Ako kompilovať plán zmeny: 15 krokov

Existujú dva typy plánov riadenia zmien. Jeden z nich berie do úvahy vplyv zmien v organizácii a je zameraný na podporu prechodného obdobia. Ďalší typ plánu umožňuje sledovať presun jedného projektu, opraviť odchýlky alebo zmeny počas projektu a stupnice. Cieľ a druhý plán - jasne a jasne formulovať to, čo presne je potrebné urobiť.

Kroky

Metóda 1 z 2:

Ako napísať plán na riadenie organizačných zmien

jeden. Uveďte dôvody zmeny. Zoznam týchto faktorov, ktoré ovplyvnili rozhodnutie o zavádzaní zmien, napríklad nízkej úrovne produktivity práce, novej technológie alebo zmeny v poslaní organizácie.

Jedným z prístupov je opísať súčasnú situáciu v organizácii a čo plán vedie, ku ktorému v budúcnosti.

Obrázok s názvom Napíšte plán riadenia riadenia Krok 2

2. Uveďte typ a rozsah zmien. Stručne opíšte charakter očakávanej zmeny v rámci projektu. Slovo, ktoré zmeny ovplyvnia: povinnosti, procesy, politiky a / alebo organizačné štruktúry. Zoznam divízií, pracovných skupín, systémov a iných komponentov organizácie ovplyvniť nadchádzajúce zmeny.

Obrázok s názvom Napíšte plán riadenia zmien Krok 3

3. Uveďte, kto tento projekt podporujú záujemcovia. Uveďte všetky zainteresované strany, na ktorých bude implementácia tohto plánu ovplyvniť napríklad vrcholový manažment, projektový manažér, sponzor projektu, koncoví používatelia a / alebo zamestnanci spoločnosti. Uveďte pre každú kategóriu, tieto zainteresované strany podporujú projekt na zmenu.

Skúste väčšiu jasnosť a viditeľnosť, aby ste tieto informácie odrážali v tabuľke. Napríklad, ako pohodlná šablóna, môžete podniknúť parametre, ako je povedomie, úroveň podpory a vplyv, a vyhodnotiť každú skupinu zainteresovaných strán na vysokej / strednej úrovni / nízke.

Ak môžete mať osobnú konverzáciu, aby ste získali podporu zainteresovaných strán.

Obrázok s názvom Napíšte plán riadenia zmien Krok 4

4. Vytvorte príkaz na ovládanie zmeny. Tento tím je zodpovedný za prinášanie informácií všetkým zainteresovaným stranám, počúvať ich obavy a zabezpečiť najviac bezbolestné zavedenie zmien. Vyberte ľudí, ktorí majú dôveru a autoritu v organizácii, ako aj dobré komunikačné zručnosti.

Týka sa tiež úrovne vrcholového manažmentu. Zvýrazniť pozornosť manažérov o tom, čo potrebujú nielen dohodnúť na pláne, ale aj aktívne podporovať zmeny.

Obrázok s názvom Napíšte plán riadenia zmien Krok 5

päť. Rozvíjať koncepčný prístup k organizácii organizácie. Úplná podpora z renomovaných ľudí v organizácii zohráva rozhodujúcu pre úspešnú implementáciu zmien. Nechajte každého vedúce vyjadrujte svoj názor na zmeny a prinesie každého, aby zohrávali aktívnu úlohu pri vykonávaní úspešných zmien.

Obrázok s názvom Napíšte plán riadenia zmien Krok 6

6. Urobiť plán pre každú skupinu zainteresovaných strán. Hodnotiť riziká a obavy každej skupiny zainteresovaných strán vrátane tých, ktorí podporujú zmeny. Rozdeľte tím, aby riadil zmenu v rozvoji týchto otázok medzi účastníkmi.

Obrázok s názvom Napíšte plán riadenia zmien Krok 7

7. Urobte si plán komunikácie. Komunikácia je najdôležitejšou zložkou riadenia zmien. Starostlivosť čo najčastejšie so všetkými ľuďmi zapojenými do procesu. Neúnavne zdôrazniť dôvody zmien a výhod, ktoré prinášajú.

Zainteresované strany by mali byť schopní komunikovať osobne, čo poskytne dvojstranné spojenie. Osobné stretnutia sú nevyhnutné.

Zdrojom informácií by mal sponzorovať z vrcholového manažmentu, bezprostredného vodcu každého zamestnanca a akéhokoľvek dodatočného zástupcu comania, ktorý má dôveru v zainteresované strany. Všetky informácie by sa mali vykonávať v jednom kľúčovom kľúči.

Obrázok s názvom Napíšte plán riadenia zmien Krok 8

osem. Traťový odpor. Zmeny sú vždy vnímané v bajiek. Toto je založené na individuálnej úrovni, tak komunikovať so zainteresovanými stranami osobne odhaliť príčinu odporu. Sledujte nespokojnosť a sťažnosti, že tím riadenia zmien môže včas riešiť problémy. Medzi najčastejšie problémy tohto charakteru patrí:

Nedostatok motivácie k zmenám alebo absencia pocitu, že opatrenia sú naliehavé.

Nedostatok pochopenia celkového obrazu alebo dôvody, pre ktoré sú potrebné zmeny.

Nedostatok vstupných údajov pre tento proces.

Neistota v zajtrajšom, budúcich povinnostiach alebo požiadavkách na budúce povinnosti.

Neschopnosť Sprievodcu splniť očakávania týkajúce sa vykonávania zmien alebo informuje.

Obrázok s názvom Napíšte plán riadenia zmien Krok 9

deväť. Odstráňte prekážky. Reakcia na väčšinu nespokojnosti by mala byť dodatočná informovanie alebo zmeny v komunikačnej stratégii, pokiaľ ide o konkrétne otázky. V iných prípadoch sa môžu vyžadovať dodatočné opatrenia na zahrnutie do ich plánu alebo zanechať príkaz na riadenie zmien. Zvážte, že z nasledujúcich možností môže byť relevantná pre vašu organizáciu:

V prípade zmien úradných povinností alebo pracovných procesov je potrebné vytvoriť hlavné zameranie na vzdelávanie zamestnancov.

Ak očakávate, že ste znížili morálny duch v tíme alebo príliš zdôraznil prechod na nové podmienky, vybite životné prostredie firemnej udalosti alebo odmenu zamestnancov.

Ak zainteresované strany nie sú motivovaní k zmene, rozvíjajú stimulačný systém.

Ak sa zainteresované strany veria, že zostali cez palubu, strávili stretnutie, aby získali pripomienky od nich a upravili váš plán, resp.

Metóda 2 z 2:

Ako sledovať zmeny v každom projekte

jeden. Definujte úlohy pri zmene zmien. Uveďte všetky úlohy, ktoré sú potrebné ako súčasť tohto projektu. Popíšte povinnosti a potrebné zručnosti pre každú z rolí. Medzi minimálne zahŕňajú projektový manažér, ktorý by mal denne zaviesť zmeny a sponzor projektu, ktorý by mal sledovať spoločný pokrok a rozhoduje o riadení zmien v riadiacom úrovni.

Pre väčšie projekty vo veľkej organizácii budete musieť rozdeliť úlohu projektového riadenia medzi niekoľkými ľuďmi, ktorí majú rôznu špecializáciu.

Obrázok s názvom Napíšte plán riadenia zmien Krok 11

2. Použite ovládací panel Mone. Projekty v softvéri, spravidla, sú spravidla vybavené ovládacím panelom pre zmenu, prístup, ku ktorým sú zástupcovia každej zo skupín zainteresovaných strán. Takýto softvér vám umožňuje automaticky koordinovať žiadosti o zmeny, odstránenie zodpovednosti projektového manažéra, ako aj informovať o rozhodnutiach zainteresovaných strán. Takýto prístup funguje dobre v projektoch s veľkým počtom zainteresovaných strán, ako aj v tých projektoch, ktoré si vyžadujú pravidelnú revíziu rozsahu a cieľov projektu.

Obrázok s názvom Napíšte plán riadenia zmien Krok 12

3. Vypracovať proces zavedenia zmien zmien. Je potrebné premýšľať o tom, ako sa myšlienka realizuje v skutočnosti, keď niekto z účastníkov tímu odhaľuje potrebný ďalší krok. Popíšte tento proces a vyjednávať ho pre-s celým tímom. Tu je príklad:

Účastník tímu vyplní formu žiadosti o zmenu a odosiela túto požiadavku na projektový manažér.

Projektový manažér zaregistruje túto žiadosť vo všeobecnom zozname žiadostí a poznamenáva stav dotazu, keď je rozhodnutie zaviesť myšlienku alebo odmietnuť.

Manažér vydáva úlohu člena tímu, aby zostavil konkrétnejší plán, pričom sa zohľadní požadované zdroje.

Projektový manažér vysiela plán na koordináciu sponzora projektu.

Zmena je implementovaná. Zainteresované strany pravidelne dostávajú informácie o aktuálnej situácii.

Obrázok s názvom Napíšte plán riadenia zmien Krok 13

4. Vytvorte formulár žiadosti o zmenu. Každá žiadosť o zmenu musí byť zapísaná vo všeobecnom zozname žiadostí a zahŕňa: t

Žiadosť o zmenu;

Zmena čísla požiadaviek priradeného správcovi projektu;

Meno a popis;

Názov autora žiadosti, e-mailovú adresu a telefónne číslo;

Priorita (vysoká, stredná, nízka). Naliehavé plány riadenia zmien vyžadujú definíciu jasných podmienok;

Číslo produktu a verzia (pre projekty vývoja softvéru).

Obrázok s názvom Napíšte plán riadenia zmien Krok 14

päť. Urobte ďalšie informácie na registráciu registrácie dotazu. Denník registrácie dotazu by mal tiež odrážať skutočné riešenia a opatrenia na implementáciu. Okrem informácií uvedených v formulári dotazu by sa tu mali obsahovať aj tieto údaje:

na výsledky koordinácie (schválenej alebo zrušenej);

Podpis osoby, ktorá túto žiadosť súhlasí;

Termín na zmenu;

Dátum ukončenia projektu na zmenu.

Obrázok s názvom Napíšte plán riadenia zmien Krok 15

6. Hlavné zmeny. Okrem denného sledovania stavu projektu bude užitočné zaznamenávať všetky hlavné rozhodnutia o tomto projekte. Takéto záznamy uľahčujú úlohu sledovania dlhodobých projektov alebo projektov, v ktorom sa vyskytnú zmeny v rámci príručky. Tieto informácie sa používajú aj pri informovaní zákazníkov a vrcholového manažmentu. S akýmikoľvek zmenami v časovaní, váhy alebo požiadavkách projektu, priorít alebo stratégií označte tieto informácie:

Ktorí prijali rozhodnutie.

Keď sa rozhodlo.

Stručný opis dôvodov, prečo bolo toto rozhodnutie prijaté a proces jeho vykonávania. Aplikujte všetky dokumenty týkajúce sa tohto procesu.

Odporúčania

Posilniť dôveru a angažovanosť voči našim zamestnancom aj medzi zákazníkmi. Zmeny spôsobujú, že ľudia spravidla, zmysel pre nepohodlie. Preukázanie ľudí, ktorí sa snažíte konať v ich záujme, môžete si objednať svoju podporu.