľom, ktorí sa o vás budú sťažovať.
Vždy ukázať túžbu urobiť nové úlohy, ako aj rutinné úlohy.Znalosti prichádzajú so skúsenosťami.

Upozornenia

Nikdy nehovor: "Nerobím to, je to toto". Budete upevnení rýchlejšie, ako hovoríte svoju tretiu "IT".
Nepredstierajú dobré. Ľudia to uvidia. Namiesto toho, úprimne sa čudujete osobu, byť zdvorilý, úctivý. Ak to nemôžete urobiť, nepracujte na recepcii.Zhoršujete povesť vašej spoločnosti. Nájsť kancelárske práce, na ktorom môžete zostať ďaleko od verejného oka.
Nikdy sa nepripojte k argumentu s volajúcim alebo návštevníkom. Preložte ich do hlavy.