Ako stráviť efektívne stretnutie: 7 krokov

Aby sa stretnutie bolo produktívne, s zapojením všetkých účastníkov a nerobila stratu vzácneho času, je potrebný jasný cieľ, otvorený dialóg a silný vodca. To je to, čo bude kľúčom k tomu, že stretnutie poskytne potrebný výsledok a bude vám účinne ušetriť a členovia vášho tímu a peňazí!

Kroky

Obrázok s názvom Spustiť účinný krok stretnutia 1

jeden. Dosiahnuť každé stretnutie dáva zmysel - alebo sa vôbec nezhromažďuje. Určite, či stretnutie naozaj potrebuje a pozýva len potrebné osoby. Zábava cenného času sa márne strávila jednoducho preto, že manažéri veria, že čas osobného kontaktu je dôležitý, alebo jednoducho zvyknutý na určitý príkaz. Spravidla, aby váš tím bol si vedomý najnovších udalostí alebo stavu projektu, bude e-mail stačiť. Ale ak potrebujete potrebnú reakciu všetkých členov tímu, potom osobné stretnutie účastníkov bude oveľa efektívnejšie ako korešpondencia.

Obrázok s názvom Spustiť účinný krok stretnutia 2

2. Určiť ciele vopred a varovať všetko o pláne schôdze. Premýšľajte o konštrukcii stretnutia. Často, jedna formulácia požadovaného výsledku inšpiruje tím a zlepšuje výkon stretnutia. Aspoň sa zameriavajú na to, čo každé takéto potreby stretnutia: účel. Pred začatím stretnutia sa uistite, že každý vie, na aký účel sa koná. Ak to chcete urobiť, nech všetko pred agendou.

Obrázok s názvom Spustiť účinný krok schôdzky 3

3. Buďte hostiteľom vášho stretnutia, kontrola diskusie a dodržiavajte súlad s programom. Dobré stretnutia - vždy výsledok dobrého vedenia. Vezmite riadiace funkcie a jasne dávajú všetkým účastníkom, aby ste v úmysle zabezpečili, že diskusia je užitočná, stanovená na dočasný rámec a neodchýli sa od témy. Ukážte svoj úctu k svojmu času do ich času - nech je schopní pozorovať hodiny alebo časovač. Kľúčový bod tiež sleduje tému stretnutia. Ak ide o konverzáciu na boku, vráťte pozornosť skupiny na predmet stretnutia, hovorí niečo ako: "Je to zaujímavé, ale myslím, že sa nedosiahneme na cieľ. Navrhujem vrátiť sa k programu".

Obrázok s názvom Spustiť účinný krok stretnutia 4

4. Dajte si úlohu, aby ste získali konštruktívny príspevok od každého účastníka. Keďže hlavnou črtou stretnutia je dvojstranná komunikácia, je dôležité počuť úprimný názor každého. Zodpovednosť za zabezpečenie toho, aby každý mohol hovoriť, leží na vodcovi. Aby sa dosiahol dohodnutý názor celej skupiny, nepotláčajte svoj názor na rukáv, hlava môže ľahko znížiť diskusiu, ak každý znamená, že výsledok je už vopred určený. Vyhnite sa pokušeniam okamžite odmietnete navrhované myšlienky - aj keď sú naozaj hrozné.

Obrázok s názvom Spustiť efektívne stretnutie Krok 5

päť. Vyplňte schôdzu akčného plánu. Snažte sa uistiť, že každý darček chápe, čo ďalší krok. Aj na konci požiadajte o stanovisko účastníkov, či sú považované za užitočné na stretnutí, a ak nie, čo možno urobiť lepšie. Stráviť nezávislé stretnutie stretnutia, aby ste zvýšili svoju vlastnú úroveň schôdzí.

Obrázok s názvom Spustiť efektívne stretnutie Krok 6

6. Sledujte vývoj udalostí a vykonávania rozhodnutí prijatých na stretnutí. Požiadajte skupinu Napíšte správu o vykonanej práci. To vám pomôže zorganizovať stretnutie nabudúce.

Obrázok s názvom Spustiť účinný krok stretnutia 7

7. Uistite sa, že vaše stretnutie nezostane izolovanou udalosťou. Povedzte všetkým potrebným ľuďom o rozhodnutiach a akčnom pláne. Je mimoriadne ľahké sa dostať zo zasadacích miestností, vrátiť sa na vaše pracovisko a zabudnúť na všetky zmeny, rozhodnutia a nové nápady vyvinuté vašou skupinou. Vypracovať systém monitorovania vykonávania rozhodnutí, aby bolo vhodné sledovať, ktoré riešenia boli prijaté, aké úlohy, ktoré sú zverené, a spravovať ďalší pohyb.

Tipy

Vynikajúce na prípravu a vykonávanie efektívneho stretnutia je "CPRO": Ciele, agenda, úlohy a zodpovednosti. Po prvé, vaše stretnutie by malo mať cieľ. Ak urobíte stretnutie len s cieľom zdieľať informácie, nestrácajte ľudí v tomto čase. Pošlite im novinový list. Cieľ by mal zahŕňať aktívnu zložku a ak je to možné, požadovaný výsledok: "Určite štvrťrokové príkazy. Agenda je zoznamom tém, ktoré považujete za dosiahnutie cieľa, ako aj časový rámec na monitorovanie diskusie. Napríklad, "jeden. Vykonajte prehľad o stave úspechov predchádzajúcich štvrťroku (15 minút). 2. Zbierajte v kruhu od účastníkov ponuky nových cieľov (20 minút). 3. Vyberte 5 gólov (10 minút) ITD." Z hľadiska rolí a zodpovedností identifikujte, kto vedie stretnutie, ktorá vedie záznamy, ktoré vymenúvajú zodpovednosť za vykonávanie úloh definovaných počas stretnutia.
Uistite sa, že spustíte a dokončite stretnutie včas.
Umožnite všetkým účastníkom slobodne poskytovať spätnú väzbu. Neumožňujú zosmiešňovanie a poníženie.
Pripravte sa na stretnutie. Je zrejmé, ale mnohé zanedbávané.

Upozornenia

Niekoľko dôvodov, pre ktoré by sa stretnutie malo zrušiť alebo previesť:

Kľúčový člen nemusí byť prítomný. Preneste stretnutie je nepohodlné, ale ešte horšie zbierať každého a nie je schopný vykonávať plánovanú prácu. Ak potrebujete účasť tohto kľúčového zamestnanca, vymenovať iného času schôdzky.
Agenda nebola odoslaná alebo bola odoslaná príliš neskoro. Ľudí na tréning. Možno by mohli robiť vety zmeniť agendu. Na zaslanie programu účastníkom by mal byť najmenej tri dni.
Nejasný účel stretnutia. Ak je stretnutie výlučne informácie, účastníci sa domnievajú, že ich čas je investovaný. Dajte im jasnú víziu toho, čo by sa malo urobiť prečo, ako a kedy.
Práca môže byť vykonaná rýchlejšia a vysoko kvalitná v inom formáte (poštou alebo telefonicky). Nevykonávajte stretnutia, ak nie je to len najúčinnejšia pracovná sila.
Účastníci nedostali vopred materiálov na čítanie. Prečítajte si každý nezávisle a nie na stretnutí.
Jediná dostupná miestnosť nespĺňa technické potreby. Ak materiál nemôže byť predložený v požadovanej forme, počkajte na vhodnejší prípad.
Nedávne udalosti ovplyvnili účel stretnutia.

Hlava musí vedieť nielen, ako stráviť dobré stretnutie, ale aj keď to nie je lepšie.

Ako vykonať efektívne stretnutie

Kroky

Tipy

Upozornenia

Čo potrebuješ