Ako napísať program na stretnutie

Nikto nežije predĺžené stretnutia. Ak potrebujete napísať program, pokúste sa zabrániť takémuto vývoju udalostí. Urobte jasnú agendu, určujú všetky témy, ktoré potrebujú zvážiť, ako aj čas pridelený pre každú otázku. Vytvoriť a sledovať plán efektívne držať stretnutie a nestrávte cenný čas kolegov.

Kroky

Časť 1 z 3:

Základný plán

jeden. Žiadosť o kolegovia. Ľudia sa aktívne zúčastňujú na stretnutí, ak im dovolíte ovplyvniť program. Počúvajte návrhy, ktoré by ste mali zvážiť a pridať vhodné otázky do dokumentu.

Môžete písať e-maily vopred alebo splniť každého jednotlivca.
Vykonávať prípravu na 6-7 dní pred stretnutím, aby sa kolegovia podarilo prispieť. Agenda by mala byť ukončená 3-4 dni pred podujatím.

Obrázok s názvom Urobiť svojho manžela zamilovať sa s vami znova krok 13

2. Určiť hlavný cieľ alebo cieľ. Stretnutie musí mať osobitný cieľ: rozhodnúť sa, informácie o akcii, vykonať plány do budúcnosti alebo poskytnúť správu. V tomto prípade nemá zmysel držať schôdzu.

Nie je nevyhnutne obmedzený na jeden cieľ. Napríklad môžete počúvať správu o pokroku, aby ste prijali dôležité rozhodnutia do budúcnosti.

Obrázok s názvom Vyberte si náborovú agentúru Krok 16

3. Zamerajte sa na otázky, ktoré ovplyvňujú viac párov. Ak sa situácia môže vyriešiť na stretnutí len dvoch kolegov, nemusí byť zahrnutý do programu. Snažte sa použiť cenný čas na stretnutí, aby ste riešili otázky, ktoré sa týkajú všetkých.

Ak ste napríklad s kolegom, musíte diskutovať o novom projekte, organizovať samostatné stretnutie.

Ak diskutujete o otázkach, ktoré sa týkajú len pár ľudí, zvyšok sa domnievate, že strácate svoj čas. Okrem toho, aby sa zhromaždili veľké množstvo ľudí, je vždy ťažké, takže využite prípad s mysľou.

Obrázok s názvom Prijať Rodinný člen RGBT 3

4. Znížte zoznam otázok. Je potrebné riadne usporiadať priority. Nie je vždy možné zvážiť všetky otázky, takže zanechajte len najdôležitejšiu vec.

Napríklad, musíte "schváliť načasovanie projektov", diskutovať o "správe o pokroku", "nové projekty", a tiež držať "skupinovú diskusiu o myšlienkach". To môže byť zrušené, že skupina diskusie o myšlienkach je prípustná previesť druhý čas, ak nemáte čas.

Môžete tiež naplánovať malé stretnutia na riešenie otázok, ktoré nespadajú do programu Valného zhromaždenia.

päť. Najdôležitejšie otázky. Pri príprave sa zvyčajne odporúča primárne zvýšiť najdôležitejšie témy. Takže každý bude môcť diskutovať o kľúčových problémoch ešte predtým, ako sa účastníci dostanú z síl a stanú sa menej pozorným.

Problematika dôležitých rozhodnutí môže napríklad predchádzať správa o pokroku (ak riešenia nezávisia od výsledkov správy).

Ak sa stretnutie musí ukončiť včas alebo niektorí účastníci musia odísť pred ukončením podujatia, potom budú všetky dôležité otázky vyriešiť.

Obrázok s názvom Urobte si vlastné dane Krok 24

6. Načrtnúť čas diskusie každej otázky. Nikdy neviem, koľko bude diskusia o situácii trvať, ale je dôležité mať aspoň všeobecnú myšlienku. Zohľadniť celkové trvanie stretnutia a počet otázok. Najdôležitejšie témy by mali platiť viac času ako iné otázky.

Napríklad, naplánovať 30 minút pre správy o pokroku, 10 minút na diskusiu a 10 minút na hlasovanie o nových podmienkach.

Ak neuskutočníte čas, nebudete mať čas na zváženie programu. Premýšľajte o dočasnom pláne vopred, pretože to môže byť, že nemáte dostatok času na všetky vybrané otázky.

Definujte časový rámec, berúc do úvahy počet účastníkov. Ak je prítomných 15 ľudí, a diskutovať o tejto otázke, aby prideľoval 15 minút, potom bude mať každý menej minút, aby mohol hovoriť. Je to tesný rozvrh, aj keď nie každý chce urobiť slovo.

Časť 2 z 3:

Premýšľajte o programe

jeden. Začnite s hlavičkou pre agendu a stretnutie. Názov by mal ukázať čitateľovi, že číta agendy. Tiež musí odrážať hlavnú tému stretnutia. Vyberte najlepšiu možnosť a zadajte v hornej časti nového dokumentu. Názov by mal byť jednoduchý a v podstate.

Napríklad použiť názov: "Agenda z júla zhromaždenia: diskusia o myšlienkach na novom projekte", - alebo: "Agenda zhromaždenia, august 2019: Zmena času projektu".
Použite jednoduché obchodné písmo ako Times New Roman alebo Calibri.

Obrázok s názvom Say Goodbye pre spolupracovníkov Krok 5

2. Rezervný čas pre pozdravy. V tejto časti, tí prítomní môžu navzájom pozdraviť. Je tiež potrebné začať stretnutie a hlas hlavných otázok.

Ak je na stretnutí mnoho neznámych ľudí, môžete prísť so spoločnou témou.

Ak je program určený na veľké stretnutie (napríklad na konferencii), táto časť bude trvať veľa času. Na zasadnutí kancelárie, pozdrav zvyčajne trvá niekoľko minút.

Môžete tiež predvídať začiatok možných zmien v programe.

Obrázok s názvom Majte dobrý pracovný rozhovor 3

3. Slovo témy vo forme otázok, ktoré majú záujem. Stručné práce môžu zamieňať účastníkov na stretnutí. Otázka obsahuje konkrétny kontext a umožňuje premýšľať o situácii.

Napríklad namiesto slov "Projekty projektov", je lepšie písať: "Je možné presunúť obdobie projektu, pričom zohľadní zvýšenie dopytu?"

V prípade potreby môže byť každá otázka poskytnutá stručným popisom.

Obrázok s názvom Zameranie sa na štúdie Krok 6

4. Zadajte približný čas oproti každému problému. Nie je potrebné uviesť čas, ale tento prístup pomôže ľuďom pripraviť. Napríklad, ak je to potrebné, budú môcť požiadať o dodatočný čas.

Účastníci budú môcť znížiť svoje pripomienky, ak je málo času.

Obrázok s názvom Zameranie sa na štúdie Krok 12

päť. Premýšľajte o postupe pre diskusiu o každom vydaní zo zoznamu. Objednávka určí váš prístup k témam. Napríklad, ak potrebujete diskutovať o prenose času projektu, potom všetci účastníci budú musieť zvážiť tému z rôznych strán. Upozorniť postup tak, aby každý pochopil, ako sa stretnutie bude konať.

Napríklad pre otázku: "Je možné posunúť čas projektu, pričom zohľadní zvýšenie dopytu?»- Môžete určiť takúto objednávku:" 10 minút diskutovať o aktuálnom stave, 15 minút, aby sa venoval otázke zrýchlenia tempa výroby, 10 na úhradu argumentov pre a proti, ďalších 5 minút Hlasujte o vysídlení termínov ".

6. Určiť osoby zodpovedné za každú otázku. Uveďte, kto by mal prijať slovo pri diskusii o konkrétnej téme. Pre osobu by nemala byť prekvapením. Prediskutovať otázky vopred a odrážať rozhodnutie o programe.

Ak strávite celé stretnutie, potom túto skutočnosť uvediete v hornej časti programu.

Obrázok s názvom Budovať dôveru vo vzťahu Krok 6

7. Rezervný čas na poctenými hosťami. Ak sa na zasadnutí očakáva, že stretnutie sa bude zúčastňovať na diskusii o dôležitých témach, potom musia vyčleniť samostatný čas. Každý hosť musí venovať jeden bod na programe, aj keď sa okamžite zúčastňujú na niekoľkých témach. Takže to bude pre vás jednoduchšie skupinové otázky a plán.

Lepšie kontaktujte hostí vopred a objasňujú čas, ktorý potrebujú. To vám umožní vyhnúť sa nešikovnosti a konfliktným situáciám.

Obrázok s názvom Komunikujte efektívne krok 9

osem. Zanechať čas na iné otázky. Táto položka programu musí byť na konci. Takže sa môžete opýtať, či existujú iné naliehavé otázky, ktoré je potrebné vyriešiť. Okrem toho sa účastníci budú môcť vrátiť na niektoré nevyriešené problémy alebo objasniť podrobnosti.

Táto položka ukáže účastníkom, že budú mať možnosť ovplyvniť otázky, ktoré nie sú na programe.

Môžete tiež poskytnúť blok otázok a odpovedí.

Časť 3 z 3:

Zohľadnite všetky aspekty

jeden. Špecifikujte podrobnosti o stretnutí. Nezabudnite špecifikovať čas, dátum a miesto stretnutia. Tiež robiť mená všetkých účastníkov, aby ľudia vopred vedeli, s ktorými budú môcť stretnúť a hovoriť.

Je tiež užitočné informovať zoznam tých, ktorí sú zvyčajne prítomní na takýchto stretnutiach, ale tentoraz nebude môcť navštíviť podujatie. Dovoľte mi pochopiť, že na stretnutí nebudú prítomní.
Pripojte mapu a pokyny pre účastníkov, ktorí predtým nenavštívili miesto.

Obrázok s názvom Napíšte blog post krok 12

2. Uveďte predbežnú prácu, ktorá sa má vykonať pred stretnutím. Možno, že kolegovia potrebujú čítať určité materiály alebo preskúmať navrhované riešenia. Môžete tiež premýšľať o mnohých otázkach.

Umiestnite túto jednotku na spodnej strane programu. Zvýraznite text tučným písmom alebo podčiarkuje text, ktorý sa má ponechať bez pozornosti.

Obrázok s názvom Získať prácu rýchlo krok 1

3. Pred odoslaním sa uistite, že žiadne chyby. Niektorí účastníci sa môžu spoľahnúť na informácie o programe, takže sa uistite, že nie sú žiadne chyby a nepresnosti. Takýto krok nie je len zdvorilosť, ale znamenie pozornosti na detail a rešpektovanie týchto prítomných.

4. Distribuovať alebo rozdeliť program na 3-4 dni pred stretnutím. Takže kolegovia budú môcť pripraviť na stretnutie. Neodposielajte dokument príliš skoro, aby sa nedostali stratené v toku prichádzajúcich písmen.

Pred veľkými stretnutiami a konferenciami musí byť program uverejnený v priebehu niekoľkých mesiacov.

Tipy

Použite šablóny v textovom editore. Mnoho textových editorov, ako je Microsoft Office, stránky pre Mac a ďalšie obsahujú šablóny rôznych osobných a pracovných dokumentov, ktoré môžu zahŕňať program pre stretnutia. Pomôžu vám rýchlo vytvoriť kompetentný dokument.
Spoločnosti sa často používajú vo svojej vlastnej forme vydávajúceho programu.
Dodržiavať program, ale vykazujú flexibilitu. Snažte sa sledovať stretnutie, aby ste sledovali, ale pozrite sa na hodiny. Ak je to možné, zdvorilo prejdite na nasledujúce otázky: "Je čas ísť ďalej na ďalšiu otázku, ak chceme dokončiť stretnutie včas".